ซอฟต์แวร์จัดตารางงานบริษัทประชาสัมพันธ์และฝ่ายสื่อสารองค์กร

ทีมประชาสัมพันธ์ขายสองสิ่งที่ผลิตเพิ่มไม่ได้ นั่นคือวิจารณญาณกับชั่วโมงทำงาน ค่าบริการรายเดือนระบุว่าจะได้รับความใส่ใจจากคนระดับอาวุโสเท่าใดต่อเดือน ลูกค้าคาดหวังว่าจะติดต่อใครสักคนได้เมื่อเรื่องแดงขึ้นตอนห้าทุ่ม และการเปิดตัวที่อยู่ในปฏิทินมาหกสัปดาห์ก็ยังต้องการมืออีกสามคู่ในสัปดาห์ที่มันเกิดขึ้นจริง ซอฟต์แวร์จัดตารางงานบริษัทประชาสัมพันธ์คือสิ่งที่ทำให้คำมั่นเหล่านั้นยังมองเห็นได้ในรูปของแผน ไม่ใช่ในรูปของการเดาว่าใครน่าจะว่างอยู่

ส่วนที่ยุ่งยากคืองานสื่อสารส่วนใหญ่ไม่ใช่งานเป็นกะในความหมายปกติ จนกระทั่งถึงวินาทีที่มันกลายเป็นงานเป็นกะขึ้นมา เวรประจำ ตารางรับมือวิกฤต วันงานอีเวนต์ และสัปดาห์เปิดตัว ล้วนทำงานเหมือนกะทั้งสิ้น และนั่นคือส่วนที่ปฏิทินใช้ร่วมกันจัดการได้แย่ที่สุด

ซอฟต์แวร์จัดตารางงานประชาสัมพันธ์มีไว้ทำอะไรกันแน่

ขอบเขตของมันแคบโดยตั้งใจ มันวางแผนว่าใครอยู่เวรและอยู่เมื่อใด เก็บเวรที่ยังไม่มีใครรับไว้ รวบรวมช่วงเวลาที่พร้อมทำงานและคำขอลา บันทึกเวลาเริ่มและเวลาเลิกจริง แล้วรายงานชั่วโมงแยกตามคนและตามบัญชีลูกค้า นี่คือกระดูกสันหลังเชิงปฏิบัติการที่รองรับงานทั้งหมด และในบริษัทส่วนใหญ่ตอนนี้มันถูกยึดไว้ด้วยสเปรดชีตหนึ่งไฟล์ แชตกลุ่มหนึ่งห้อง และความจำของคนคนเดียว

มันไม่ใช่ฐานข้อมูลสื่อ ไม่กระจายข่าวประชาสัมพันธ์ และไม่วัดผลการเผยแพร่ข่าว สิ่งเหล่านั้นเป็นหมวดหมู่แยกที่มีผู้ให้บริการของตัวเอง และระบบจัดตารางงานที่อ้างว่าทำได้ครบก็จะทำได้แย่ทั้งสี่อย่าง

ชั่วโมงตามค่าบริการรายเดือน และการรู้ว่าชั่วโมงนั้นตกกับลูกค้ารายใด

สัญญารายเดือนพังเงียบ ๆ ไม่มีใครตั้งใจให้ลูกค้า 60 ชั่วโมงทั้งที่ขายไป 40 มันเกิดจากการอะลุ่มอล่วยเล็ก ๆ ต่อเนื่องกัน สุดสัปดาห์รับมือวิกฤตที่ไม่ได้วางบิล และการเปิดตัวที่ยืดเกินแผน กว่าจะเห็นชัด บัญชีนั้นก็ขาดทุนมาแล้วทั้งไตรมาส และบทสนทนากับลูกค้าก็ยากกว่าที่ควรจะเป็นมาก

การผูกทุกกะไว้กับโปรเจกต์ของลูกค้าคือสิ่งที่ทำให้ความคลาดเคลื่อนนี้มองเห็นได้ตั้งแต่ยังพอทำอะไรได้ ชั่วโมงตามแผนบอกว่าตั้งใจไว้อย่างไร ชั่วโมงที่ทำจริงบอกว่าเกิดอะไรขึ้นจริง และส่วนต่างระหว่างสองตัวนี้คือตัวเลขที่ควรดูทุกเดือน รายงานชั่วโมงทำงาน แจกแจงรอบเวลาแยกตามคนและตามอัตราค่าจ้าง เวลาของคนอาวุโสกับของคนรุ่นใหม่จึงไม่ถูกอ่านเป็นต้นทุนก้อนเดียวกัน การตัดสินใจเรื่องวางบิลยังอยู่กับบริษัท สิ่งที่เปลี่ยนไปคือการตัดสินใจนั้นมาจากบันทึก ไม่ใช่จากความทรงจำ

เวรฝ่ายสื่อสารองค์กรกับตารางที่ไม่มีใครอยากรับผิดชอบ

ฝ่ายสื่อสารองค์กรทุกแห่งลงเอยด้วยตารางเวร และมันมักเป็นเอกสารที่คนรักน้อยที่สุดในบริษัทเสมอ มันถูกทำขึ้นช้า ถูกแก้ผ่านข้อความ และคนที่ควรอยู่เวรกลับรู้เรื่องจากเพื่อนร่วมงาน เมื่อมันพลาด มันพลาดต่อหน้าสาธารณะ

การวางเวรเป็นกะอย่างเป็นทางการช่วยแก้กลไกนี้ ทุกช่วงเวรมีเวลาเริ่มและเวลาจบที่ชัดเจน ปรากฏบนโทรศัพท์ของคนที่รับผิดชอบ และความเปลี่ยนแปลงไปถึงทุกคนพร้อมกันแทนที่จะเดินทางแบบปากต่อปาก เวรที่ยังไม่มีใครรับสามารถค้างอยู่ในแถวกะเปิดจนกว่าจะมีคนรับไป ซึ่งเป็นกลไกที่ดีกว่าการที่หุ้นส่วนเอ่ยถามทั้งห้องในบ่ายวันศุกร์มาก ซอฟต์แวร์จัดตารางงานฝ่ายสื่อสารองค์กรไม่ได้ทำให้การอยู่เวรเป็นที่นิยม แต่ทำให้มันยุติธรรมและมองเห็นได้ และสองสิ่งนี้เองที่หยุดไม่ให้เวรตกอยู่กับคนสามคนเดิมทุกเดือน

นอกเวลาทำการ วันหยุดสุดสัปดาห์ และเวรรับมือวิกฤต

งานวิกฤตคาดเดาเวลาไม่ได้ แต่คาดเดารูปแบบได้ ต้องมีคนอาวุโสที่ติดต่อได้ ต้องมีคนที่ส่งเรื่องขึ้นไปได้ และชั่วโมงที่ใช้ไปต้องถูกบันทึก เพราะบ่อยครั้งมันคือชั่วโมงที่แพงที่สุดที่บริษัทส่งมอบตลอดทั้งปี

การจัดชั่วโมงเหล่านั้นเป็นกะ รวมถึงบล็อกกลางคืนและเวรวันหยุด ให้ทีมได้การหมุนเวียนที่เป็นธรรม และให้บริษัทได้ต้นทุนจริง บันทึกเวลาทำงานของบริษัทประชาสัมพันธ์จะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อมันแยกส่วนนี้ออกมา ชั่วโมงที่ทำจริงจึงรายงานตามอัตราของตัวเองได้ และสุดสัปดาห์ที่รับมือวิกฤตจึงปรากฏตามต้นทุนจริงแทนที่จะถูกเฉลี่ยหายไปในเดือนนั้น การมาสายและการเข้างานถูกบันทึกด้วยวิธีเดียวกัน ซึ่งสำคัญน้อยกว่าที่ตัวรายงาน แต่สำคัญตรงที่บันทึกนั้นมีอยู่จริงเมื่อลูกค้าถามว่าใครดูแลอยู่ตอนตีสอง

ช่วงพีคของการเปิดตัวและกำลังเสริมฟรีแลนซ์

การเปิดตัว วันแถลงผลประกอบการ งานประชุม และจังหวะสำคัญของแคมเปญ สร้างความต้องการกำลังคนแบบสั้นและชันสำหรับคนที่บริษัทไม่ได้จ้างตลอดทั้งปี กำลังเสริมฟรีแลนซ์เป็นเรื่องปกติในอุตสาหกรรมนี้ และปัญหาในทางปฏิบัติก็เหมือนเดิมเสมอ คือพาพวกเขาเข้าแผนให้เร็ว ทำให้แน่ใจว่าพวกเขารู้ว่าต้องไปที่ไหน และถอดออกให้เรียบร้อยหลังจากนั้น

รายชื่อทีมชุดเดียวที่มีตำแหน่งและระดับสิทธิ์จัดการเรื่องนี้ได้เกือบทั้งหมด ฟรีแลนซ์ได้สิทธิ์ทั่วไปสำหรับดูกะของตัวเอง ผู้รับผิดชอบลูกค้าได้สิทธิ์ผู้ดูแลระบบเหนือบัญชีที่ตัวเองดูแล และการรับคนเข้ามาหลายคนพร้อมกันสามารถนำเข้าเป็นชุดแทนการพิมพ์ทีละคน สถานะบัญชีบอกว่าใครตอบรับคำเชิญจริง คุณจึงไม่ต้องมารู้ตอนเช้าวันเปิดตัวว่ากำลังเสริมสองคนไม่เคยได้รับตารางเลย

การจัดตารางงานทีมสื่อสารข้ามตลาดและข้ามเขตเวลา

งานสื่อสารแทบไม่เคยอยู่ที่เดียว ที่ปรึกษาทำงานจากออฟฟิศลูกค้า วันเปิดตัวเกิดขึ้นที่สถานที่จัดงาน และบัญชีระดับสากลหมายถึงเพื่อนร่วมงานในตลาดที่เร็วกว่าหลายชั่วโมง ตารางที่แสดงเวลาเดียวกันให้ทุกคนโดยไม่สนว่าใครอยู่ที่ไหน จะสร้างความผิดพลาดที่โผล่ขึ้นมาในวันงานพอดี

การเก็บเขตเวลาไว้กับแต่ละคนหมายความว่าเวลากะจะแสดงถูกต้องสำหรับคนที่กำลังดูอยู่ และการติดป้ายสถานที่ทำงานให้กะหมายความว่าตารางบันทึกด้วยว่างานเกิดขึ้นที่ไหน ไม่ใช่แค่ว่ามันเกิดขึ้นแล้ว มันยังให้คำตอบตรงไปตรงมากับคำถามที่ว่าในแต่ละวันมีคนในทีมอยู่ที่ออฟฟิศจริงกี่คน

เส้นแบ่งกับงานการตลาดและการวางแผนแคมเปญ

เส้นแบ่งกับทีมข้างเคียงควรลากให้ชัด การวางแผนกำลังคนของแคมเปญสำหรับแผนกและเอเจนซีการตลาดเป็นโจทย์ที่เกี่ยวข้องแต่คนละเรื่อง และหน้า การจัดตารางงานทีมการตลาด ของเราพูดถึงเรื่องนั้น ส่วนหน้านี้พูดถึงส่วนที่เป็นงานสื่อสารโดยเฉพาะ ได้แก่ เวรฝ่ายสื่อสารองค์กร กำลังคนรับมือวิกฤตและนอกเวลาทำการ และชั่วโมงตามค่าบริการรายเดือนของแต่ละบัญชีลูกค้า

อีกเส้นแบ่งหนึ่งคือกับเครื่องมือประชาสัมพันธ์โดยตรง ฐานข้อมูลสื่อ บริการกระจายข่าว และแพลตฟอร์มมอนิเตอร์ข่าว ทำงานกับนักข่าวและผลการเผยแพร่ Shifton ทำงานกับคนที่ลงมือส่งมอบงาน ได้แก่ ตารางและเทมเพลต กะเปิด ช่วงเวลาที่พร้อมทำงาน การลา ระบบลงเวลา ช่วงพัก ชั่วโมงทำงานและล่วงเวลา การมอบหมายงาน การแจ้งเตือน และการส่งออกข้อมูลชั่วโมง บริษัทใช้ทั้งสองอย่าง และทั้งสองตอบคำถามคนละข้อ

เลือกแอปจัดตารางงานสำหรับทีมประชาสัมพันธ์อย่างไร

ทดสอบมันด้วยสัปดาห์ที่คุณกลัวที่สุด ลองสร้างสัปดาห์เปิดตัวที่มีกำลังเสริมฟรีแลนซ์ เพิ่มเวรกลางคืน แล้วดึงคนอาวุโสออกจากเวรนั้นแบบกระชั้นชิด แล้วดูว่าช่องว่างถูกประกาศใหม่และถูกเติมเร็วแค่ไหน ลองดูว่ารายงานชั่วโมงรายเดือนอ่านออกอย่างไรเมื่อมีสามบัญชีเดินไปพร้อมกัน เพราะนั่นคือรายงานที่ผู้บริหารจะเปิดดูจริง และเปิดแอปบนโทรศัพท์ด้วย เพราะเวรถูกตรวจสอบกันที่นั่น

Shifton ใช้งานฟรีสำหรับสมาชิกทีมไม่เกิน 10 คนโดยไม่จำกัดระยะเวลา ซึ่งเหมาะกับที่ปรึกษาขนาดเล็กหรือฝ่ายสื่อสารองค์กรภายในที่มีคนไม่มาก และเมื่อทีมโตขึ้น แพ็กเกจแบบชำระเงิน จะคิดค่าบริการต่อพนักงานหนึ่งคนต่อเดือน หากตารางเวรของคุณตอนนี้อยู่ในเธรดข้อความ และชั่วโมงตามค่าบริการรายเดือนอยู่ในหัวของใครบางคน ทั้งสองอย่างคุ้มค่าที่จะย้ายไปอยู่ในที่ที่อ่านออกได้