Облік робочого часу для відділу кадрів із графіками
Планування, присутність і відсутності в одному записі, щоб години, які затверджує кадрова служба, були тими самими, що оплачує розрахунок зарплати.
Одне місце для графіка й відмітки часу
Коли графік живе в одній системі, а присутність в іншій, хтось витрачає останній тиждень кожного місяця на їхню звірку. Тримати обидва проти однієї картки працівника прибирає цю роботу цілком.
Відсутності, сплановані проти реального покриття
Затверджувати відпустку, не бачачи графіка, це спосіб отримати підрозділ, де на одному тижні відсутні троє. Заявки в тому самому календарі, що й зміни, роблять наслідок видимим у момент затвердження.
Години, які доходять до зарплати без правок
Кожне ручне перенесення між обліком часу й розрахунком зарплати це шанс внести помилку, яку хтось знайде у своїй виплаті. Пряме вивантаження записаних цифр тримає обидва боки однаковими.
Звітність, з якою кадри йдуть на нараду
Відсутності, понаднормові й завантаження це три питання, які ставлять кадровій службі, і всі три виходять з тих самих записаних годин, а не з трьох різних наборів даних.
Почніть з безкоштовного плану
Без обмежень у часі. Отримайте повний доступ до основних функцій та оновіть, коли будете готові.
Чому облік часу й планування живуть разом
У більшості компаній це дві системи, куплені в різний час із різних причин. Планування прийшло, бо комусь був потрібен графік. Облік часу прийшов, бо розрахунку зарплати були потрібні години. Вони тримають дані, що перетинаються, розходяться по краях, і хтось у кадрах витрачає останній тиждень кожного місяця, вирішуючи, яка з них має рацію.
Ця звірка не дрібна робота і не робота, яка щось виробляє. Це чисте тертя, породжене поділом даних, якого ніколи не мало бути.
Один запис, прочитаний трьома способами
Тримати графік і облік часу проти одного працівника означає прибрати звірку, прибравши другу копію. Керівник читає це як графік. Працівник читає це як свій тиждень. Розрахунок зарплати читає це як години. Ніхто нічого не перебиває.
Заразом безкоштовно з'являється найцікавіше число. Розрив між плановими й фактичними годинами, за людиною і за підрозділом, це найкорисніша цифра, яка є в кадрів, щоб помітити проблему графіка до того, як вона стане проблемою штату, і вона існує лише тоді, коли обидва числа лежать поруч.
Підрозділи й локації, що збігаються з реальністю
Звіт вартий рівно стільки, скільки варта структура під ним. Завести підрозділи й локації так, як організація працює насправді, а не так, як чекає система, це і є те, що робить звіт про відсутності відповідним на тому рівні, на якому про нього спитають.
Один запис. Три читачі. Нічого не перебивати.
Відпустка, затверджена проти реальної підміни
Затвердження відпустки це місце, де поділ на дві системи завдає найпомітнішої шкоди. Заявку затверджують в одному місці люди, які не бачать графіка в іншому, і на третьому тижні підрозділ виявляє, що троє з п'яти відсутні одночасно.
Заявки, які живуть у тому самому календарі, що й зміни, перетворюють це на рішення, а не на випадковість. Той, хто затверджує, бачить, хто ще у відпустці, бачить, чи закрита зміна, і може притримати заявку, поки підміни немає. Залишки лишаються з карткою працівника, тому арифметика це не окрема таблиця.
Довести години до зарплати, не чіпаючи їх
Кожен ручний крок між записом часу й розрахунком зарплати це шанс внести помилку, а зарплатні помилки коштують двічі: один раз на виправлення й один раз у довірі. Пряме вивантаження записаних цифр, з уже відділеними перервами й уже позначеними понаднормовими, прибирає перебивання.
Компанії, яким потрібен розрахунок усередині тієї самої системи, можуть додати модуль розрахунку зарплати за 0,50 долара за співробітника на місяць. Компаніям зі сталим зарплатним провайдером він зазвичай не потрібен, і вони вивантажують.
Чого це не робить
Межу варто назвати прямо. Це не кадрова інформаційна система. Добір, документи при прийомі, цикли оцінювання й особові справи живуть у кадровій системі й лишаються там. Тут лежить операційний шар: хто працює коли, що відпрацював насправді і в скільки це обійшлося.
Зарплатні помилки коштують двічі: один раз на виправлення, один раз у довірі.
Три питання, які ставлять кадрам
Відсутності, понаднормові й потужність. Будь-яка кадрова служба отримує варіанти цих питань, зазвичай від фінансового директора, якому потрібне число до четверга. Коли всі три виходять з тих самих записаних годин, відповіді узгоджуються між собою, чого не гарантовано, коли вони беруться з трьох різних наборів.
Відсутності за підрозділами за квартал показують, де тиск. Понаднормові за підрозділами показують, де хибна модель штату, а не де люди багато працюють. Штат проти фактичних годин показує, чи збігається штатний розпис із роботою.
Упровадити без проєкту
Системи, які торкаються зарплати, зазвичай приходять проєктами: керівний комітет, міграція даних, план навчання і дата запуску, яка зсувається двічі. Така вага доречна для кадрової інформаційної системи і надмірна для графіка й відмітки часу.
Схема, яка працює, вужча. Один підрозділ, один місяць, паралельно з тим, що є сьогодні. Якщо графік публікується простіше, а години доходять до зарплати без перебивання, обґрунтування вибудовується саме, і впровадження стає копією того, що вже працює, а не планом на слайді.
Що доведеться вивчити керівникам
Майже нічого, якщо в інструмента правильна форма. Опублікувати тиждень, затвердити заявку і прочитати звіт це три дії лінійного керівника, і кожна має пережити одне пояснення. Усе, що потребує курсу, щоб опублікувати графік, обійдуть за квартал.
Почати без проєкту
Shifton безкоштовний до 10 співробітників без обмеження за часом, і цього вистачає, щоб один підрозділ працював як слід ще до того, як хтось напише обґрунтування. Планування, базова відмітка часу, мобільний застосунок і звіти входять у тариф, а модулі додаються по одному від 0,50 долара за співробітника на місяць із пробним періодом до 60 днів у кожного.
Часті запитання
Чи замінює це повноцінну кадрову систему?
Ні. Shifton закриває планування, облік часу, відсутності й звітність, яка з цього виходить. Добір, оцінювання й особові справи лишаються в кадровій системі; години можна вивантажити туди або в розрахунок зарплати.
Чи можуть керівники затверджувати відпустку, бачачи графік?
Так. Заявки з'являються в тому самому календарі, що й зміни, тому той, хто затверджує, бачить, хто ще відсутній того тижня і чи закрита зміна, до того як надішле відповідь.
Як дані про присутність потрапляють у розрахунок зарплати?
Записані години вивантажуються за період, з перервами окремо від робочого часу і вже позначеними понаднормовими. Є й окремий модуль розрахунку зарплати за 0,50 долара за співробітника на місяць для компаній, яким потрібен розрахунок усередині Shifton.
Чи можна побудувати акаунт за підрозділами й локаціями?
Так. Підрозділи й локації повторюють структуру, якою кадри вже користуються, а звіти читаються на будь-якому з рівнів або по всій компанії.
Чи показує він картину відсутностей?
Звіти групують відсутності за людиною, підрозділом і періодом із тих самих записів, які дають зарплатні цифри, тому вони ніколи не розходяться.
Чи є безкоштовний тариф для невеликої кадрової служби?
Shifton безкоштовний до 10 співробітників без обмеження за часом, включно з плануванням, базовою відміткою часу, мобільним застосунком і звітами. Платні модулі починаються від 0,50 долара за співробітника на місяць із пробним періодом до 60 днів у кожного.
Перестаньте звіряти дві системи щомісяця
Безкоштовно до 10 співробітників: графік, відмітка часу й відпустки в одному записі, години доходять до зарплати без правок.