Ewidencja czasu pracy i grafik dla działu kadr

Dlaczego ewidencja czasu i grafik powinny stać razem

W większości firm to dwa systemy kupione w innym czasie i z innego powodu. Grafik pojawił się, bo ktoś potrzebował rozpiski zmian. Ewidencja pojawiła się, bo płace potrzebowały godzin. Trzymają zachodzące na siebie dane, rozjeżdżają się na brzegach, a ktoś w kadrach przez ostatni tydzień każdego miesiąca rozstrzyga, który z nich ma rację.

To uzgadnianie nie jest drobną robotą i nie wytwarza niczego. To czyste tarcie zrobione przez podział danych, który nigdy nie musiał istnieć.

Jeden zapis, czytany na trzy sposoby

Trzymanie grafiku i ewidencji przy tym samym pracowniku usuwa uzgadnianie przez usunięcie drugiej kopii. Kierownik czyta to jako rozpiskę zmian. Pracownik czyta to jako swój tydzień. Płace czytają to jako godziny. Nikt niczego nie przepisuje.

Przy okazji za darmo pojawia się najciekawsza liczba. Różnica między godzinami zaplanowanymi a przepracowanymi, na osobę i na dział, to najbardziej użyteczna wielkość, jaką kadry mają do wyłapania problemu z grafikiem, zanim stanie się on problemem z obsadą, a istnieje tylko wtedy, gdy obie liczby leżą obok siebie.

Działy i lokalizacje odpowiadające rzeczywistości

Raport jest wart tyle, ile struktura pod nim. Ustawienie działów i lokalizacji tak, jak organizacja naprawdę działa, a nie tak, jak oczekuje system, sprawia, że na pytanie o nieobecności da się odpowiedzieć na tym poziomie, na którym ktoś je zada.

Jeden zapis. Trzech czytelników. Zero przepisywania.

Wolne zatwierdzane wobec realnej obsady

Zatwierdzanie urlopów to miejsce, w którym podział na dwa systemy robi najbardziej widoczną szkodę. Wniosek zostaje zaakceptowany w jednym miejscu przez kogoś, kto nie widzi grafiku w drugim, a dział odkrywa w trzecim tygodniu, że troje z pięciu osób jest naraz poza pracą.

Wnioski żyjące w tym samym kalendarzu co zmiany zamieniają to w decyzję zamiast w przypadek. Zatwierdzający widzi, kto jeszcze ma wolne, widzi, czy zmiana jest obsadzona, i może wstrzymać wniosek do czasu, aż obsada się znajdzie. Salda zostają przy zapisie pracownika, więc arytmetyka nie jest osobnym arkuszem.

Jak dowieźć godziny do płac, nie dotykając ich

Każdy ręczny krok między zapisem czasu a naliczeniem płac to szansa na błąd, a błędy w wypłacie kosztują podwójnie: raz przy poprawianiu i raz w zaufaniu. Wyeksportowanie zapisanych liczb wprost, z przerwami już oddzielonymi i nadgodzinami już oznaczonymi, znosi przepisywanie.

Firmy, które chcą liczyć wynagrodzenia w tym samym systemie, dokładają moduł płacowy za 0,50 dolara za pracownika miesięcznie. Firmy z ustawionym dostawcą usług płacowych zwykle go nie potrzebują i zamiast tego eksportują.

Czego to nie robi

Granica zasługuje na wypowiedzenie wprost. To nie jest system kadrowy w pełnym znaczeniu. Rekrutacja, dokumenty przy zatrudnieniu, cykle ocen i akta osobowe należą do systemu kadrowego i tam zostają. Tutaj siedzi warstwa operacyjna: kto kiedy pracuje, co naprawdę przepracował i ile to kosztuje.

Błąd w wypłacie kosztuje dwa razy: raz przy poprawce, raz w zaufaniu.

Trzy pytania, które dostaje dział kadr

Nieobecności, nadgodziny i zdolność do pracy. Każdy dział kadr dostaje wersje tych trzech pytań, zwykle od dyrektora finansowego, który chce liczbę na czwartek. Kiedy wszystkie trzy wychodzą z tych samych zapisanych godzin, odpowiedzi zgadzają się między sobą, a to nie jest pewne, gdy pochodzą z trzech różnych źródeł.

Nieobecności działami w skali kwartału pokazują, gdzie jest napięcie. Nadgodziny działami pokazują, gdzie model obsady jest zły, a nie gdzie ludzie pracują ciężko. Liczba etatów zestawiona z faktycznymi godzinami pokazuje, czy obsada odpowiada pracy.

Wdrożenie bez projektu

Systemy dotykające płac przychodzą zwykle jako projekty: komitet sterujący, migracja danych, plan szkoleń i data startu, która przesuwa się dwa razy. Ten ciężar pasuje do systemu kadrowego i jest przesadą przy grafiku i rejestracji czasu.

Działa węższy schemat. Jeden dział, jeden miesiąc, obok tego, co jest dzisiaj. Jeśli grafik łatwiej opublikować, a godziny docierają do płac bez przepisywania, uzasadnienie robi się samo, a rozszerzenie jest kopią czegoś, co już działa, a nie planem na slajdzie.

Czego muszą się nauczyć kierownicy

Prawie niczego, jeśli narzędzie ma właściwy kształt. Opublikować tydzień, zatwierdzić wniosek i przeczytać raport to trzy czynności kierownika liniowego i każda z nich powinna wytrzymać jednorazowe wytłumaczenie. Cokolwiek wymaga kursu, żeby opublikować grafik, ludzie obejdą w ciągu kwartału.

Start bez projektu

Shifton jest bezpłatny do 10 pracowników bez limitu czasu, co wystarcza, żeby jeden dział poprowadzić porządnie, zanim ktokolwiek napisze uzasadnienie zakupu. Grafik, podstawowa rejestracja czasu, aplikacja mobilna i raportowanie są w tym planie, a moduły dokłada się pojedynczo od 0,50 dolara za pracownika miesięcznie, z okresem próbnym do 60 dni na każdy.