Λογισμικό προγραμματισμού για εταιρεία PR και γραφείο τύπου

Μια ομάδα δημοσίων σχέσεων πουλάει δύο πράγματα από τα οποία δεν μπορεί να παραγάγει περισσότερα: κρίση και ώρες. Το πάγιο υπόσχεται συγκεκριμένη ποσότητα προσοχής από έμπειρα στελέχη κάθε μήνα, ο πελάτης περιμένει κάποιον προσβάσιμο όταν σκάει μια είδηση στις έντεκα το βράδυ, και το λανσάρισμα που βρίσκεται στο ημερολόγιο έξι εβδομάδες θα χρειαστεί και πάλι τρία επιπλέον ζευγάρια χέρια την εβδομάδα που θα γίνει. Το λογισμικό προγραμματισμού για εταιρεία δημοσίων σχέσεων είναι αυτό που κρατά τις υποσχέσεις αυτές ορατές ως σχέδιο και όχι ως υπόθεση για το ποιος τυχαίνει να είναι διαθέσιμος.

Το δύσκολο είναι ότι η περισσότερη δουλειά επικοινωνίας δεν είναι εργασία σε βάρδιες με τη συνήθη έννοια, μέχρι ακριβώς τη στιγμή που γίνεται. Η εφημερία, τα προγράμματα κρίσης, οι ημέρες εκδηλώσεων και οι εβδομάδες λανσαρίσματος συμπεριφέρονται όλα σαν βάρδιες, και είναι ακριβώς τα σημεία που ένα κοινό ημερολόγιο χειρίζεται χειρότερα.

Τι εξυπηρετεί στην πράξη το λογισμικό προγραμματισμού για εταιρεία δημοσίων σχέσεων

Το εύρος είναι στενό επίτηδες. Σχεδιάζει ποιος είναι σε εφημερία και πότε, κρατά την κάλυψη που δεν έχει πάρει ακόμη κανείς, συγκεντρώνει διαθεσιμότητα και αιτήματα άδειας, καταγράφει πραγματικές ώρες έναρξης και λήξης και αναφέρει τις ώρες ανά άτομο και ανά λογαριασμό. Αυτή είναι η λειτουργική ραχοκοκαλιά κάτω από τη δουλειά, και στις περισσότερες εταιρείες σήμερα τη συγκρατούν ένα λογιστικό φύλλο, μια ομαδική συνομιλία και η μνήμη ενός ανθρώπου.

Δεν είναι βάση δεδομένων μέσων, δεν διανέμει δελτία τύπου και δεν μετρά δημοσιεύματα. Αυτά είναι ξεχωριστές κατηγορίες με δικούς τους παρόχους, και ένα σύστημα προγραμματισμού που θα ισχυριζόταν ότι τα κάνει και αυτά θα τα έκανε και τα τέσσερα κακά.

Ώρες παγίου και το να ξέρεις σε ποιον πελάτη έπεσε μια ώρα

Τα πάγια καταρρέουν αθόρυβα. Κανείς δεν αποφασίζει να δώσει σε πελάτη 60 ώρες όταν πουλήθηκαν 40. Συμβαίνει μέσα από μια σειρά μικρών εξυπηρετήσεων, ένα μη τιμολογημένο σαββατοκύριακο κρίσης και ένα λανσάρισμα που τράβηξε. Μέχρι να γίνει εμφανές, ο λογαριασμός είναι ζημιογόνος ένα τρίμηνο και η συζήτηση με τον πελάτη είναι πολύ πιο δύσκολη από όσο χρειαζόταν.

Το να δένεται κάθε βάρδια σε ένα έργο πελάτη είναι αυτό που κάνει την απόκλιση ορατή όσο μπορεί ακόμη να γίνει κάτι. Οι προγραμματισμένες ώρες δείχνουν τι επιδιώχθηκε, οι δεδουλευμένες ώρες δείχνουν τι έγινε πραγματικά, και η διαφορά τους είναι ο αριθμός που αξίζει να κοιτάτε κάθε μήνα. Οι αναφορές ωρών εργασίας αναλύουν την περίοδο ανά άτομο και ανά αμοιβή, ώστε ο χρόνος ενός έμπειρου στελέχους και ο χρόνος ενός νεότερου να μη διαβάζονται ως ίδιο κόστος. Η απόφαση τιμολόγησης μένει στην εταιρεία. Αλλάζει μόνο το ότι λαμβάνεται από καταγραφή και όχι από ανάμνηση.

Η εφημερία του γραφείου τύπου και το πρόγραμμα που κανείς δεν θέλει να αναλάβει

Κάθε γραφείο τύπου καταλήγει με ένα πρόγραμμα εφημεριών, και αυτό είναι σχεδόν πάντα το λιγότερο αγαπητό έγγραφο της εταιρείας. Φτιάχνεται αργά, τροποποιείται με μηνύματα, και το άτομο που υποτίθεται ότι είναι σε κάλυψη το μαθαίνει από συνάδελφο. Και όταν στραβώσει, στραβώνει δημοσίως.

Ο σχεδιασμός της εφημερίας ως κανονικών βαρδιών διορθώνει τη μηχανική. Κάθε περίοδος κάλυψης έχει καθορισμένη αρχή και τέλος, εμφανίζεται στο κινητό όποιου την κρατά, και μια αλλαγή φτάνει σε όλους ταυτόχρονα αντί να ταξιδεύει από στόμα σε στόμα. Η κάλυψη που δεν πήρε κανείς μπορεί να μείνει στη γραμμή των ανοιχτών βαρδιών μέχρι να τη διεκδικήσει κάποιος, μηχανισμός πολύ καλύτερος από έναν εταίρο που ρωτά όλο τον χώρο ένα απόγευμα Παρασκευής. Το λογισμικό προγραμματισμού για γραφείο τύπου δεν κάνει την εφημερία δημοφιλή, την κάνει όμως δίκαιη και ορατή, και αυτά τα δύο εμποδίζουν να πέφτει κάθε μήνα στα ίδια τρία άτομα.

Εκτός ωραρίου, σαββατοκύριακα και κάλυψη κρίσεων

Η δουλειά σε κρίση είναι απρόβλεπτη ως προς τον χρόνο αλλά όχι ως προς το σχήμα. Κάποιος έμπειρος πρέπει να είναι προσβάσιμος, κάποιος πρέπει να μπορεί να κλιμακώσει, και οι ώρες που ξοδεύονται πρέπει να καταγράφονται, γιατί συχνά είναι οι ακριβότερες ώρες που παραδίδει η εταιρεία μέσα στη χρονιά.

Ο προγραμματισμός αυτών των ωρών ως βαρδιών, με νυχτερινά μπλοκ και κάλυψη σαββατοκύριακου, δίνει στην ομάδα δίκαιη εναλλαγή και στην εταιρεία πραγματικό κόστος. Η καταγραφή ωρών μιας εταιρείας δημοσίων σχέσεων είναι χρήσιμη μόνο αν τις διαχωρίζει, ώστε οι δεδουλευμένες ώρες να αναφέρονται με τη δική τους αμοιβή και ένα σαββατοκύριακο διαχείρισης κρίσης να φαίνεται όσο κόστισε αντί να χάνεται στον μέσο όρο του μήνα. Οι καθυστερήσεις και η παρουσία καταγράφονται με τον ίδιο τρόπο, κάτι που μετράει λιγότερο για την ίδια την αναφορά και περισσότερο για το ότι η καταγραφή υπάρχει όταν ένας πελάτης ρωτήσει ποιος κάλυπτε στις δύο τα ξημερώματα.

Αιχμές λανσαρίσματος και εξωτερική υποστήριξη

Τα λανσαρίσματα, οι ημέρες αποτελεσμάτων, τα συνέδρια και οι στιγμές καμπάνιας δημιουργούν σύντομη και απότομη ζήτηση για ανθρώπους που η εταιρεία δεν απασχολεί τον υπόλοιπο χρόνο. Η εξωτερική υποστήριξη είναι κανονικότητα στον κλάδο, και το πρακτικό πρόβλημα είναι πάντα το ίδιο: να μπουν γρήγορα στο σχέδιο, να ξέρουν πού πρέπει να βρίσκονται και να αποχωρήσουν καθαρά μετά.

Μία λίστα ομάδας με θέσεις και επίπεδα πρόσβασης καλύπτει το μεγαλύτερο μέρος. Οι εξωτερικοί συνεργάτες παίρνουν απλή πρόσβαση στις δικές τους βάρδιες, οι υπεύθυνοι λογαριασμών παίρνουν δικαιώματα διαχειριστή στους λογαριασμούς τους, και μια είσοδος αρκετών ατόμων μπορεί να γίνει με εισαγωγή αντί να πληκτρολογηθεί ένας ένας. Η κατάσταση λογαριασμού δείχνει ποιος αποδέχθηκε πράγματι την πρόσκληση, ώστε να μην ανακαλύψετε το πρωί του λανσαρίσματος ότι δύο από τα επιπλέον χέρια δεν πήραν ποτέ το πρόγραμμα.

Προγραμματισμός ομάδας επικοινωνίας σε αγορές και ζώνες ώρας

Η δουλειά της επικοινωνίας σπάνια μένει σε ένα σημείο. Οι σύμβουλοι δουλεύουν από τα γραφεία των πελατών, οι ημέρες λανσαρίσματος γίνονται σε χώρους εκδηλώσεων και οι διεθνείς λογαριασμοί σημαίνουν συναδέλφους σε αγορές αρκετές ώρες μπροστά. Ένα πρόγραμμα που δείχνει σε όλους την ίδια ώρα ανεξάρτητα από το πού βρίσκονται δημιουργεί λάθη που εμφανίζονται μόνο την ίδια ημέρα.

Το να κρατάτε ζώνη ώρας για κάθε άτομο σημαίνει ότι οι ώρες των βαρδιών διαβάζονται σωστά από αυτόν που τις κοιτά, και το να δίνετε στις βάρδιες ετικέτα χώρου εργασίας σημαίνει ότι το πρόγραμμα καταγράφει πού έγινε η δουλειά και όχι μόνο ότι έγινε. Δίνει επίσης ειλικρινή απάντηση στο ερώτημα πόσοι από την ομάδα βρίσκονται πραγματικά στο γραφείο μια δεδομένη ημέρα.

Πού στέκεται αυτό δίπλα στο μάρκετινγκ και τον σχεδιασμό καμπανιών

Το όριο με τις γειτονικές ομάδες αξίζει να χαραχθεί. Ο σχεδιασμός δυναμικότητας για καμπάνιες σε τμήματα και εταιρείες μάρκετινγκ είναι συγγενικό αλλά διαφορετικό ζήτημα, και το καλύπτει η σελίδα μας για τον προγραμματισμό ομάδων μάρκετινγκ. Αυτή η σελίδα αφορά το κομμάτι που είναι ειδικά της επικοινωνίας: εφημερία γραφείου τύπου, κάλυψη κρίσεων και εκτός ωραρίου, και ώρες παγίου ανά λογαριασμό πελάτη.

Το άλλο όριο είναι με τα καθαυτό εργαλεία δημοσίων σχέσεων. Οι βάσεις δεδομένων μέσων, οι υπηρεσίες διανομής και οι πλατφόρμες παρακολούθησης ασχολούνται με δημοσιογράφους και δημοσιεύματα. Το Shifton ασχολείται με τους ανθρώπους που παραδίδουν τη δουλειά: προγράμματα και πρότυπα, ανοιχτές βάρδιες, διαθεσιμότητα, άδειες, ωρομέτρηση, διαλείμματα, δεδουλευμένες και υπερωριακές ώρες, ανάθεση εργασιών, ειδοποιήσεις και εξαγωγές ωρών. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν και τα δύο, και απαντούν σε διαφορετικά ερωτήματα.

Πώς να επιλέξετε εφαρμογή προγραμματισμού για ομάδα δημοσίων σχέσεων

Δοκιμάστε την στην εβδομάδα που φοβάστε. Στήστε μια εβδομάδα λανσαρίσματος με εξωτερική υποστήριξη, προσθέστε νυχτερινή εφημερία και έπειτα βγάλτε ένα έμπειρο στέλεχος από αυτήν την τελευταία στιγμή και δείτε πόσο γρήγορα το κενό ξαναδημοσιεύεται και καλύπτεται. Ελέγξτε πώς διαβάζεται μια μηνιαία αναφορά ωρών όταν τρέχουν τρεις λογαριασμοί ταυτόχρονα, γιατί αυτή είναι η αναφορά που θα κοιτάξει πραγματικά ένας διευθύνων σύμβουλος. Ανοίξτε την εφαρμογή σε κινητό, γιατί εκεί ελέγχεται η εφημερία.

Το Shifton είναι δωρεάν για έως 10 μέλη ομάδας χωρίς χρονικό όριο, κάτι που ταιριάζει σε μικρό γραφείο συμβούλων ή σε μικρό εσωτερικό γραφείο τύπου, και καθώς η ομάδα μεγαλώνει τα επί πληρωμή πακέτα χρεώνονται ανά εργαζόμενο τον μήνα. Αν το πρόγραμμα εφημεριών σας ζει σήμερα σε ένα νήμα μηνυμάτων και οι ώρες παγίου στο μυαλό κάποιου, και τα δύο αξίζει να μετακομίσουν κάπου όπου μπορούν να διαβαστούν.