ระบบลงเวลาและจัดตารางกะสำหรับฝ่ายบุคคล

ทำไมการลงเวลากับตารางกะจึงควรอยู่ด้วยกัน

ในบริษัทส่วนใหญ่ นี่คือสองระบบที่ซื้อมาคนละเวลาด้วยเหตุผลคนละอย่าง ตารางกะเข้ามาเพราะมีคนต้องการแผนการทำงาน การลงเวลาเข้ามาเพราะฝ่ายเงินเดือนต้องการชั่วโมง ทั้งสองเก็บข้อมูลที่ซ้อนทับกัน ขัดกันตรงขอบ ๆ และมีคนในฝ่ายบุคคลใช้สัปดาห์สุดท้ายของทุกเดือนตัดสินว่าฝั่งไหนถูก

การกระทบยอดนั้นไม่ใช่งานเล็ก และไม่ใช่งานที่สร้างอะไรขึ้นมาเลย มันคือแรงเสียดทานล้วน ๆ ที่เกิดจากการแยกข้อมูลซึ่งไม่จำเป็นต้องมีตั้งแต่แรก

บันทึกเดียว อ่านได้สามแบบ

การเก็บตารางกะและบันทึกการลงเวลาไว้กับพนักงานคนเดียวกันตัดการกระทบยอดทิ้ง เพราะมันตัดสำเนาชุดที่สองทิ้ง ผู้จัดการอ่านมันเป็นตารางกะ พนักงานอ่านมันเป็นสัปดาห์ของตัวเอง ฝ่ายเงินเดือนอ่านมันเป็นชั่วโมง ไม่มีใครต้องพิมพ์อะไรซ้ำ

วิธีนี้ยังทำให้ตัวเลขที่น่าสนใจที่สุดโผล่ขึ้นมาเองโดยไม่ต้องทำงานเพิ่ม ส่วนต่างระหว่างชั่วโมงที่วางแผนกับชั่วโมงที่ทำจริง ทั้งรายคนและรายแผนก คือตัวเลขที่มีประโยชน์ที่สุดที่ฝ่ายบุคคลมีไว้จับปัญหาเรื่องตารางก่อนที่มันจะกลายเป็นปัญหาเรื่องกำลังคน และตัวเลขนี้มีอยู่ก็ต่อเมื่อสองฝั่งถูกเก็บไว้ข้างกัน

แผนกและสถานที่ที่ตรงกับความเป็นจริง

รายงานดีได้เท่าที่โครงสร้างข้างใต้มันดี การตั้งแผนกและสถานที่ตามที่องค์กรทำงานจริง ไม่ใช่ตามที่ระบบคาดหวัง คือสิ่งที่ทำให้คำถามเรื่องการขาดงานตอบได้ในระดับที่คนจะถามจริง ๆ

บันทึกเดียว คนอ่านสามฝ่าย ไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ

การลาที่อนุมัติบนกำลังคนจริง

การอนุมัติวันลาคือจุดที่การแยกเป็นสองระบบสร้างความเสียหายให้เห็นชัดที่สุด คำขอถูกอนุมัติในที่หนึ่งโดยคนที่มองไม่เห็นตารางในอีกที่หนึ่ง แล้วพอถึงสัปดาห์ที่สามแผนกจึงพบว่าคนสามในห้าหายไปพร้อมกัน

คำขอที่อยู่ในปฏิทินเดียวกับกะเปลี่ยนเรื่องนี้ให้เป็นการตัดสินใจแทนที่จะเป็นอุบัติเหตุ ผู้อนุมัติเห็นว่ามีใครลาอีก เห็นว่ากะมีคนคุมหรือยัง และพักคำขอไว้ได้จนกว่าจะหาคนแทนได้ ส่วนวันลาคงเหลือยังผูกอยู่กับบันทึกของพนักงาน การคำนวณจึงไม่ใช่ตารางคำนวณอีกไฟล์หนึ่ง

พาชั่วโมงไปถึงเงินเดือนโดยไม่แตะต้อง

ทุกขั้นตอนที่ทำด้วยมือระหว่างบันทึกเวลากับรอบจ่ายเงินเดือนคือโอกาสที่ความผิดพลาดจะแทรกเข้ามา และความผิดพลาดเรื่องเงินเดือนแพงสองต่อ ต่อแรกคือค่าแก้ ต่อที่สองคือความไว้ใจ การส่งออกตัวเลขที่บันทึกไว้ตรง ๆ โดยแยกเวลาพักไว้แล้วและติดธงโอทีไว้แล้ว ตัดการพิมพ์ซ้ำออกไป

บริษัทที่อยากให้การคำนวณอยู่ในระบบเดียวกันเพิ่มโมดูลเงินเดือนได้ในราคา 0,50 ดอลลาร์ต่อพนักงานหนึ่งคนต่อเดือน ส่วนบริษัทที่มีผู้ให้บริการเงินเดือนประจำอยู่แล้วมักไม่ต้องใช้และเลือกส่งออกข้อมูลแทน

สิ่งที่ระบบนี้ไม่ได้ทำ

ขอบเขตควรพูดกันตรง ๆ นี่ไม่ใช่ระบบสารสนเทศงานบุคคลทั้งระบบ การสรรหา เอกสารตอนรับเข้าทำงาน รอบการประเมินผล และแฟ้มประวัติพนักงาน อยู่ในระบบงานบุคคลและอยู่ตรงนั้นต่อไป สิ่งที่อยู่ตรงนี้คือชั้นปฏิบัติการ ใครทำงานเมื่อไร เขาทำงานจริงเท่าไร และนั่นมีต้นทุนเท่าไร

ความผิดพลาดเรื่องเงินเดือนแพงสองต่อ ต่อแรกคือค่าแก้ ต่อที่สองคือความไว้ใจ

สามคำถามที่ฝ่ายบุคคลถูกถามเสมอ

การขาดงาน การทำโอที และกำลังคน ฝ่ายบุคคลทุกที่ได้รับคำถามสามข้อนี้ในรูปแบบต่าง ๆ ส่วนมากมาจากผู้อำนวยการฝ่ายการเงินที่อยากได้ตัวเลขภายในวันพฤหัสบดี เมื่อทั้งสามข้อออกมาจากชั่วโมงชุดเดียวกันที่บันทึกไว้ คำตอบจะสอดคล้องกันเอง ซึ่งไม่แน่นอนเลยหากมันมาจากข้อมูลสามกองที่ต่างกัน

การขาดงานรายแผนกตลอดหนึ่งไตรมาสบอกว่าแรงกดดันอยู่ตรงไหน โอทีรายแผนกบอกว่าแบบแผนการจัดกำลังคนผิดตรงไหน ไม่ใช่บอกว่าใครขยัน จำนวนพนักงานเทียบกับชั่วโมงที่ทำจริงบอกว่าอัตรากำลังตรงกับปริมาณงานหรือไม่

เริ่มใช้โดยไม่ต้องตั้งเป็นโครงการ

ระบบที่ไปแตะเงินเดือนมักมาในรูปโครงการ มีคณะทำงาน มีการย้ายข้อมูล มีแผนอบรม และมีวันเริ่มใช้ที่เลื่อนสองครั้ง น้ำหนักแบบนั้นเหมาะกับระบบสารสนเทศงานบุคคล แต่มากเกินไปสำหรับตารางกะกับเครื่องลงเวลา

แบบที่ได้ผลจริงแคบกว่านั้นมาก หนึ่งแผนก หนึ่งเดือน วางคู่ไปกับสิ่งที่ใช้อยู่วันนี้ ถ้าตารางเผยแพร่ง่ายขึ้นและชั่วโมงถึงระบบเงินเดือนโดยไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ เหตุผลก็อธิบายตัวมันเอง และการขยายก็เป็นเพียงการทำซ้ำสิ่งที่ใช้ได้อยู่แล้ว ไม่ใช่แผนบนสไลด์

ผู้จัดการต้องเรียนรู้อะไรบ้าง

แทบไม่ต้องเลย ถ้าเครื่องมือมีรูปร่างที่ถูกต้อง การเผยแพร่ตารางหนึ่งสัปดาห์ การอนุมัติคำขอหนึ่งใบ และการอ่านรายงานหนึ่งฉบับ คือสามสิ่งที่หัวหน้าสายงานทำ และแต่ละอย่างควรอธิบายครั้งเดียวแล้วใช้ได้ อะไรก็ตามที่ต้องเข้าอบรมก่อนจึงจะเผยแพร่ตารางกะได้ จะถูกหลบเลี่ยงภายในหนึ่งไตรมาส

เริ่มต้นโดยไม่ต้องมีโครงการ

Shifton ใช้ได้ฟรีสูงสุด 10 คนโดยไม่จำกัดเวลา ซึ่งพอให้แผนกเดียวเดินงานได้เต็มรูปแบบก่อนที่ใครจะเขียนเหตุผลขออนุมัติงบ แผนนั้นรวมการจัดตารางกะ การลงเวลาพื้นฐาน แอปบนมือถือ และการทำรายงาน ส่วนโมดูลเพิ่มทีละตัวได้ตั้งแต่ 0,50 ดอลลาร์ต่อพนักงานหนึ่งคนต่อเดือน และแต่ละตัวมีช่วงทดลองใช้ได้ถึง 60 วัน