シフト表と打刻を一か所に
シフト表が一つのシステムにあり、出勤記録が別のシステムにあると、毎月最後の一週間を誰かが両者の突き合わせに費やすことになります。同じ従業員の記録の上で両方を持てば、その作業自体がなくなります。
実際の人員を見ながら決める休暇
シフト表を見ずに休暇を承認することが、同じ週に三人が不在という状態を作ります。申請がシフトと同じカレンダーに並んでいれば、その結果は承認の瞬間に目に入ります。
そのまま給与に届く労働時間
勤怠記録と給与の間で手入力を挟むたびに、誰かが自分の給与明細で見つける誤りの余地が生まれます。記録された数字をそのまま書き出せば、両者は同じままです。
人事が会議に持ち込める集計
欠勤、残業、稼働率は人事がいつも問われる三つの質問で、三つとも別々のデータの寄せ集めではなく、同じ記録された時間から出てきます。
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勤怠とシフトが同じ場所にあるべき理由
多くの会社ではこの二つは別々の時期に別々の理由で買われたシステムです。シフト管理は誰かが勤務表を必要としたから入りました。勤怠管理は給与が時間数を必要としたから入りました。両者は重なるデータを持ち、端のところで食い違い、人事の誰かが毎月最後の一週間を、どちらが正しいのかを決めることに使います。
その突き合わせは小さな作業ではなく、しかも何も生み出しません。本来存在する必要のなかったデータの分断が生んだ、純粋な摩擦です。
一つの記録を三通りに読む
シフトと勤怠の記録を同じ従業員の上に置くことは、二つ目の写しをなくすことで突き合わせ自体をなくします。管理者はそれを勤務表として読みます。従業員は自分の一週間として読みます。給与は労働時間として読みます。誰も入力し直しません。
そのうえで、いちばん面白い数字が手間なく手に入ります。計画した時間と実際の時間の差は、人ごと部署ごとに見れば、シフトの問題が人員の問題になる前に気づくために人事が持てる最も役立つ数字であり、両方の数字が隣に並んでいるときにだけ存在します。
実態に合った部署と拠点
集計は、その下にある構造の出来以上にはなりません。システムが期待する形ではなく、組織が実際に動いている形で部署と拠点を作ることが、欠勤についての問いを、誰かが実際に尋ねてくる単位で答えられるものにします。
一つの記録。三人の読み手。入力のやり直しなし。
実際の人員を見て承認する休暇
休暇の承認は、二つのシステムへの分断がいちばん目に見える形で害を出す場所です。申請は一方の場所で、もう一方のシフト表が見えない人によって承認され、三週目になって部署は五人のうち三人が同時に不在だと気づきます。
申請がシフトと同じカレンダーに住んでいれば、それは事故ではなく判断になります。承認する人は他に誰が休むかを見て、そのシフトに人がいるかを見て、補充がつくまで申請を保留にできます。残日数は従業員の記録に残るので、計算が別の表計算ファイルになりません。
手を加えずに時間を給与へ渡す
勤怠記録から給与計算までの間にある手作業の一段一段が、誤りを紛れ込ませる機会です。しかも給与の誤りは二重に高くつきます。直す手間で一度、信頼で一度。休憩を分け、残業に印を付けた状態の数字をそのまま書き出せば、入力のやり直しはなくなります。
計算まで同じシステムの中で行いたい会社は、従業員1人あたり月0,50ドルで給与モジュールを足せます。すでに給与の委託先が定まっている会社は、たいていそれを必要とせず、書き出しだけで済ませます。
これが担わないこと
境界ははっきり言葉にしておく価値があります。これは人事情報システムそのものではありません。採用、入社時の書類、評価のサイクル、従業員台帳は人事システムのもので、そこに残ります。ここにあるのは運用の層です。誰がいつ働き、実際に何時間働き、それがいくらかかったのか。
給与の誤りは二重に高くつく。直すのに一度、信頼で一度。
人事が必ず問われる三つの質問
欠勤、残業、そして余力。どの人事部門もこの三つの変形を受け取ります。たいていは木曜までに数字がほしい財務責任者からです。三つとも同じ記録された時間から出てくれば、答えは互いに食い違いません。三つの別々の集まりから出てくる場合、それは保証されません。
四半期の部署別欠勤は、負荷がどこにあるかを示します。部署別の残業は、人が熱心に働いている場所ではなく、人員配置の設計が誤っている場所を示します。人員数を実労働時間と並べれば、定員が仕事の量に合っているかどうかが見えます。
プロジェクトにせずに導入する
給与に触れるシステムは、たいていプロジェクトとして始まります。推進委員会、データ移行、研修計画、そして二度ずれる稼働開始日。その重さは人事情報システムには見合いますが、勤務表と打刻には過剰です。
うまくいくやり方はもっと狭いものです。一つの部署、一か月、いま使っているものと並べて。シフトの公開が楽になり、時間が入力し直しなしで給与に届くなら、理由は自分で立ちますし、広げる作業はすでに動いているものの写しであって、資料上の計画ではありません。
管理職が覚えること
道具の形が正しければ、ほとんどありません。一週間を公開する、申請を承認する、集計を読む。現場の管理職がするのはこの三つで、どれも一度説明すれば足りるものであるべきです。勤務表を公開するのに講習が要るようなものは、一四半期のうちに避けて通られます。
プロジェクトなしで始める
Shiftonは従業員10人までは期限なしで無料なので、誰かが稟議を書く前に一つの部署をきちんと回してみるには十分です。シフト作成、基本の打刻、モバイルアプリ、集計はその範囲に入っており、モジュールは従業員1人あたり月0,50ドルから一つずつ足していけて、それぞれに最長60日の試用期間が付きます。
よくある質問
人事システム全体の置き換えになりますか。
いいえ。Shiftonが受け持つのはシフト作成、勤怠、休暇、そしてそこから出る集計です。採用、評価、従業員台帳は人事システムに残り、時間だけをそちらや給与へ書き出せます。
管理者はシフト表を見ながら休暇を承認できますか。
できます。申請はシフトと同じカレンダーに現れるので、承認する人は回答を出す前に、その週に他に誰が休むのか、そのシフトに人がいるのかを確認できます。
記録した時間はどうやって給与計算に渡りますか。
期間分の時間を書き出します。休憩は労働時間と分けられ、残業には印が付いた状態です。計算までShiftonの中で行いたい会社には、従業員1人あたり月0,50ドルの給与モジュールも用意されています。
部署と拠点に合わせてアカウントを組み立てられますか。
はい。部署と拠点は人事がすでに使っている構造をそのまま写せますし、集計はそのどちらの単位でも、会社全体でも読めます。
繰り返す欠勤の傾向は見えますか。
集計は欠勤を人、部署、期間で束ねますが、その元になる記録は給与の数字を作る記録と同じなので、二つが食い違うことはありません。
小さな人事部門でも無料の範囲で足りますか。
従業員10人までは期限なしで無料で、シフト作成、基本の打刻、モバイルアプリ、集計まで含まれます。有料モジュールは従業員1人あたり月0,50ドルからで、それぞれに最長60日の試用期間が付きます。
