Timeregistrering og vaktplan for HR-avdelingen

Hvorfor timeregistrering og vaktplan hører sammen

I de fleste virksomheter er dette to systemer kjøpt på hvert sitt tidspunkt av hver sin grunn. Vaktplanen kom fordi noen trengte en plan. Timeregistreringen kom fordi lønn trengte timer. De holder overlappende data, de er uenige i kantene, og noen i HR bruker den siste uken hver måned på å avgjøre hvem av dem som har rett.

Den avstemmingen er ikke en liten jobb, og den er ikke en jobb som produserer noe. Det er ren friksjon skapt av en deling av data som aldri måtte finnes.

Én oppføring, lest på tre måter

Å holde vaktplanen og oppmøtet på den samme ansatte fjerner avstemmingen ved å fjerne den andre kopien. Lederen leser det som en vaktplan. Den ansatte leser det som uken sin. Lønn leser det som timer. Ingen taster noe på nytt.

Det gjør samtidig det interessante tallet tilgjengelig uten ekstra arbeid. Avstanden mellom planlagte og faktiske timer, per person og per avdeling, er det mest nyttige tallet HR har for å se et vaktplanproblem før det blir et bemanningsproblem, og det finnes bare når begge tallene ligger side om side.

Avdelinger og lokasjoner som stemmer med virkeligheten

En rapport er ikke bedre enn strukturen under den. Å sette opp avdelinger og lokasjoner slik organisasjonen faktisk fungerer, i stedet for slik et system forventer, er det som gjør et spørsmål om fravær mulig å svare på det nivået noen kommer til å spørre om.

Én oppføring. Tre lesere. Ingen ny innskriving.

Fri godkjent mot reell dekning

Godkjenning av fri er der delingen i to systemer gjør den mest synlige skaden. En søknad blir godkjent ett sted av noen som ikke ser vaktplanen det andre stedet, og en avdeling oppdager i uke tre at tre av fem personer er borte samtidig.

Søknader som bor i samme kalender som vaktene, gjør dette til en beslutning i stedet for et uhell. Den som godkjenner ser hvem andre som har fri, ser om vakten er dekket, og kan holde søknaden til dekningen finnes. Saldoene blir liggende på den ansattes oppføring, så regnestykket ikke er et eget regneark.

Å få timene til lønn uten å røre dem

Hvert manuelle steg mellom tidsregistreringen og lønnskjøringen er en sjanse til å innføre en feil, og feil i lønn koster to ganger: én gang å rette og én gang i tillit. Å eksportere de registrerte tallene direkte, med pauser allerede skilt ut og overtid allerede merket, fjerner innskrivingen.

Virksomheter som vil ha beregningen inne i det samme systemet, kan legge til lønnsmodulen for 0,50 dollar per ansatt i måneden. Virksomheter med en etablert lønnsleverandør trenger den vanligvis ikke og eksporterer i stedet.

Hva dette ikke gjør

Grensen fortjener å sies rett ut. Dette er ikke et komplett HR-system. Rekruttering, papirarbeidet ved ansettelse, medarbeidersamtaler og personalmapper hører hjemme i et HR-system og blir der. Det som sitter her er det operative laget: hvem som jobber når, hva de faktisk jobbet, og hva det koster.

Feil i lønn koster to ganger: én gang å rette, én gang i tillit.

De tre spørsmålene HR får

Fravær, overtid og kapasitet. Enhver HR-funksjon får varianter av disse tre, som regel fra en økonomidirektør som vil ha et tall til torsdag. Når alle tre kommer ut av de samme registrerte timene, stemmer svarene med hverandre, noe som ikke er sikkert når de kommer fra tre ulike samlinger.

Fravær per avdeling gjennom et kvartal viser hvor presset ligger. Overtid per avdeling viser hvor bemanningsmodellen er feil, ikke hvor folk jobber hardt. Antall ansatte holdt opp mot faktiske timer viser om bemanningen passer til arbeidet.

Å rulle det ut uten et prosjekt

Systemer som berører lønn kommer vanligvis som prosjekter: en styringsgruppe, en datamigrering, en opplæringsplan og en oppstartsdato som glipper to ganger. Den tyngden passer for et HR-system og er for mye for en vaktplan og et stemplingsur.

Mønsteret som virker er smalere. Én avdeling, én måned, ved siden av det som finnes i dag. Hvis vaktplanen er lettere å publisere og timene når lønn uten innskriving, skriver begrunnelsen seg selv, og utrullingen er en kopi av noe som allerede virker i stedet for en plan på en lysbildeside.

Hva lederne må lære

Nesten ingenting, hvis verktøyet har riktig form. Å publisere en uke, godkjenne en søknad og lese en rapport er de tre handlingene en linjeleder gjør, og hver av dem bør tåle å bli forklart én gang. Alt som krever et kurs for å publisere en vaktplan, blir omgått i løpet av et kvartal.

Å starte uten et prosjekt

Shifton er gratis for inntil 10 ansatte uten tidsbegrensning, og det holder til å drive én avdeling ordentlig før noen skriver en begrunnelse for kjøp. Vaktplan, det enkle stemplingsuret, mobilappen og rapportering er med i den planen, og moduler legges til ett om gangen fra 0,50 dollar per ansatt i måneden med en prøveperiode på inntil 60 dager på hver.