Logiciel de gestion des temps pour les RH avec planning

Pourquoi pointage et planification vont ensemble

Dans la plupart des entreprises, ce sont deux systèmes achetés à des moments différents pour des raisons différentes. La planification est arrivée parce que quelqu'un avait besoin d'un planning. Le pointage est arrivé parce que la paie avait besoin d'heures. Ils détiennent des données qui se recouvrent, ils divergent sur les bords, et quelqu'un aux RH passe la dernière semaine de chaque mois à décider lequel a raison.

Ce rapprochement n'est pas un petit travail, et ce n'est pas un travail qui produit quelque chose. C'est de la friction pure créée par une séparation de données qui n'avait jamais lieu d'être.

Un enregistrement, lu de trois façons

Tenir le planning et le relevé de présence sur le même salarié supprime le rapprochement en supprimant la seconde copie. Le manager le lit comme un planning. Le salarié le lit comme sa semaine. La paie le lit comme des heures. Personne ne ressaisit rien.

Cela rend aussi le chiffre intéressant disponible gratuitement. L'écart entre heures prévues et réalisées, par personne et par service, est l'indicateur le plus utile dont disposent les RH pour repérer un problème de planning avant qu'il ne devienne un problème d'effectif, et il n'existe que lorsque les deux nombres sont stockés côte à côte.

Des services et des sites qui collent à la réalité

Un rapport ne vaut que la structure qui le porte. Créer services et sites tels que l'organisation fonctionne réellement, plutôt que tels qu'un système les attend, est ce qui rend un rapport d'absentéisme exploitable au niveau où quelqu'un posera la question.

Un enregistrement. Trois lecteurs. Aucune ressaisie.

Des congés validés face au remplacement réel

La validation des congés est l'endroit où la scission en deux systèmes fait le dégât le plus visible. Une demande est validée d'un côté par quelqu'un qui ne peut pas voir le planning de l'autre, et un service découvre en semaine trois que trois de ses cinq personnes sont absentes en même temps.

Des demandes qui vivent dans le même calendrier que les services transforment cela en décision plutôt qu'en accident. Le valideur voit qui d'autre est absent, voit si le service est couvert, et peut retenir la demande jusqu'à ce que le remplacement existe. Les soldes restent avec la fiche salarié, donc l'arithmétique n'est pas un tableur séparé.

Amener les heures à la paie sans y toucher

Chaque étape manuelle entre le relevé de temps et le traitement de la paie est une occasion d'introduire une erreur, et les erreurs de paie coûtent deux fois : une fois pour les corriger et une fois en confiance. Exporter directement les chiffres relevés, avec les pauses déjà séparées et les heures supplémentaires déjà signalées, supprime la ressaisie.

Les entreprises qui veulent le calcul dans le même système peuvent ajouter le module paie à 0,50 dollar par employé et par mois. Celles qui ont un prestataire de paie établi n'en ont généralement pas besoin et exportent à la place.

Ce que cela ne fait pas

La frontière mérite d'être dite clairement. Ce n'est pas un SIRH. Recrutement, dossiers d'intégration, cycles d'évaluation et dossiers du personnel appartiennent à un SIRH et y restent. Ce qui se trouve ici, c'est la couche opérationnelle : qui travaille quand, ce qui a réellement été travaillé, et ce que cela coûte.

Les erreurs de paie coûtent deux fois : une fois pour les corriger, une fois en confiance.

Les trois questions posées aux RH

Absentéisme, heures supplémentaires et capacité. Toute fonction RH reçoit des variantes de ces questions, généralement d'un directeur financier qui veut un chiffre pour jeudi. Quand les trois sortent des mêmes heures relevées, les réponses concordent entre elles, ce qui n'est pas garanti quand elles viennent de trois collectes différentes.

L'absentéisme par service sur un trimestre montre où est la pression. Les heures supplémentaires par service montrent où le modèle d'effectif est faux, plutôt que où les gens travaillent dur. L'effectif face aux heures réelles montre si l'organigramme correspond au travail.

Le déployer sans en faire un projet

Les systèmes qui touchent la paie arrivent généralement comme des projets : comité de pilotage, migration de données, plan de formation et une date de bascule qui glisse deux fois. Ce poids convient à un SIRH et est excessif pour un planning et un pointage.

Le schéma qui marche est plus étroit. Un service, un mois, en parallèle de ce qui existe aujourd'hui. Si le planning est plus simple à publier et si les heures arrivent à la paie sans ressaisie, le dossier se défend tout seul et le déploiement est la copie de quelque chose qui fonctionne déjà plutôt qu'un plan sur une diapositive.

Ce que les managers doivent apprendre

Presque rien, si l'outil a la bonne forme. Publier une semaine, valider une demande et lire un rapport sont les trois actions d'un manager de proximité, et chacune devrait survivre à une explication unique. Tout ce qui exige une formation pour publier un planning sera contourné en un trimestre.

Démarrer sans projet

Shifton est gratuit jusqu'à 10 salariés sans limite de durée, ce qui suffit à un seul service pour fonctionner correctement avant que quiconque rédige une analyse de rentabilité. La planification, le pointage de base, l'application mobile et les rapports sont dans cette offre, et les modules s'ajoutent un par un à partir de 0,50 dollar par employé et par mois avec un essai pouvant aller jusqu'à 60 jours sur chacun.