Tijdregistratie voor personeelszaken met rooster

Waarom tijdregistratie en roosteren bij elkaar horen

In de meeste bedrijven zijn dit twee systemen die op verschillende momenten om verschillende redenen zijn gekocht. Het roosteren kwam omdat iemand een rooster nodig had. De tijdregistratie kwam omdat de loonadministratie uren nodig had. Ze bevatten overlappende gegevens, ze spreken elkaar aan de randen tegen, en iemand bij personeelszaken besteedt de laatste week van elke maand aan de vraag welk systeem gelijk heeft.

Dat gelijktrekken is geen kleine klus en het is geen klus die iets oplevert. Het is pure wrijving, veroorzaakt door een gegevensscheiding die er nooit had hoeven zijn.

Eén registratie, op drie manieren gelezen

Het rooster en de tijdregistratie bij dezelfde medewerker houden haalt het gelijktrekken weg door de tweede kopie weg te halen. De leidinggevende leest het als rooster. De medewerker leest het als zijn week. De loonadministratie leest het als uren. Niemand typt iets over.

Het maakt bovendien het interessante getal gratis beschikbaar. Het verschil tussen geplande en werkelijke uren, per persoon en per afdeling, is het nuttigste cijfer dat personeelszaken heeft om een roosterprobleem te zien voordat het een bezettingsprobleem wordt, en het bestaat alleen als beide getallen naast elkaar zijn opgeslagen.

Afdelingen en locaties die met de werkelijkheid kloppen

Een rapport is zo goed als de structuur eronder. Afdelingen en locaties inrichten zoals de organisatie werkelijk werkt, in plaats van zoals een systeem het verwacht, is wat een verzuimrapport beantwoordbaar maakt op het niveau waarop iemand ernaar gaat vragen.

Eén registratie. Drie lezers. Geen overtypen.

Verlof goedgekeurd tegen echte vervanging

Verlofgoedkeuring is de plek waar de tweedeling de meest zichtbare schade aanricht. Een aanvraag wordt aan de ene kant goedgekeurd door iemand die het rooster aan de andere kant niet kan zien, en een afdeling ontdekt in week drie dat drie van de vijf mensen tegelijk weg zijn.

Aanvragen die in dezelfde agenda leven als de diensten maken daar een beslissing van in plaats van een ongeluk. Wie goedkeurt ziet wie er nog meer weg is, ziet of de dienst bezet is, en kan de aanvraag aanhouden tot er vervanging is. De saldi blijven bij het personeelsdossier, dus het rekenwerk is geen aparte spreadsheet.

Uren bij de loonadministratie krijgen zonder ze aan te raken

Elke handmatige stap tussen de tijdregistratie en de loonrun is een kans om een fout te introduceren, en loonfouten kosten twee keer: één keer om ze te herstellen en één keer aan vertrouwen. De vastgelegde cijfers direct exporteren, met pauzes al gescheiden en overuren al gemarkeerd, haalt het overtypen weg.

Bedrijven die de berekening in hetzelfde systeem willen kunnen de loonmodule toevoegen voor 0,50 dollar per medewerker per maand. Bedrijven met een gevestigde loonverwerker hebben die meestal niet nodig en exporteren in plaats daarvan.

Wat dit niet doet

De grens verdient het duidelijk gezegd te worden. Dit is geen hr-informatiesysteem. Werving, onboardingpapierwerk, beoordelingscycli en personeelsdossiers horen in een hr-systeem en blijven daar. Wat hier zit is de operationele laag: wie werkt wanneer, wat er werkelijk gewerkt is, en wat dat kost.

Loonfouten kosten twee keer: één keer om te herstellen, één keer aan vertrouwen.

De drie vragen die personeelszaken krijgt

Verzuim, overuren en capaciteit. Elke hr-functie krijgt varianten hierop, meestal van een financieel directeur die donderdag een getal wil. Als alle drie uit dezelfde vastgelegde uren komen, kloppen de antwoorden met elkaar, wat niet gegarandeerd is als ze uit drie verschillende verzamelingen komen.

Verzuim per afdeling over een kwartaal laat zien waar de druk zit. Overuren per afdeling laten zien waar het bezettingsmodel niet klopt, in plaats van waar mensen hard werken. Bezetting tegenover werkelijke uren laat zien of de formatie bij het werk past.

Invoeren zonder er een project van te maken

Systemen die aan de loonadministratie raken komen meestal als projecten binnen: een stuurgroep, een datamigratie, een opleidingsplan en een startdatum die twee keer schuift. Dat gewicht past bij een hr-informatiesysteem en is te veel voor een rooster en een klok.

Het patroon dat werkt is smaller. Eén afdeling, één maand, naast wat er vandaag bestaat. Als het rooster makkelijker te publiceren is en de uren zonder overtypen bij de loonadministratie aankomen, maakt de zaak zichzelf en is de uitrol een kopie van iets dat al werkt in plaats van een plan op een dia.

Wat leidinggevenden moeten leren

Bijna niets, als het gereedschap de juiste vorm heeft. Een week publiceren, een aanvraag goedkeuren en een rapport lezen zijn de drie handelingen van een direct leidinggevende, en elk daarvan zou het moeten overleven om één keer uitgelegd te worden. Alles wat een cursus nodig heeft om een rooster te publiceren wordt binnen een kwartaal omzeild.

Beginnen zonder project

Shifton is gratis tot 10 medewerkers zonder tijdslimiet, en dat is genoeg om één afdeling goed te laten draaien voordat iemand een businesscase schrijft. Roosteren, het basisklokken, de mobiele app en rapportage zitten in dat pakket, en modules komen er één voor één bij vanaf 0,50 dollar per medewerker per maand met een proefperiode tot 60 dagen per module.