PR agentuuri graafikute tarkvara pressiteenistusele ja klientidele
Katke pressiteenistus, mehitage valve väljaspool tööaega ja kriisiolukorras ning nähke, millise kliendi arvele iga tund läks.
Pange nädal paika kõigi kliendiprojektide lõikes
Kommunikatsioonitiimi nädal on kohustuste kogum eri klientide ees pluss kõik, mida uudised nendega teevad. Nädalavaade annab igale inimesele oma rea ja igale ülesandele värvikoodiga ploki koos algus- ja lõpuajaga, nii et tiimi koormus on loetav juba enne nädala kinnitamist. Projektid ja filtrid hoiavad eri kliendid ühel ekraanil lahus, mitte eraldi dokumentides.
Tunnipiirid, ületunnid ja see, kuhu tunnid jäid
Kuutasu alusel tehtavat tööd müüakse tundides ja tiim, kes annab ühele kliendile vaikselt poolteist korda rohkem, kui arvele läks, on kõige tavalisem põhjus, miks klient lakkab kasumlik olemast. Iga inimese real on maksimum juba jaotatud tundide kõrval ja vahetused on märgitud töökohaga, kuhu need kuuluvad. Päevaveerud liidavad kokku inimeste arvu ja tunnid, nii et ületundidesse libisev nädal on näha veel siis, kui seda saab muuta.
Valve väljaspool kontori tööaega
Uudised ei pea kontoritundidest kinni ja pressiteenistus ka mitte. Saatepäringud saabuvad enne hommikusööki, rahvusvaheline meedia elab teise kella järgi ja käimasolev teema võib nõuda, et keegi oleks kättesaadav kella 23.00 kuni 7.00. Nädalavaade mahutab mitu vahetust päevas koos ametinimetustega nimede kõrval, nii et igal katteperioodil on valves kogenud inimene, mitte kogu graafik ei lange sellele, kes eelmisel korral vastas, ja iga inimese maksimum ning kogutunnid on koostamise ajal näha.
Teie inimesed, nende rollid ja vabakutseliste tugi
PR tiimid kasvavad ja kahanevad lansseerimiste ümber ning graafik peab järele jõudma. Töötajate tabel hoiab kõiki ühes kohas koos ameti, kontaktide, ajavööndi ja õigustasemega, mis on jagatud tavaliseks ligipääsuks ja administraatoriõigusteks. Konto olek näitab, kes on kutsutud ja kes on kutse tegelikult vastu võtnud, ning just nii leiate vabakutselise, kes enne lansseerimisnädalat graafikusse nii ei jõudnudki.
Alustage tasuta plaaniga
Ilma ajapiiranguta. Saate täieliku juurdepääsu põhifunktsioonidele ja uuendate, kui olete valmis.
Lugege täielikku juhendit PR tiimi graafikute kohta
PR tiim müüb kahte asja, mida ta juurde toota ei saa: otsustusvõimet ja tunde. Kuutasu lubab teatud hulga kogenud inimeste tähelepanu kuus, klient ootab, et keegi oleks kättesaadav, kui kell üksteist õhtul plahvatab lugu, ja lansseerimine, mis on kalendris seisnud kuus nädalat, nõuab ikkagi kolme lisapaari käsi sel nädalal, kui see kohale jõuab. PR agentuuri graafikute tarkvara on see, mis hoiab need lubadused nähtaval plaanina, mitte eeldusena selle kohta, kes juhtub kohal olema.
Ebamugav osa on see, et suurem osa kommunikatsioonitööst ei ole vahetustega töö tavapärases mõttes, täpselt kuni hetkeni, mil see seda on. Valve, kriisigraafikud, ürituste päevad ja lansseerimisnädalad käituvad täpselt nagu vahetused ning just nende osadega saab jagatud kalender kõige halvemini hakkama.
Milleks PR agentuuri graafikute tarkvara tegelikult on
Ulatus on meelega kitsas. See planeerib, kes on valves ja millal, hoiab katet, mida keegi pole veel võtnud, kogub saadavust ja puhkusesoove, salvestab tegelikud algus- ja lõpuajad ning annab tunnid aru inimese ja kliendi kaupa. See on töö all olev operatiivne selgroog ja enamikus agentuurides hoiavad seda praegu koos tabelifail, grupivestlus ja ühe inimese mälu.
See ei ole meediabaas, see ei levita pressiteateid ega mõõda kajastust. Need on eraldi kategooriad oma pakkujatega ja graafikusüsteem, mis väidaks end neid tegevat, teeks kõiki nelja halvasti.
Kuutasu tunnid ja teadmine, millise kliendi arvele tund läks
Kuutasud kukuvad läbi vaikselt. Keegi ei otsusta anda kliendile 60 tundi, kui müüdi 40; see juhtub väikeste teenete jada, arveldamata kriisinädalavahetuse ja venima jäänud lansseerimise kaudu. Selleks ajaks, kui see ilmsiks tuleb, on klient olnud kvartali jagu kahjumlik ja vestlus temaga on palju raskem, kui see olema oleks pidanud.
Iga vahetuse sidumine kliendiprojektiga on see, mis teeb triivi nähtavaks ajal, mil sellega saab veel midagi ette võtta. Planeeritud tunnid näitavad, mis oli kavas, töötatud tunnid näitavad, mis tegelikult juhtus, ja nende vahe on see number, mida tasub iga kuu vaadata. Meie tööaja aruanded jaotavad perioodi inimese ja tunnihinna kaupa, nii et kogenud ja algaja aeg ei loeta sama kuluna. Arveldusotsus jääb agentuurile; muutub see, et otsus tehakse kirje, mitte mälestuse põhjal.
Pressiteenistuse valve ja graafik, mida keegi ei taha enda kanda võtta
Igal pressiteenistusel tekib lõpuks valvegraafik ja see on peaaegu alati agentuuri kõige vähem armastatud dokument. See koostatakse hilja, seda parandatakse sõnumitega ja inimene, kes peaks valves olema, saab teada kolleegilt. Kui midagi läheb valesti, läheb see valesti avalikult.
Valve planeerimine korralike vahetustena paneb mehaanika paika. Igal katteperioodil on kindel algus ja lõpp, see ilmub selle telefoni, kes seda kannab, ja muudatus jõuab kõigini korraga, mitte ei liigu suust suhu. Kate, mida keegi pole võtnud, võib seista vabade vahetuste real, kuni keegi selle võtab, ja see on palju parem mehhanism kui partner, kes reede pärastlõunal terve ruumi käest küsib. Suhtekorralduse graafikute tarkvara ei tee valvet armsaks, kuid teeb selle õiglaseks ja nähtavaks ning just need kaks asja hoiavad ära, et see langeks iga kuu samale kolmele inimesele.
Väljaspool tööaega, nädalavahetused ja kriisikate
Kriisitöö on ajastuse poolest ettearvamatu, kuid mitte kuju poolest. Keegi kogenud peab olema kättesaadav, keegi peab saama teema eskaleerida ja kulunud tunnid tuleb kirja panna, sest need on sageli kõige kallimad tunnid, mida agentuur kogu aasta jooksul tarnib.
Nende tundide planeerimine vahetustena, sealhulgas ööplokid ja nädalavahetuse kate, annab tiimile õiglase rotatsiooni ja agentuurile tegeliku kulu. PR agentuuri tööajaarvestusest on kasu ainult siis, kui see need eristab, nii et töötatud tunde saab näidata oma tunnihinnaga ja kriisi lahendamise nädalavahetus paistab välja sellena, mis see maksis, mitte ei keskmistata kuu sisse. Hilinemised ja kohalolek salvestatakse samamoodi ja see ei loe niivõrd aruande pärast, kuivõrd selle pärast, et kirje üldse olemas on, kui klient küsib, kes kell kaks öösel katet hoidis.
Lansseerimiste tipud ja vabakutseliste tugi
Lansseerimised, tulemuste päevad, konverentsid ja kampaaniahetked tekitavad lühikese ja terava nõudluse inimeste järele, keda agentuur ülejäänud aasta ei palka. Vabakutseliste tugi on selles valdkonnas tavaline ja praktiline probleem on alati sama: saada nad kiiresti plaani, olla kindel, et nad teavad, kus olla, ja võtta nad pärast puhtalt maha.
Üks tiimi nimekiri koos ametite ja ligipääsutasemetega lahendab enamiku sellest. Vabakutselised saavad tavalise ligipääsu oma vahetustele, kliendijuhid saavad administraatoriõigused oma klientide üle ja mitmest inimesest koosneva rühma saab importida, mitte ükshaaval sisse tippida. Konto olek näitab, kes on kutse tegelikult vastu võtnud, ja nii väldite lansseerimise hommikul avastamist, et kaks lisapaari käsi ei saanud graafikut kunagi kätte.
Kommunikatsioonitiimi graafikute tarkvara üle turgude ja ajavööndite
Kommunikatsioonitöö istub harva ühes kohas. Konsultandid töötavad klientide kontoritest, lansseerimispäevad toimuvad üritusepaikades ja rahvusvahelised kliendid tähendavad kolleege turgudel, mis on mitu tundi ees. Graafik, mis näitab kõigile sama kellaaega sõltumata sellest, kus nad on, tekitab vigu, mis tulevad välja alles päeval endal.
Ajavööndi hoidmine iga inimese juures tähendab, et vahetuste ajad loetakse õigesti selle jaoks, kes neid vaatab, ja vahetuste märkimine töökohaga tähendab, et graafik salvestab, kus töö oli, mitte ainult seda, et see toimus. See annab ka ausa vastuse küsimusele, kui suur osa tiimist on antud päeval tegelikult kontoris.
Kus see asub turunduse ja kampaaniaplaneerimise kõrval
Piiri naabertiimidega tasub tõmmata. Kampaaniate mahuplaneerimine turundusosakondadele ja agentuuridele on seotud, kuid erinev probleem ja seda katab meie turundustiimi graafikute leht. See leht käib kommunikatsioonile omase osa kohta: pressiteenistuse valve, kriisikate ja kate väljaspool tööaega ning kuutasu tunnid kliendi kaupa.
Teine piir on päris PR tööriistadega. Meediabaasid, levitamisteenused ja monitooringuplatvormid tegelevad ajakirjanike ja kajastusega. Shifton tegeleb inimestega, kes töö ära teevad: graafikud ja mallid, vabad vahetused, saadavus, puhkused, tööaja arvestus, pausid, töötatud ja ületunnid, ülesannete määramine, teated ja tundide eksport. Agentuurid kasutavad mõlemat ja need vastavad eri küsimustele.
Kuidas valida PR tiimi graafikurakendust
Katsetage seda selle nädalaga, mida kardate. Ehitage üles lansseerimisnädal vabakutselise toega, lisage öövalve ja võtke siis lühikese etteteatamisega kogenud inimene sealt maha ning vaadake, kui kiiresti auk uuesti üles pannakse ja täidetakse. Kontrollige, kuidas kuu tundide aruanne loeb, kui kolm kliendiprojekti käivad korraga, sest just seda aruannet juhataja tegelikult vaatab. Avage rakendus telefonis, sest just seal valvekatet kontrollitakse.
Shifton on tasuta kuni 10 tiimiliikmele ilma ajapiiranguta, mis sobib väikesele konsultatsiooniagentuurile või väikesele majasisesele pressiteenistusele, ja tasulisi pakette arvestatakse töötaja kohta kuus, kui tiim kasvab. Kui teie valvegraafik elab praegu sõnumilõimes ja kuutasu tunnid kellegi peas, tasub mõlemad kolida sinna, kust neid saab lugeda.
Korduma kippuvad küsimused
Mis on PR agentuuri graafikute tarkvara?
See on süsteem, mis otsustab, kes on valves, millise kliendi jaoks ja millistel tundidel, ning viib selle info inimesteni. PR tiimi jaoks tähendab see pressiteenistuse valvegraafikut, katet väljaspool tööaega ja kriisiolukorras, vabakutseliste tuge lansseerimiste ajal ning töötundide kirjet, mida saab lugeda kliendi kaupa. See tegeleb inimeste ja tundidega, mitte meediakontaktide ega kajastusega.
Kuidas jälgida PR agentuuri graafikusüsteemis kuutasu tunde kliendi kaupa?
Iga klient luuakse eraldi projektina ja vahetused määratakse sellele, nii et planeeritud ja töötatud tunnid kogunevad õige kliendi alla, mitte ühte ühisesse hunnikusse. Tööaja aruanded näitavad seejärel, kuidas kuu jaotus, ja just seda numbrit tiim vajab, kui kuutasu uuendatakse või uuesti läbi räägitakse. Shifton annab tunnid, arveldamine jääb sinna finantssüsteemi, mida te kasutate.
Kuidas mehitada valvet väljaspool tööaega ja kriisikatet?
Valve planeeritakse päris vahetustena päris aegadega, sealhulgas öö- ja nädalavahetuse plokkidena, mitte mitteametliku kokkuleppena selle kohta, kes telefoni võtab. Katte saab üles panna vaba vahetusena, mille tiim võtab, ja avaldamisel saavad kõik asjaosalised teate. Väljaspool tööaega valves töötatud tunnid salvestatakse nagu kõik teised ja neid saab aruandes näidata oma tunnihinnaga.
Kas vabakutselisi saab lansseerimise ajaks lisada ja pärast eemaldada?
Jah. Vabakutselised ja lepingulised inimesed lähevad graafikusse samamoodi nagu püsivad töötajad, koos ameti ja ligipääsutasemega, ning kui korraga liitub mitu inimest, saab nad tuua sisse impordina. Oma vahetusi näevad nad mobiilirakenduses ja märgivad sealt ka töö alguse ja lõpu. Saadavuse seaded hoiavad inimesed graafikust väljas nendel perioodidel, mil nad teiega ei tööta.
Kas Shifton sisaldab meediabaasi või monitooringut?
Ei. Meediabaasid, pressiteadete levitamine ja kajastuse monitooring on teise klassi tooted ja just neid mõeldakse kõige sagedamini, kui räägitakse suhtekorralduse haldustarkvarast. Shifton katab personalipoole: vahetuste planeerimine ja mallid, vabad vahetused, saadavus ja puhkused, tööaja arvestus, pausid, töötatud ja ületunnid, ülesannete määramine ja tundide aruanded koos liidestustega, mille sihtmärgid on Zapier, QuickBooks, Intercom ja Usedesk.
Kas väikesele tiimile on olemas tasuta PR agentuuri graafikurakendus?
Shifton on tasuta kuni 10 tiimiliikmele ilma ajapiiranguta ja sisaldab vahetuste planeerimist, põhilist tööaja arvestust, mobiilirakendust ja standardaruandeid, mis katab väikese konsultatsiooniagentuuri või väikese majasisese pressiteenistuse. Edasi arvestatakse tasulisi pakette töötaja kohta kuus. Geolokatsioon ja töökoht on tasuline moodul, mitte tasuta paketi osa.
Planeerige oma PR tiimi nädal Shiftoniga
Koostage valvegraafik, pange kate väljaspool tööaega üles vabade vahetustena ja hoidke töötunnid selle kliendi küljes, kellele need kuuluvad.