Dienstplan-Software für PR-Agentur und Pressestelle

Ein PR-Team verkauft zwei Dinge, von denen es nicht mehr herstellen kann: Urteilsvermögen und Stunden. Der Retainer sagt eine bestimmte Menge an Aufmerksamkeit erfahrener Köpfe pro Monat zu, der Kunde erwartet jemanden, der erreichbar ist, wenn um elf Uhr abends eine Geschichte hochkommt, und der Launch, der seit sechs Wochen im Kalender steht, braucht in der Woche seines Erscheinens trotzdem drei zusätzliche Paar Hände. Dienstplan-Software für PR-Agenturen hält genau diese Zusagen als Plan sichtbar und nicht als Annahme darüber, wer gerade da ist.

Das Unangenehme daran ist, dass Kommunikationsarbeit keine Schichtarbeit im üblichen Sinn ist, genau bis zu dem Moment, in dem sie es doch ist. Bereitschaft, Krisenpläne, Veranstaltungstage und Launch-Wochen verhalten sich wie Schichten, und genau damit kommt ein geteilter Kalender am schlechtesten zurecht.

Wofür Dienstplan-Software in einer PR-Agentur wirklich da ist

Der Zuschnitt ist bewusst eng. Sie plant, wer wann im Dienst ist, hält die Abdeckung bereit, die noch niemand übernommen hat, sammelt Verfügbarkeiten und Abwesenheitsanträge, erfasst tatsächliche Anfangs- und Endzeiten und weist die Stunden je Person und je Etat aus. Das ist das operative Rückgrat unter der Arbeit, und in den meisten Agenturen hängt es derzeit an einer Tabelle, einem Gruppenchat und dem Gedächtnis einer einzelnen Person.

Es ist keine Mediendatenbank, es verteilt keine Mitteilungen und es misst keine Berichterstattung. Das sind eigene Kategorien mit eigenen Anbietern, und ein Planungssystem, das all das zu können behauptete, würde jede dieser Aufgaben schlecht erledigen.

Retainer-Stunden und die Frage, auf welchen Kunden eine Stunde gelaufen ist

Retainer scheitern leise. Niemand entscheidet, einem Kunden 60 Stunden zu geben, wenn 40 verkauft wurden; es entsteht aus einer Reihe kleiner Gefälligkeiten, einem nicht abgerechneten Krisenwochenende und einem Launch, der ausgeufert ist. Wenn es offensichtlich wird, ist der Etat seit einem Quartal unrentabel und das Gespräch mit dem Kunden deutlich schwerer, als es hätte sein müssen.

Jede Schicht an ein Kundenprojekt zu hängen, macht diese Abweichung sichtbar, solange sich noch etwas ändern lässt. Geplante Stunden zeigen die Absicht, geleistete Stunden zeigen, was wirklich passiert ist, und der Unterschied dazwischen ist die Zahl, die sich jeden Monat zu betrachten lohnt. Unsere Arbeitszeitberichte schlüsseln den Zeitraum nach Person und nach Satz auf, sodass Senior-Zeit und Junior-Zeit nicht als gleiche Kosten gelesen werden. Die Abrechnungsentscheidung bleibt bei der Agentur; neu ist nur, dass sie aus einer Aufzeichnung heraus getroffen wird und nicht aus der Erinnerung.

Bereitschaft der Pressestelle und der Plan, den niemand führen will

Jede Pressestelle endet mit einem Bereitschaftsplan, und er ist fast immer das unbeliebteste Dokument im Haus. Er entsteht spät, wird per Nachricht geändert, und wer eigentlich Dienst hat, erfährt es von einer Kollegin. Wenn hier etwas schiefgeht, geht es öffentlich schief.

Bereitschaft als richtige Schicht zu planen, repariert die Mechanik. Jeder Abdeckungszeitraum hat einen festen Anfang und ein festes Ende, er erscheint auf dem Handy der Person, die ihn hält, und eine Änderung erreicht alle gleichzeitig statt über Flurfunk. Abdeckung, die niemand genommen hat, kann in der Zeile für offene Schichten stehen bleiben, bis jemand sie übernimmt, was deutlich besser ist, als wenn ein Partner am Freitagnachmittag in die Runde fragt. Planungssoftware für die Öffentlichkeitsarbeit macht Bereitschaft nicht beliebt, aber sie macht sie fair und sichtbar, und genau das verhindert, dass sie jeden Monat bei denselben drei Personen landet.

Randzeiten, Wochenenden und Krisenabdeckung

Krisenarbeit ist im Zeitpunkt unvorhersehbar, in der Form aber nicht. Jemand mit Erfahrung muss erreichbar sein, jemand muss eskalieren können, und die anfallenden Stunden müssen erfasst werden, weil sie häufig die teuersten Stunden sind, die die Agentur im ganzen Jahr leistet.

Diese Stunden als Schichten zu planen, einschließlich Nachtblöcken und Wochenendabdeckung, gibt dem Team eine faire Rotation und der Agentur echte Kosten. Ein Stundennachweis in der PR-Agentur nützt nur, wenn er sie trennt: geleistete Stunden lassen sich mit eigenem Satz auswerten, und ein Krisenwochenende erscheint mit dem, was es gekostet hat, statt im Monatsschnitt unterzugehen. Verspätungen und Anwesenheit werden genauso erfasst, wobei weniger der Bericht zählt als die Tatsache, dass die Aufzeichnung überhaupt existiert, wenn ein Kunde fragt, wer um zwei Uhr nachts zuständig war.

Launch-Spitzen und freie Unterstützung

Launches, Bilanztage, Konferenzen und Kampagnenmomente erzeugen kurze, harte Nachfrage nach Menschen, die die Agentur den Rest des Jahres nicht beschäftigt. Freie Unterstützung ist in dieser Branche normal, und das praktische Problem ist immer dasselbe: sie schnell in den Plan zu bekommen, dafür zu sorgen, dass sie wissen, wo sie sein sollen, und sie danach sauber wieder herauszunehmen.

Eine einzige Teamliste mit Positionen und Zugangsstufen erledigt das meiste davon. Freelancer bekommen normalen Zugang zu ihren eigenen Schichten, Etatverantwortliche bekommen Administratorrechte für ihre eigenen Etats, und ein Zugang mehrerer Personen lässt sich importieren statt einzeln eintippen. Der Kontostatus zeigt, wer eine Einladung tatsächlich angenommen hat, und so vermeiden Sie die Entdeckung am Morgen eines Launches, dass zwei Ihrer zusätzlichen Hände den Plan nie erhalten haben.

Planung von Kommunikationsteams über Märkte und Zeitzonen hinweg

Kommunikationsarbeit sitzt selten an einem Ort. Beraterinnen und Berater arbeiten beim Kunden, Launch-Tage finden an Veranstaltungsorten statt, und internationale Etats bedeuten Kollegen in Märkten mehrere Stunden voraus. Ein Plan, der allen dieselbe Zeit anzeigt, egal wo sie sind, erzeugt Fehler, die erst am Tag selbst auffallen.

Eine Zeitzone je Person bedeutet, dass Schichtzeiten für die Person korrekt gelesen werden, die darauf schaut, und Schichten mit einem Arbeitsort zu versehen bedeutet, dass der Plan festhält, wo die Arbeit war, und nicht nur, dass sie stattfand. Das gibt auch eine ehrliche Antwort auf die Frage, wie viel des Teams an einem bestimmten Tag tatsächlich im Büro ist.

Wo das neben Marketing und Kampagnenplanung steht

Die Grenze zu angrenzenden Teams lohnt sich zu ziehen. Kapazitätsplanung für Kampagnen in Marketingabteilungen und Agenturen ist ein verwandtes, aber anderes Problem, und unsere Seite zur Personalplanung im Marketing behandelt es. Diese Seite handelt vom kommunikationsspezifischen Teil: Bereitschaft der Pressestelle, Krisen- und Randzeitenabdeckung und Retainer-Stunden je Kundenetat.

Die andere Grenze verläuft zu den eigentlichen PR-Werkzeugen. Mediendatenbanken, Verteildienste und Monitoring-Plattformen befassen sich mit Journalisten und Berichterstattung. Shifton befasst sich mit den Menschen, die die Arbeit leisten: Pläne und Vorlagen, offene Schichten, Verfügbarkeit, Abwesenheiten, Zeiterfassung, Pausen, geleistete Stunden und Überstunden, Aufgabenzuweisung, Benachrichtigungen und Stundenexporte. Agenturen betreiben beides, und sie beantworten verschiedene Fragen.

Eine App für die PR-Teamplanung auswählen

Testen Sie sie an der Woche, vor der Ihnen graut. Bauen Sie eine Launch-Woche mit freier Unterstützung, ergänzen Sie Nachtbereitschaft, nehmen Sie dann kurzfristig eine erfahrene Person davon herunter und sehen Sie, wie schnell die Lücke neu veröffentlicht und gefüllt wird. Prüfen Sie, wie sich ein Monatsstundenbericht liest, wenn drei Etats gleichzeitig laufen, denn das ist der Bericht, den eine Geschäftsführung wirklich anschaut. Öffnen Sie die App auf dem Handy, denn dort wird Bereitschaft nachgesehen.

Shifton ist für bis zu 10 Teammitglieder ohne zeitliche Begrenzung kostenlos, was zu einer kleinen Beratung oder einer kleinen internen Pressestelle passt, und kostenpflichtige Tarife werden pro Mitarbeiter und Monat berechnet, wenn das Team wächst. Wenn Ihr Bereitschaftsplan derzeit in einem Nachrichtenverlauf lebt und Ihre Retainer-Stunden im Kopf einer Person, gehören beide an einen Ort, an dem man sie lesen kann.