Darba laika uzskaite un grafiki personāla daļai

Kāpēc darba laika uzskaite un grafiks pieder kopā

Lielākajā daļā uzņēmumu tās ir divas sistēmas, kas nopirktas dažādos laikos un dažādu iemeslu dēļ. Grafiks parādījās, jo kādam vajadzēja maiņu sarakstu. Uzskaite parādījās, jo algām vajadzēja stundas. Tās tur pārklājošos datus, malās runā pretī viena otrai, un kāds personāla daļā katra mēneša pēdējo nedēļu pavada, izlemjot, kurai no tām ir taisnība.

Šī saskaņošana nav maza darbība, un tā nav darbība, kas kaut ko rada. Tā ir tīra berze, ko radījusi datu sadalīšana, kurai nekad nevajadzēja pastāvēt.

Viens ieraksts, lasīts trīs veidos

Grafika un uzskaites turēšana pie viena un tā paša darbinieka noņem saskaņošanu, jo noņem otro kopiju. Vadītājs to lasa kā maiņu sarakstu. Darbinieks to lasa kā savu nedēļu. Algu aprēķins to lasa kā stundas. Neviens neko nepārraksta.

Turklāt bez maksas parādās arī pats interesantākais skaitlis. Starpība starp plānotajām un nostrādātajām stundām, pa cilvēkiem un pa nodaļām, ir noderīgākais lielums, kāds personāla daļai ir, lai pamanītu grafika problēmu, pirms tā kļūst par nokomplektēšanas problēmu, un tā pastāv tikai tad, kad abi skaitļi guļ blakus.

Nodaļas un atrašanās vietas, kas atbilst īstenībai

Atskaite ir tik laba, cik laba ir struktūra zem tās. Nodaļu un atrašanās vietu iestatīšana tā, kā organizācija patiešām strādā, nevis tā, kā gaida sistēma, ir tas, kas prombūtņu atskaiti padara par atbildi tajā līmenī, kurā kāds jautās.

Viens ieraksts. Trīs lasītāji. Nekādas pārrakstīšanas.

Brīvdienas, apstiprinātas pret patieso nosegumu

Atvaļinājumu apstiprināšana ir vieta, kur sadalījums divās sistēmās nodara vislabāk redzamo kaitējumu. Pieteikumu vienā vietā apstiprina kāds, kurš otrā neredz grafiku, un nodaļa trešajā nedēļā atklāj, ka trīs no tās pieciem cilvēkiem ir prom vienlaikus.

Pieteikumi, kas dzīvo tajā pašā kalendārā, kur maiņas, pārvērš to par lēmumu, nevis nejaušību. Apstiprinātājs redz, kurš vēl ir prom, redz, vai maiņa ir nosegta, un var pieteikumu paturēt, līdz nosegums parādās. Atlikumi paliek pie darbinieka ieraksta, tāpēc šī rēķināšana nav atsevišķa izklājlapa.

Kā nogādāt stundas algās, tām nepieskaroties

Katrs ar roku veikts solis starp laika ierakstu un algu aprēķinu ir iespēja ielaist kļūdu, un algas kļūdas maksā divreiz: reizi labošanā un reizi uzticībā. Pierakstīto skaitļu tieša izgūšana, ar jau atdalītiem pārtraukumiem un jau atzīmētām virsstundām, pārrakstīšanu noņem.

Uzņēmumi, kas grib aprēķinu tajā pašā sistēmā, pievieno algu moduli par 0,50 dolāriem par darbinieku mēnesī. Uzņēmumiem ar iestrādātu algu pakalpojuma sniedzēju tas parasti nav vajadzīgs, un tie tā vietā izgūst datus.

Ko tas nedara

Robežu ir vērts pateikt skaidri. Šī nav personāla vadības informācijas sistēma. Atlase, pieņemšanas dokumenti, novērtēšanas cikli un personas lietas pieder personāla vadības sistēmai un paliek tur. Šeit sēž darbības slānis: kurš kad strādā, ko viņš patiešām nostrādāja un cik tas maksā.

Algas kļūda maksā divreiz: reizi labošanā, reizi uzticībā.

Trīs jautājumi, ko uzdod personāla daļai

Prombūtnes, virsstundas un jauda. Katra personāla daļa saņem šo trīs jautājumu variantus, parasti no finanšu direktora, kurš grib skaitli līdz ceturtdienai. Kad visi trīs nāk no tām pašām pierakstītajām stundām, atbildes savā starpā saskan, kas nav garantēts, ja tās nāk no trim dažādiem krājumiem. Šī loģika ir vienkārša.

Prombūtnes pa nodaļām ceturksnī parāda, kur ir spiediens. Virsstundas pa nodaļām parāda, kur nokomplektēšanas modelis ir nepareizs, nevis kur cilvēki smagi strādā. Amata vietu skaits pret patiesi nostrādātajām stundām parāda, vai štats atbilst darbam.

Ieviešana bez projekta

Sistēmas, kas skar algas, parasti nāk kā projekts: vadības grupa, datu pārcelšana, apmācību plāns un palaišanas datums, kas divreiz pārceļas. Šis smagums der personāla vadības sistēmai un ir pārspīlēts grafikam un stundu reģistrēšanai.

Strādā šaurāks paraugs. Viena nodaļa, viens mēnesis, blakus tam, kas ir šodien. Ja grafiku ir vieglāk publicēt un stundas nonāk algās bez pārrakstīšanas, pamatojums uzrakstās pats, un paplašināšana ir kopija kaut kam, kas jau strādā, nevis plāns slaidā.

Kas vadītājiem jāiemācās

Gandrīz nekas, ja rīkam ir pareizā forma. Publicēt nedēļu, apstiprināt pieteikumu un izlasīt atskaiti ir trīs darbības, ko veic tiešais vadītājs, un katrai no tām jāiztur viens vienīgs izskaidrojums. Viss, kam grafika publicēšanai vajadzīgs kurss, tiks apiets ceturkšņa laikā.

Sākums bez projekta

Shifton ir bez maksas līdz 10 darbiniekiem bez laika ierobežojuma, un ar to pietiek, lai viena nodaļa strādātu kārtīgi, pirms kāds raksta pamatojumu pirkumam. Grafiks, vienkārša stundu reģistrēšana, mobilā lietotne un atskaites ir šajā plānā, bet moduļus pievieno pa vienam no 0,50 dolāriem par darbinieku mēnesī, katram ar izmēģinājumu līdz 60 dienām.