Logiciel de planning pour agence de RP et service de presse

Une équipe RP vend deux choses qu'elle ne peut pas produire davantage : du jugement et des heures. Le forfait mensuel promet une certaine quantité d'attention senior par mois, le client attend que quelqu'un soit joignable quand un sujet sort à onze heures du soir, et le lancement inscrit à l'agenda depuis six semaines réclamera quand même trois paires de bras supplémentaires la semaine où il tombe. Un logiciel de planning pour agence de relations publiques sert précisément à garder ces promesses visibles sous forme de plan plutôt que de supposition sur qui sera disponible.

Le point délicat est que la communication n'est pas du travail posté au sens habituel, jusqu'au moment exact où elle l'est. Astreinte, tableaux de crise, journées d'événement et semaines de lancement se comportent comme des shifts, et ce sont exactement les parties qu'un agenda partagé gère le plus mal.

À quoi sert vraiment un logiciel de planning en agence RP

Le périmètre est volontairement étroit. Il planifie qui est de garde et quand, garde la couverture que personne n'a encore prise, recueille les disponibilités et les demandes de congés, enregistre les heures réelles de début et de fin, et restitue les heures par personne et par budget. C'est la colonne vertébrale opérationnelle du travail, et dans la plupart des agences elle tient aujourd'hui avec un tableur, une boucle de messagerie et la mémoire d'une seule personne.

Ce n'est pas une base de données médias, cela ne diffuse pas de communiqués et cela ne mesure pas les retombées. Ce sont des catégories distinctes avec leurs propres éditeurs, et un système de planning qui prétendrait les couvrir ferait mal les quatre.

Heures du forfait et savoir sur quel client une heure a été imputée

Les forfaits se dégradent en silence. Personne ne décide de donner 60 heures à un client quand 40 ont été vendues ; cela arrive par une série de petits gestes, un week-end de crise non facturé et un lancement qui a débordé. Quand cela devient évident, le budget est déficitaire depuis un trimestre et la conversation avec le client est bien plus dure qu'elle n'aurait dû l'être.

Rattacher chaque shift à un projet client rend la dérive visible tant que l'on peut encore agir. Les heures planifiées montrent l'intention, les heures travaillées montrent ce qui s'est réellement passé, et l'écart entre les deux est le chiffre à regarder chaque mois. Nos rapports d'heures travaillées détaillent la période par personne et par taux, de sorte que le temps senior et le temps junior ne se lisent pas comme le même coût. La décision de facturation reste à l'agence ; ce qui change, c'est qu'elle se prend sur un relevé et non sur un souvenir.

L'astreinte du service de presse et le tableau que personne ne veut tenir

Tout service de presse finit avec un tableau d'astreinte, et c'est presque toujours le document le moins aimé de l'agence. Il est monté tard, il est modifié par message, et la personne censée être de garde l'apprend par un collègue. Quand cela dérape, cela dérape en public.

Planifier l'astreinte en vrais shifts répare la mécanique. Chaque période de couverture a un début et une fin définis, elle apparaît sur le téléphone de celui qui la tient, et un changement atteint tout le monde d'un coup au lieu de circuler de bouche à oreille. Une couverture que personne n'a prise peut rester dans la ligne des shifts ouverts jusqu'à ce que quelqu'un la revendique, ce qui vaut nettement mieux qu'un associé qui interpelle la salle un vendredi après-midi. Un logiciel de planification pour les relations publiques ne rend pas l'astreinte populaire, mais il la rend équitable et visible, et ce sont ces deux choses qui l'empêchent de retomber chaque mois sur les trois mêmes personnes.

Hors horaires, week-ends et couverture de crise

Le travail de crise est imprévisible dans son calendrier mais pas dans sa forme. Quelqu'un de senior doit être joignable, quelqu'un doit pouvoir escalader, et les heures engagées doivent être enregistrées parce qu'elles sont souvent les plus chères que l'agence délivre de toute l'année.

Planifier ces heures en shifts, blocs de nuit et couverture de week-end compris, donne à l'équipe une rotation équitable et à l'agence un coût réel. Un relevé d'heures d'agence RP n'est utile que s'il les sépare : les heures travaillées peuvent alors être restituées à leur propre taux, et un week-end de gestion de crise apparaît pour ce qu'il a coûté au lieu d'être moyenné sur le mois. Retards et présence s'enregistrent de la même façon, ce qui compte moins pour le rapport que pour le fait que le relevé existe quand un client demande qui couvrait à deux heures du matin.

Pics de lancement et renfort freelance

Lancements, publications de résultats, conférences et temps forts de campagne créent une demande courte et intense de personnes que l'agence n'emploie pas le reste de l'année. Le renfort freelance est normal dans ce métier, et le problème pratique est toujours le même : les intégrer vite au plan, s'assurer qu'ils savent où être, et les sortir proprement ensuite.

Une liste d'équipe unique avec postes et niveaux d'accès règle l'essentiel. Les freelances reçoivent un accès ordinaire à leurs propres shifts, les chargés de budget reçoivent des droits d'administrateur sur leurs propres budgets, et une arrivée de plusieurs personnes s'importe au lieu de se saisir une par une. Le statut du compte montre qui a réellement accepté une invitation, ce qui évite de découvrir le matin d'un lancement que deux de vos renforts n'ont jamais reçu le tableau.

Planifier une équipe de communication sur plusieurs marchés et fuseaux

Le travail de communication tient rarement en un seul lieu. Les consultants travaillent chez les clients, les journées de lancement se déroulent sur des sites, et les budgets internationaux signifient des collègues sur des marchés en avance de plusieurs heures. Un tableau qui affiche la même heure à tout le monde, où qu'il soit, crée des erreurs qui ne se révèlent que le jour même.

Attacher un fuseau horaire à chaque personne fait que les horaires de shift se lisent correctement pour celui qui les regarde, et marquer les shifts d'un lieu de travail fait que le planning enregistre où le travail a eu lieu, pas seulement qu'il a eu lieu. Cela donne aussi une réponse honnête à la question de savoir quelle part de l'équipe est réellement au bureau un jour donné.

Ce que cela recouvre par rapport au marketing et au planning de campagne

La frontière avec les équipes voisines mérite d'être tracée. La planification de capacité pour les campagnes des directions marketing et des agences est un sujet voisin mais différent, et notre page sur la planification des équipes marketing le traite. Cette page-ci porte sur la partie propre à la communication : astreinte du service de presse, couverture de crise et hors horaires, et heures de forfait par budget client.

L'autre frontière est celle des outils RP proprement dits. Bases de données médias, services de diffusion et plateformes de veille traitent des journalistes et des retombées. Shifton traite des personnes qui délivrent le travail : plannings et modèles, shifts ouverts, disponibilités, congés, pointeuse, pauses, heures travaillées et supplémentaires, affectation de tâches, notifications et exports d'heures. Les agences font tourner les deux, et ils répondent à des questions différentes.

Choisir une application de planning pour équipe RP

Testez-la sur la semaine que vous redoutez. Montez une semaine de lancement avec du renfort freelance, ajoutez une astreinte de nuit, puis retirez-en un senior au dernier moment et regardez à quelle vitesse le trou est republié et comblé. Vérifiez comment se lit un rapport d'heures mensuel quand trois budgets tournent en même temps, car c'est le rapport qu'un directeur général regardera vraiment. Ouvrez l'application sur un téléphone, parce que c'est là que l'astreinte se consulte.

Shifton est gratuit jusqu'à 10 membres d'équipe sans limite de durée, ce qui convient à un cabinet indépendant ou à un petit service de presse interne, et les offres payantes se facturent par employé et par mois à mesure que l'équipe grandit. Si votre tableau d'astreinte vit aujourd'hui dans un fil de discussion et vos heures de forfait dans la tête de quelqu'un, les deux gagnent à déménager là où on peut les lire.