Vodenje porazdeljene ekipe: razpored in ure

Kaj vodenje dela na daljavo v resnici zajema

Pod tem imenom se prodajata dva zelo različna izdelka in zamenjava je draga. Ena družina ljudi gleda: posnetki zaslona, števila pritiskov tipk, ocene aktivnosti, merilci nedejavnosti. Druga družina ljudi usklajuje: kdo dela kdaj, na čem dela in koliko ur je teden v resnici imel.

Prva družina prodaja vodjem, ki so izgubili zaupanje. Druga tistim, ki potrebujejo razpored in številko za plače. Shifton je druga vrsta in to je vredno ločiti že na začetku, saj v pregledih oboje pristane na isti polici.

Časovni pasovi so prva prava težava

Ekipa v eni stavbi si deli delovni dan, ne da bi o tem razmišljala. Porazdeljena ekipa ne, razlika pa se pokaže v drobnih, jedkih položajih. Sestanek, ki je udoben za štiri ljudi in surov za petega. Primopredaja, ki računa na prekrivanje, ki ga ni. Rok, določen v pasu, ki ga nihče ni poimenoval.

Hramba izmen na eni časovni osi in prikaz v krajevnih urah vsakega človeka odstranita cel razred nesporazumov. Vodja načrtuje enkrat. Vsi isti teden preberejo pravilno. Nihče ne preračunava pasov pred klicem.

Razpoložljivost pred načrtom, ne po njem

Če ljudje označijo ure, ko lahko delajo, še preden teden nastane, se prihrani krog popravkov, ki sicer sledi objavi. Na dan pridejo tudi tihe omejitve: prevoz otrok iz šole, druga služba, tiste štiri ure prekrivanja, ki jih nekdo z ostalo ekipo dejansko ima.

Ure brez nadzora

Nadzor je privzeti odgovor na ure dela na daljavo in običajno napačen odgovor. Meri aktivnost namesto rezultata, razje zaupanje v tednih in ne v mesecih, v več državah pa ustvari pravno tveganje, ki ga nihče ni vštel. Dejanska zahteva je pri tem ozka: zagovorljiv zapis o tem, kdaj je nekdo začel, kdaj končal in kaj je vzel kot odmor.

Tak zapis deluje iz brskalnika ali s telefona, ne potrebuje pisarniške opreme in dá obračunu plač vse, kar potrebuje. Kjer podjetje prijavo, vezano na kraj, res potrebuje, na primer pri ljudeh, ki obiskujejo stranke, obstaja nadzor delovnega mesta kot ločen plačljiv modul in ostane izklopljen, dokler ga nekdo ne izbere.

Nikomur ni treba računati na pamet pred sestankom.

Usklajevanje nadomesti hodnik

Večina tega, kar ekipa v eni sobi ve, ni bila nikoli zapisana. Kdo prevzame težavo stranke. Ali je poročilo odšlo. Kateri od dveh ljudi, ki gledata isto stvar, jo pravzaprav rešuje. Razdalja ta kanal odvzame, običajni nadomestki, daljši sestanki in več sporočil, pa ga slabo zamenjajo.

Pripenjanje nalog na izmene postavi informacijo tja, kjer razpored že je. Dan je več kot blok ur: nosi tudi to, čemu so te ure namenjene, s statusom, ki ga prebere vsak, in z zapiski tam, kjer se je prej govorilo. To je manjši poseg kot uvedba projektnega orodja in popravi točno tisto, kar je razdalja pokvarila.

Hibrid je danes običajno stanje

Povsem oddaljenih ekip je malo. Večina je mešana: nekdo v pisarni, nekdo doma, nekdo v drugi državi, razmerja pa se spreminjajo iz meseca v mesec. En razpored, ki drži vse tri skupine, z lokacijami, pripetimi tam, kjer štejejo, se vodi laže kot ločeni sistemi za ločene skupine.

Zaupanje je ceneje od nadzora in zdrži dlje.

Izgorelost je signal iz razporeda

Preobremenjenost na daljavo se sama ne javi. Nihče ne vidi sodelavca, ki ob osmih zvečer še sedi za mizo, zato vzorec teče mesece in pride kot odpoved. Podatki, s katerimi ga je mogoče ujeti prej, so že v zapisu časa.

Ure po osebah, načrt ob dejanskem, brane vsak teden. Človek, čigar dejanske ure vztrajno presegajo načrtovane, ni bolj predan, je narobe razporejen, to pa se da popraviti, dokler gre za težavo razporeda in ne za težavo odhodov.

Poročilo, ki odgovori na vprašanje uprave

Porazdeljene ekipe pri ljudeh, ki v njih ne delajo, zbujajo posebno vrsto dvoma. Ali tam sploh kdo dela. Preprost odgovor je običajno da, koristen odgovor pa je poročilo namesto prepira: ure po osebah in po projektih, načrt ob dejanskem, za zadnji mesec.

To poročilo naredi nekaj dragocenejšega od pomirjanja. Pokaže, kateri projekti so pojedli čas, na to pa ni znal odgovoriti nihče niti takrat, ko je ekipa sedela v eni sobi. Skupna pisarna je težavo skrivala za vidno prisotnost, razdalja je preobleko le odstranila.

Zaposleni in pogodbeniki v enem pogledu

Večina porazdeljenih ekip je mešana. Zaposleni na plačilni listi, pogodbeniki na računih in običajno nekaj ljudi v tretji ureditvi, o kateri ima finančna služba svoje mnenje. Če jih držite kot ločene oddelke v istem razporedu, ostane operativna slika cela, izvoz za plače pa omejen na ljudi, ki jih podjetje res izplačuje.

Kaj preveriti pri primerjavi orodij

Kategorijo deli eno vprašanje: ali izdelek meri aktivnost ali beleži čas. Izdelki, ki delajo posnetke zaslona, štejejo tipke ali ocenjujejo minute nedejavnosti, odgovarjajo na težavo zaupanja. Izdelki, ki beležijo začetek, konec in odmore, odgovarjajo na težavo plač in načrtovanja. Kupiti prvo, ko ste potrebovali drugo, stane poleg licence še vzdušje v ekipi.

Naprej so preverbe praktične. Ali se razpored prikazuje v krajevnih urah vsakega človeka ali v enem stalnem pasu pisarne. Ali se je mogoče prijaviti iz brskalnika brez namestitve česar koli. Ali sta načrtovani in dejanski uri shranjeni kot dve številki. Ali dopust leži v istem koledarju kot izmene ali v ločenem sistemu, ki odobri, ne da bi videl nadomeščanje.

Začetek brez uvajanja

Shifton je brezplačen do 10 oseb brez časovne omejitve, kar večino majhnih porazdeljenih ekip pokrije v celoti. Razpored, osnovna evidenca časa, mobilna aplikacija in poročanje so vključeni. Plačljivi moduli se dodajajo posamično od 0,50 dolarja na zaposlenega mesečno, vsak s preizkusnim obdobjem do 60 dni, tako da ekipa lahko preizkusi plače ali vodenje dopustov, preden se odloči.