Razporejanje dela v PR agenciji in službi za odnose z javnostmi

PR ekipa prodaja dve stvari, ki ju ne more izdelati več: presojo in ure. Pavšal obljublja določeno količino seniorske pozornosti na mesec, naročnik pričakuje nekoga dosegljivega, ko ob enajstih zvečer poči zgodba, lansiranje, ki je v koledarju že šest tednov, pa bo v tednu izvedbe še vedno potrebovalo tri pare rok več. Programska oprema za razporede v PR agenciji je tisto, kar te obljube ohranja vidne kot načrt in ne kot domnevo o tem, kdo je slučajno na voljo.

Nerodno je, da večina komunikacijskega dela ni izmensko delo v običajnem pomenu, vse do trenutka, ko to postane. Pripravljenost, krizni razporedi, dnevi dogodkov in tedni lansiranj se vsi obnašajo kot izmene, in prav to so deli, ki jih skupni koledar rešuje najslabše.

Čemu je programska oprema za razporede v PR agenciji zares namenjena

Obseg je namenoma ozek. Načrtuje, kdo je v pripravljenosti in kdaj, drži kritje, ki ga še nihče ni prevzel, zbira razpoložljivost in prošnje za odsotnost, beleži resnične čase prihoda in odhoda ter poroča ure po osebi in po računu. To je operativna hrbtenica pod delom in v večini agencij jo danes drži skupaj ena preglednica, en skupinski klepet in spomin ene osebe.

Ni medijska baza, ne distribuira sporočil za javnost in ne meri objav. To so ločene kategorije z lastnimi ponudniki in sistem za razporejanje, ki bi trdil, da počne tudi to, bi vse štiri stvari delal slabo.

Pavšalne ure in vednost, na katerega naročnika je ura padla

Pavšali propadajo tiho. Nihče se ne odloči dati naročniku 60 ur, ko jih je bilo prodanih 40; to se zgodi skozi niz majhnih uslug, en neobračunan krizni vikend in lansiranje, ki se je zavleklo. Ko postane očitno, je račun že četrtletje nedonosen, pogovor z naročnikom pa veliko težji, kot bi moral biti.

Vezanje vsake izmene na projekt naročnika je tisto, kar naredi ta odmik viden, dokler je z njim še mogoče kaj storiti. Načrtovane ure pokažejo, kaj je bilo namenjeno, opravljene ure pokažejo, kaj se je zares zgodilo, razlika med njima pa je številka, ki jo je vredno pogledati vsak mesec. Poročila o delovnih urah razčlenijo obdobje po osebah in po urnih postavkah, tako da se seniorski in juniorski čas ne bereta kot enak strošek. Odločitev o obračunu ostane pri agenciji; spremeni se to, da je sprejeta iz zapisa in ne iz spomina.

Pripravljenost za medije in razpored, ki ga nihče noče prevzeti

Vsaka služba za odnose z javnostmi na koncu dobi razpored pripravljenosti in ta je skoraj vedno najmanj priljubljen dokument v agenciji. Nastane pozno, spreminja se prek sporočil, oseba, ki naj bi bila v kritju, pa za to izve od sodelavca. Kadar gre narobe, gre narobe pred javnostjo.

Načrtovanje pripravljenosti kot pravih izmen popravi mehaniko. Vsako obdobje kritja ima določen začetek in konec, pojavi se na telefonu tistega, ki ga ima, sprememba pa doseže vse hkrati, namesto da bi potovala od ust do ust. Kritje, ki ga nihče ni vzel, lahko ostane v vrstici prostih izmen, dokler ga kdo ne prevzame, kar je precej boljši mehanizem od partnerja, ki v petek popoldne vpraša celo pisarno. Programska oprema za razporede v odnosih z javnostmi pripravljenosti ne bo naredila priljubljene, jo bo pa naredila pošteno in vidno, in prav to dvoje prepreči, da bi vsak mesec padla na iste tri ljudi.

Izven delovnega časa, vikendi in krizno kritje

Krizno delo je nepredvidljivo po času, ne pa po obliki. Nekdo izkušen mora biti dosegljiv, nekdo mora znati zadevo dvigniti višje, vložene ure pa je treba zabeležiti, saj so pogosto najdražje ure, ki jih agencija odda v vsem letu.

Načrtovanje teh ur kot izmen, vključno z nočnimi bloki in vikend kritjem, da ekipi pošteno rotacijo, agenciji pa resničen strošek. Evidenca ur v PR agenciji je uporabna samo, če jih loči, da se opravljene ure lahko poročajo po svoji postavki in da se vikend obvladovanja krize pokaže po tem, kar je stal, namesto da se povpreči v mesec. Zamude in prisotnost se beležijo enako, kar je manj pomembno za samo poročilo in bolj za to, da zapis sploh obstaja, ko naročnik vpraša, kdo je pokrival ob dveh zjutraj.

Konice ob lansiranjih in zunanja podpora

Lansiranja, dnevi objave rezultatov, konference in vrhunci kampanj ustvarijo kratko in ostro povpraševanje po ljudeh, ki jih agencija preostanek leta ne zaposluje. Zunanja podpora je v tej panogi običajna, praktična težava pa je vedno enaka: hitro jih spraviti v načrt, poskrbeti, da vedo, kje morajo biti, in jih nato čisto odstraniti.

En sam seznam ekipe s položaji in ravnmi dostopa opravi večino tega. Zunanji sodelavci dobijo navaden dostop do svojih izmen, vodje naročnikov dobijo skrbniške pravice nad svojimi računi, prihod več ljudi hkrati pa je mogoče uvoziti, namesto da bi ga tipkali po eno osebo. Stanje računa pokaže, kdo je povabilo dejansko sprejel, s čimer se izognete odkritju na jutro lansiranja, da dva iz okrepitve razporeda nista nikoli prejela.

Razporejanje dela komunikacijske ekipe čez trge in časovne pasove

Komunikacijsko delo redko stoji na enem mestu. Svetovalci delajo pri naročnikih, dnevi lansiranj potekajo na prizoriščih, mednarodni računi pa pomenijo sodelavce na trgih nekaj ur naprej. Razpored, ki vsem prikazuje isti čas ne glede na to, kje so, ustvari napake, ki priplavajo na dan šele takrat, ko je treba delati.

Hramba časovnega pasu pri vsaki osebi pomeni, da se časi izmen pravilno berejo tistemu, ki jih gleda, označevanje izmen z delovno lokacijo pa pomeni, da razpored beleži, kje je bilo delo, ne le da se je zgodilo. Da tudi pošten odgovor na vprašanje, koliko ekipe je na določen dan zares v pisarni.

Kje to stoji ob trženju in načrtovanju kampanj

Mejo do sosednjih ekip velja potegniti. Načrtovanje kapacitet kampanj za marketinške oddelke in agencije je soroden, a drugačen problem in obravnava ga naša stran razporejanje dela marketinške ekipe. Ta stran govori o delu, ki je značilen za komuniciranje: pripravljenost službe za odnose z javnostmi, krizno kritje in kritje izven delovnega časa ter pavšalne ure po posameznem računu naročnika.

Druga meja teče do pravih PR orodij. Medijske baze, distribucijske storitve in platforme za spremljanje se ukvarjajo z novinarji in objavami. Shifton se ukvarja z ljudmi, ki delo opravijo: razporedi in predloge, proste izmene, razpoložljivost, odsotnosti, evidenca delovnega časa, odmori, opravljene in nadurne ure, dodeljevanje nalog, obvestila in izvoz ur. Agencije uporabljajo oboje in odgovarjata na različni vprašanji.

Kako izbrati aplikacijo za razporejanje dela v PR ekipi

Preizkusite jo na tednu, ki se ga najbolj bojite. Sestavite teden lansiranja z zunanjo podporo, dodajte nočno pripravljenost, nato pa z nje v zadnjem trenutku umaknite izkušeno osebo in poglejte, kako hitro se vrzel znova objavi in zapolni. Preverite, kako se bere mesečno poročilo o urah, ko hkrati tečejo trije računi, saj je to poročilo, ki ga bo direktor zares pogledal. Odprite aplikacijo na telefonu, saj se pripravljenost preverja prav tam.

Shifton je brezplačen za do 10 članov ekipe brez časovne omejitve, kar ustreza butični agenciji ali majhni interni službi za odnose z javnostmi, in ko ekipa raste, se plačljivi paketi obračunavajo na zaposlenega na mesec. Če vaš razpored pripravljenosti danes živi v niti sporočil, pavšalne ure pa v nečiji glavi, je oboje vredno preseliti tja, kjer je mogoče brati.