Basın Ofisi ve Müşteri İşleri için PR Ajansı Vardiya Yazılımı

Bir PR ekibi, daha fazlasını üretemeyeceği iki şey satar: muhakeme ve saat. Aylık danışmanlık sözleşmesi ayda belli miktarda kıdemli ilgi vaat eder, müşteri gece on birde bir haber patladığında ulaşılabilir birini bekler ve altı haftadır ajandada duran lansman, gerçekleştiği hafta yine de üç çift fazladan el ister. Halkla ilişkiler ajansı vardiya yazılımı, bu sözleri kimin ortalıkta olduğuna dair bir varsayım olarak değil, görünür bir plan olarak tutan şeydir.

İşin can sıkıcı yanı, iletişim işinin çoğunun alışılmış anlamda vardiyalı iş olmamasıdır; ta ki olduğu ana kadar. Nöbet kapsaması, kriz çizelgeleri, etkinlik günleri ve lansman haftaları vardiya gibi davranır ve paylaşılan bir takvimin en kötü becerdiği kısımlar tam olarak bunlardır.

Halkla ilişkiler ajansı vardiya yazılımı aslında ne işe yarar

Kapsam bilerek dardır. Kimin ne zaman nöbette olduğunu planlar, henüz kimsenin üstlenmediği kapsamayı tutar, uygunluk ve izin taleplerini toplar, gerçek başlangıç ve bitiş saatlerini kaydeder ve saatleri kişi ile hesap bazında raporlar. İşin altındaki operasyonel omurga budur ve çoğu ajansta şu anda bir hesap tablosu, bir grup sohbeti ve tek bir kişinin hafızasıyla ayakta durmaktadır.

Bir medya veritabanı değildir, bülten dağıtmaz ve çıkan haberleri ölçmez. Bunlar kendi sağlayıcıları olan ayrı kategorilerdir ve bunları da yaptığını iddia eden bir planlama sistemi dördünü birden kötü yapardı.

Aylık danışmanlık saatleri ve bir saatin hangi müşteriye düştüğü

Aylık sözleşmeler sessizce çöker. Kimse 40 saat satılmışken müşteriye 60 saat vermeye karar vermez; bu, küçük jestlerin art arda gelmesiyle, faturalanmamış bir kriz hafta sonuyla ve süresi taşan bir lansmanla olur. Durum belirginleştiğinde hesap bir çeyrektir zarardadır ve müşteriyle yapılacak konuşma olması gerekenden çok daha zordur.

Her vardiyayı bir müşteri projesine bağlamak, bu kaymayı hâlâ bir şey yapılabilecekken görünür kılar. Planlanan saatler neyin amaçlandığını, çalışılan saatler gerçekte ne olduğunu gösterir ve aradaki fark her ay bakılmaya değer sayıdır. Çalışma saati raporları dönemi kişi ve ücret oranı bazında ayrıştırır; böylece kıdemli zaman ile genç zaman aynı maliyet gibi okunmaz. Faturalama kararı ajansta kalır; değişen şey, bu kararın bir hatıradan değil bir kayıttan verilmesidir.

Basın ofisi nöbeti ve kimsenin sahiplenmek istemediği çizelge

Her basın ofisinin sonunda bir nöbet çizelgesi olur ve bu neredeyse her zaman ajansın en sevilmeyen belgesidir. Geç hazırlanır, mesajla değiştirilir ve nöbette olması gereken kişi durumu bir meslektaşından öğrenir. İşler ters gittiğinde ise herkesin gözü önünde ters gider.

Nöbeti düzgün vardiyalar olarak planlamak mekaniği düzeltir. Her kapsama diliminin tanımlı bir başlangıcı ve bitişi vardır, onu üstlenenin telefonunda görünür ve bir değişiklik kulaktan kulağa yayılmak yerine herkese aynı anda ulaşır. Kimsenin almadığı kapsama, biri üstlenene kadar açık vardiya satırında durabilir; bu, bir ortağın cuma öğleden sonra odaya soru sormasından çok daha iyi bir mekanizmadır. Basın ofisi vardiya yazılımı nöbeti sevilir hale getirmez ama adil ve görünür kılar; nöbetin her ay aynı üç kişinin üzerine kalmasını engelleyen de tam olarak bu ikisidir.

Mesai dışı, hafta sonları ve kriz kapsaması

Kriz işi zamanlama açısından öngörülemez ama biçim açısından değildir. Kıdemli birinin ulaşılabilir olması, birinin konuyu üste taşıyabilmesi ve harcanan saatlerin kaydedilmesi gerekir; çünkü bunlar çoğu zaman ajansın tüm yıl boyunca verdiği en pahalı saatlerdir.

Gece bloklarını ve hafta sonu kapsamasını da içerecek şekilde bu saatleri vardiya olarak planlamak, ekibe adil bir rotasyon, ajansa gerçek bir maliyet verir. Bir PR ajansı mesai kaydı ancak bunları ayırdığında işe yarar; böylece çalışılan saatler kendi oranıyla raporlanabilir ve bir kriz hafta sonu ayın içinde ortalamaya karışmak yerine gerçekte neye mal olduğuyla görünür. Geç kalma ve devam da aynı şekilde kaydedilir; bunun önemi rapordan çok, müşteri gece ikide kimin nöbette olduğunu sorduğunda kaydın var olmasındadır.

Lansman yoğunlukları ve serbest çalışan desteği

Lansmanlar, finansal sonuç günleri, konferanslar ve kampanya anları, ajansın yılın kalanında istihdam etmediği kişiler için kısa ve sert bir talep yaratır. Serbest çalışan desteği bu sektörde olağandır ve pratik sorun hep aynıdır: onları hızla plana almak, nerede olacaklarını bilmelerini sağlamak ve sonrasında temiz biçimde çıkarmak.

Pozisyon ve erişim düzeyleri olan tek bir ekip listesi bunun çoğunu halleder. Serbest çalışanlar kendi vardiyaları için sıradan erişim alır, müşteri sorumluları kendi hesapları üzerinde yönetici hakları alır ve birkaç kişilik bir giriş tek tek yazılmak yerine içe aktarılabilir. Hesap durumu kimin daveti gerçekten kabul ettiğini gösterir; lansman sabahı iki ek kişinin çizelgeyi hiç almadığını fark etmekten böyle kurtulursunuz.

Pazarlar ve saat dilimleri arasında iletişim ekibi planlaması

İletişim işi nadiren tek yerde durur. Danışmanlar müşteri ofislerinde çalışır, lansman günleri mekânlarda geçer ve uluslararası hesaplar birkaç saat ileride olan pazarlardaki meslektaşlar demektir. Nerede olduklarına bakmadan herkese aynı saati gösteren bir çizelge, ancak o gün ortaya çıkan hatalar üretir.

Her kişi için bir saat dilimi tutmak, vardiya saatlerinin ona bakan kişi için doğru okunması demektir; vardiyaları çalışma konumuyla etiketlemek ise çizelgenin işin sadece yapıldığını değil nerede yapıldığını da kaydetmesi demektir. Ayrıca ekibin belirli bir günde ne kadarının gerçekten ofiste olduğu sorusuna dürüst bir yanıt verir.

Bunun pazarlama ve kampanya planlamasının yanındaki yeri

Komşu ekiplerle sınırı çizmek gerekir. Pazarlama departmanları ve ajansları için kampanya kapasitesi planlaması ilişkili ama farklı bir sorundur ve bunu pazarlama ekibi vardiya planlaması sayfamız ele alır. Bu sayfanın konusu iletişime özgü kısımdır: basın ofisi nöbeti, kriz ve mesai dışı kapsama ve müşteri hesabı başına aylık danışmanlık saatleri.

Diğer sınır ise asıl PR araçlarıyladır. Medya veritabanları, dağıtım hizmetleri ve takip platformları gazetecilerle ve çıkan haberlerle ilgilenir. Shifton işi yapan insanlarla ilgilenir: çizelgeler ve şablonlar, açık vardiyalar, uygunluk, izin, mesai saati takibi, molalar, çalışılan ve fazla mesai saatleri, görev atama, bildirimler ve saat dışa aktarımları. Ajanslar ikisini birden kullanır ve bunlar farklı sorulara yanıt verir.

PR ekibi vardiya uygulaması seçerken

Onu en çok korktuğunuz haftada deneyin. Serbest çalışan destekli bir lansman haftası kurun, gece nöbeti ekleyin, sonra kıdemli birini kısa sürede oradan çıkarın ve boşluğun ne kadar hızlı yeniden yayınlanıp doldurulduğuna bakın. Üç hesap aynı anda dönerken aylık saat raporunun nasıl okunduğunu kontrol edin; çünkü genel müdürün gerçekten bakacağı rapor odur. Uygulamayı telefonda açın, çünkü nöbet oradan kontrol edilir.

Shifton 10 ekip üyesine kadar süre sınırı olmadan ücretsizdir; bu da butik bir danışmanlığa veya küçük bir kurum içi basın ofisine uyar ve ekip büyüdükçe ücretli paketler çalışan başına aylık faturalandırılır. Nöbet çizelgeniz şu anda bir mesaj dizisinde, aylık danışmanlık saatleriniz de birinin aklında yaşıyorsa, ikisini de okunabilecekleri bir yere taşımaya değer.