Rozpis směn pro PR agenturu a tiskové oddělení

PR tým prodává dvě věci, kterých nedokáže vyrobit víc: úsudek a hodiny. Paušál slibuje určité množství pozornosti zkušených lidí za měsíc, klient očekává někoho dostupného, když téma vyskočí v jedenáct večer, a launch, který je v kalendáři šest týdnů, si stejně vyžádá tři páry rukou navíc v týdnu, kdy dopadne. Software na rozpis směn pro PR agentury slouží právě k tomu, aby tyhle sliby byly vidět jako plán, a ne jako domněnka o tom, kdo bude náhodou po ruce.

Nepříjemné je, že většina komunikační práce není směnná práce v obvyklém smyslu přesně do chvíle, kdy jí je. Pohotovost, krizové rozpisy, dny akcí a týdny launchů se chovají jako směny a jsou to přesně ty části, které sdílený kalendář zvládá nejhůř.

K čemu rozpis směn v PR agentuře doopravdy slouží

Záběr je záměrně úzký. Plánuje, kdo má kdy pohotovost, drží pokrytí, které si ještě nikdo nevzal, sbírá dostupnost a žádosti o volno, zaznamenává skutečné časy příchodu a odchodu a vykazuje hodiny podle lidí a podle klientů. To je provozní páteř pod prací a ve většině agentur ji dnes drží pohromadě tabulka, skupinový chat a paměť jednoho člověka.

Není to databáze médií, nerozesílá to tiskové zprávy a neměří to výstupy. To jsou samostatné kategorie s vlastními dodavateli a plánovací systém, který by tvrdil, že je zvládne všechny, by dělal špatně všechny čtyři.

Paušální hodiny a vědomí, na kterého klienta hodina dopadla

Paušály selhávají potichu. Nikdo se nerozhodne dát klientovi 60 hodin, když se prodalo 40; stane se to řadou drobných laskavostí, nevyfakturovaným krizovým víkendem a launchem, který se protáhl. Než to začne být zřejmé, klient je čtvrt roku ztrátový a rozhovor s ním je mnohem těžší, než musel být.

Navěšení každé směny na klientský projekt je to, co odchylku zviditelní, dokud se s ní ještě dá něco dělat. Plánované hodiny ukazují záměr, odpracované hodiny ukazují, co se opravdu stalo, a rozdíl mezi nimi je číslo, na které stojí za to se každý měsíc podívat. Naše výkazy odpracovaných hodin rozpadají období podle lidí a podle sazeb, takže se čas zkušených a čas juniorů nečte jako stejný náklad. Rozhodnutí o fakturaci zůstává na agentuře; mění se jen to, že padne na základě záznamu, a ne vzpomínky.

Pohotovost tiskového oddělení a rozpis, který nikdo nechce vlastnit

Každé tiskové oddělení skončí u rozpisu pohotovostí a skoro vždy jde o nejméně oblíbený dokument v agentuře. Vzniká pozdě, upravuje se zprávami a ten, kdo má mít pohotovost, se to dozví od kolegy. Když se to pokazí, pokazí se to na veřejnosti.

Naplánovat pohotovost jako pořádné směny opraví mechaniku. Každý úsek pokrytí má daný začátek a konec, objeví se v telefonu toho, kdo ho drží, a změna dorazí ke všem naráz místo cesty od úst k ústům. Pokrytí, které si nikdo nevzal, může zůstat v řádku volných směn, dokud si ho někdo nenárokuje, což je mnohem lepší mechanismus než partner, který se v pátek odpoledne ptá místnosti. Software pro plánování v public relations pohotovost neudělá oblíbenou, ale udělá ji spravedlivou a viditelnou, a právě tyhle dvě věci brání tomu, aby každý měsíc dopadala na stejné tři lidi.

Mimo pracovní dobu, víkendy a krizové pokrytí

Krizová práce je nepředvídatelná v čase, ale ne ve tvaru. Někdo zkušený musí být dostupný, někdo musí umět eskalovat a zapojené hodiny je potřeba zaznamenat, protože bývají nejdražšími hodinami, jaké agentura za celý rok dodá.

Naplánovat tyhle hodiny jako směny, včetně nočních bloků a víkendového pokrytí, dá týmu spravedlivou rotaci a agentuře reálný náklad. Výkaz hodin v PR agentuře je užitečný jen tehdy, když je odděluje: odpracované hodiny lze vykázat s vlastní sazbou, takže víkend krizové komunikace se ukáže jako to, co stál, místo aby se rozmělnil do měsíčního průměru. Pozdní příchody a docházka se zaznamenávají stejně a tam méně záleží na výkazu než na tom, že záznam vůbec existuje, když se klient zeptá, kdo měl službu ve dvě ráno.

Špičky u launchů a podpora externistů

Launche, dny výsledků, konference a kampaňové momenty vytvářejí krátkou a ostrou poptávku po lidech, které agentura zbytek roku nezaměstnává. Podpora externistů je v tomhle oboru běžná a praktický problém je vždycky stejný: rychle je dostat do plánu, zajistit, aby věděli, kde mají být, a po akci je čistě odebrat.

Jediný seznam týmu s pozicemi a úrovněmi přístupu vyřeší většinu z toho. Externisté dostanou běžný přístup ke svým směnám, vedoucí klientů dostanou administrátorská práva ke svým klientům a nástup několika lidí lze naimportovat místo psaní po jednom. Stav účtu ukazuje, kdo pozvání skutečně přijal, a tak se vyhnete zjištění ráno v den launche, že dvě z vašich rukou navíc rozpis nikdy nedostaly.

Plánování komunikačních týmů napříč trhy a časovými pásmy

Komunikační práce zřídka sedí na jednom místě. Konzultanti pracují u klientů, dny launchů probíhají na místech konání a mezinárodní klienti znamenají kolegy na trzích o několik hodin napřed. Rozpis, který všem ukazuje stejný čas bez ohledu na to, kde jsou, vytváří chyby, jež vyplavou až v daný den.

Držet u každého člověka časové pásmo znamená, že se časy směn čtou správně tomu, kdo se na ně dívá, a označit směny pracovištěm znamená, že rozpis zaznamená, kde práce byla, ne jen že proběhla. Dává to také poctivou odpověď na otázku, jaká část týmu je v daný den skutečně v kanceláři.

Kde to leží vedle marketingu a plánování kampaní

Hranici se sousedními týmy stojí za to nakreslit. Plánování kapacity na kampaně v marketingových odděleních a agenturách je příbuzný, ale jiný problém a věnuje se mu naše stránka o plánování marketingových týmů. Tahle stránka je o části specifické pro komunikaci: pohotovosti tiskového oddělení, krizovém pokrytí a pokrytí mimo pracovní dobu a paušálních hodinách u jednotlivých klientů.

Druhá hranice vede k vlastním PR nástrojům. Databáze médií, distribuční služby a monitorovací platformy se zabývají novináři a výstupy. Shifton se zabývá lidmi, kteří práci odvádějí: rozpisy a šablony, volné směny, dostupnost, volno, píchačky, přestávky, odpracované hodiny a přesčasy, přidělování úkolů, upozornění a export hodin. Agentury provozují obojí a odpovídají na jiné otázky.

Jak vybrat aplikaci na plánování PR týmu

Otestujte ji na týdnu, kterého se bojíte. Postavte týden launche s podporou externistů, přidejte noční pohotovost, pak z ní na poslední chvíli sundejte zkušeného člověka a sledujte, jak rychle se díra znovu vypíše a zaplní. Prověřte, jak se čte měsíční výkaz hodin, když běží tři klienti najednou, protože právě na ten se výkonný ředitel opravdu podívá. Otevřete aplikaci v telefonu, protože právě tam se pohotovost kontroluje.

Shifton je zdarma až pro 10 členů týmu bez časového omezení, což sedí butikové poradenské firmě nebo malému internímu tiskovému oddělení, a placené tarify se s růstem týmu účtují za zaměstnance a měsíc. Pokud váš rozpis pohotovostí dnes žije ve vlákně zpráv a paušální hodiny v něčí hlavě, obojí si zaslouží přestěhovat tam, kde se dá přečíst.