Баспасөз қызметі мен клиент жұмысына арналған PR кесте бағдарламасы
Баспасөз қызметін жабыңыз, жұмыстан тыс уақыт пен дағдарыс кезекшілігін жоспарлаңыз және әр сағат қай клиентке кеткенін көріңіз.
Аптаны барлық клиент жобалары бойынша құрыңыз
Коммуникация командасының аптасы - бұл әртүрлі клиенттерге берілген міндеттемелер жиынтығы, оның үстіне жаңалықтар сол міндеттемелермен не істесе, сол. Апталық торда әр адамға жеке жол, ал әр тапсырмаға басталу және аяқталу уақыты бар түспен белгіленген блок беріледі, сондықтан команданың жүктемесі апта бекітілместен бұрын оқылады. Жобалар мен сүзгілер бөлек клиенттерді бөлек құжаттарда емес, бір экранда бөліп ұстайды.
Сағат шектеулері, үстеме жұмыс және сағаттар қайда кеткені
Абонементтік жұмыс сағатпен сатылады, ал бір клиентке есептелгеннен жарты есе көп уақыт беріп жіберетін команда - клиент шаруасының пайдасыз болып қалуының ең жиі себебі. Әр адамның жолында бұрыннан берілген сағаттардың қасында ең жоғарғы шек тұрады, ал ауысымдар тиесілі жұмыс орнымен белгіленеді. Күн бағандары адам санын және сағатты қосып шығарады, сондықтан үстеме жұмысқа ауып бара жатқан апта оны әлі өзгертуге болатын кезде көрінеді.
Кеңсе уақытынан тыс кезекшілік
Жаңалықтар кеңсе уақытын сақтамайды, баспасөз қызметі де солай. Эфирге шақырулар таңғы астан бұрын келеді, халықаралық медиа басқа сағатпен өмір сүреді, ал өршіп тұрған мәселе 23:00 мен 07:00 аралығында біреудің қолжетімді болуын талап етуі мүмкін. Апталық көрініс күніне бірнеше ауысымды есімдердің қасындағы лауазымдармен бірге ұстайды, сондықтан жабудың әр кезеңінде тәжірибелі адам тұрады да, бүкіл кесте өткен жолы жауап берген адамға түспейді, ал әркімнің шегі мен жалпы сағаты кесте құрылып жатқанда көрініп тұрады.
Сіздің адамдарыңыз, олардың рөлдері және фриланс көмегі
PR командалары шығарылымдардың айналасында өсіп, кішірейеді, кесте одан қалыспауы керек. Қызметкерлер кестесі барлығын лауазымымен, байланыс деректерімен, уақыт белдеуімен және қарапайым қатынас пен әкімші құқығына бөлінген өкілеттік деңгейімен бірге бір жерде ұстайды. Тіркелгі күйі кім шақырылғанын және кім шынымен қабылдағанын көрсетеді, шығарылым аптасының алдында кестеге ілікпей қалған фрилансерді осылай табасыз.
Тегін жоспардан бастаңыз
Уақыт шектеуі жоқ. Негізгі мүмкіндіктерге толық қол жетімділік алыңыз, дайын болғанда жаңартыңыз.
PR команда кестесі бойынша толық нұсқаулықты оқыңыз
PR командасы өзі көбейте алмайтын екі нәрсені сатады: пайым мен сағат. Абонемент айына белгілі бір мөлшерде тәжірибелі адамдардың назарын білдіреді, клиент кешкі он бірде оқиға шыққанда біреудің қолжетімді болуын күтеді, ал күнтізбеде алты апта бойы тұрған шығарылым өзі болатын аптада бәрібір үш қосымша жұп қол сұрайды. PR агенттігіне арналған кесте бағдарламасы осы уәделерді кім бос болады деген жорамал емес, көрінетін жоспар түрінде ұстайды.
Ыңғайсыз тұсы мынада: коммуникация жұмысының көп бөлігі әдеттегі мағынадағы ауысымдық жұмыс емес, дәл сол күйге түскен сәтке дейін. Кезекшілік, дағдарыс кестелері, іс-шара күндері және шығарылым апталары нақ ауысым сияқты жүреді, ал ортақ күнтізбе дәл осы бөліктермен нашар күреседі.
PR агенттігіне арналған кесте бағдарламасы шын мәнінде не үшін керек
Ауқымы әдейі тар. Ол кімнің қашан кезекшілікте тұратынын жоспарлайды, әлі ешкім алмаған жабуды ұстайды, қолжетімділік пен демалыс өтінімдерін жинайды, нақты басталу мен аяқталу уақытын жазады және сағатты адам бойынша және клиент бойынша есепке шығарады. Бұл жұмыстың астындағы операциялық омыртқа, көп агенттікте оны бүгін электрондық кесте, топтық чат және бір адамның есі ұстап тұр.
Бұл медиа дерекқоры емес, ол пресс-релиз таратпайды және жарияланымдарды өлшемейді. Бұлар өз жеткізушілері бар бөлек санаттар, ал осының бәрін істеймін дейтін кесте жүйесі төртеуін де нашар істер еді.
Абонемент сағаттары және сағаттың қай клиентке кеткенін білу
Абонементтер үнсіз құлайды. Ешкім 40 сағат сатылған клиентке 60 сағат берейін деп шешпейді; бұл ұсақ жеңілдіктер тізбегі, есепке алынбаған дағдарыстық демалыс күні және созылып кеткен шығарылым арқылы болады. Айқын болған кезде клиент шаруасы бір тоқсан бойы шығынды болып қойған, ал клиентпен әңгіме керегінен әлдеқайда ауыр.
Әр ауысымды клиент жобасына бекіту ауытқуды әлі бірдеңе істеуге болатын кезде көрінетін етеді. Жоспарланған сағат не ойластырылғанын көрсетеді, істелген сағат шынымен не болғанын көрсетеді, ал екеуінің арасындағы айырма - ай сайын қарауға тұрарлық сан. Біздің жұмыс уақыты есептеріміз кезеңді адам бойынша және мөлшерлеме бойынша бөліп береді, сондықтан тәжірибелі және кіші маманның уақыты бірдей шығын ретінде оқылмайды. Шот қою шешімі агенттікте қалады; өзгеретіні - ол енді еске түсіруден емес, жазбадан шығады.
Баспасөз қызметіндегі кезекшілік және ешкім иеленгісі келмейтін кесте
Әрбір баспасөз қызметінде ақыры кезекшілік кестесі пайда болады, ол әрдайым дерлік агенттіктегі ең жақсы көрмейтін құжат. Ол кеш құрылады, хабарламамен түзетіледі, ал кезекшілікте тұруға тиіс адам ол туралы әріптесінен естиді. Бірдеңе дұрыс болмағанда, ол көпшілік алдында дұрыс болмайды.
Кезекшілікті нақты ауысым ретінде жоспарлау механиканы түзейді. Жабудың әр кезеңінің айқын басы мен соңы бар, ол оны ұстап тұрған адамның телефонында пайда болады, ал өзгеріс ауызша тарамай, бәріне бірден жетеді. Ешкім алмаған жабу біреу оны алғанша бос ауысымдар жолында тұра береді, бұл жұма күні түстен кейін бөлмедегілерден сұрайтын серіктестен әлдеқайда жақсы тетік. Қоғаммен байланыс кестесінің бағдарламасы кезекшілікті сүйікті етпейді, бірақ оны әділ әрі көрінетін етеді, дәл осы екеуі оның ай сайын сол бір үш адамға түсуін тоқтатады.
Жұмыстан тыс уақыт, демалыс күндері және дағдарыс кезіндегі жабу
Дағдарыс жұмысы уақыты жағынан болжанбайды, бірақ пішіні жағынан болжанады. Тәжірибелі біреу қолжетімді болуы керек, біреу мәселені жоғары деңгейге көтере алуы керек, ал жұмсалған сағатты жазып отыру керек, өйткені бұлар көбіне агенттік бүкіл жыл бойы беретін ең қымбат сағаттар.
Осы сағаттарды түнгі блоктар мен демалыс күндері жабуын қоса, ауысым ретінде жоспарлау командаға әділ кезектілік, ал агенттікке нақты өзіндік құн береді. PR агенттігіндегі жұмыс уақытының табелі оларды бөлгенде ғана пайдалы: сонда істелген сағат өз мөлшерлемесімен есепке шығады және дағдарыс басқарылған демалыс күні айға орташаланып кетпей, қаншаға түскенін көрсетеді. Кешігу мен келу де солай тіркеледі, бұл есеп үшін емес, клиент түнгі екіде кім жабып отырғанын сұрағанда жазбаның мүлде бар болғаны үшін маңызды.
Шығарылым шыңдары және фриланс көмегі
Шығарылымдар, қорытынды күндері, конференциялар мен науқан сәттері агенттік жылдың қалған уақытында жалдамайтын адамдарға қысқа әрі күрт сұраныс тудырады. Бұл салада фриланс көмегі қалыпты нәрсе, ал практикалық мәселе әрқашан бірдей: оларды жоспарға тез енгізу, қайда болу керегін білуін қамтамасыз ету және кейін таза шығарып жіберу.
Лауазымдары мен қатынас деңгейлері бар бір команда тізімі мұның көбін шешеді. Фрилансерлер өз ауысымдарына қарапайым қатынас алады, клиент жетекшілері өз клиенттеріне әкімші құқығын алады, ал бірнеше адамнан тұратын топты бір-бірлеп теріп отырмай, импорттауға болады. Тіркелгі күйі шақыруды кім шынымен қабылдағанын көрсетеді, осылайша шығарылым таңында қосымша екі жұп қол кестені мүлде алмағанын білуден құтыласыз.
Нарықтар мен уақыт белдеулері бойынша коммуникация командасының кесте бағдарламасы
Коммуникация жұмысы бір жерде сирек отырады. Кеңесшілер клиент кеңсесінен істейді, шығарылым күндері алаңдарда өтеді, ал халықаралық клиенттер бірнеше сағат озық нарықтардағы әріптестерді білдіреді. Адамдардың қайда екеніне қарамай бәріне бірдей уақыт көрсететін кесте тек сол күні шығатын қателер тудырады.
Әр адамға уақыт белдеуін бекіту ауысым уақыты оған қарап тұрған адам үшін дұрыс оқылатынын білдіреді, ал ауысымдарды жұмыс орнымен белгілеу кестенің жұмыс жай ғана болғанын емес, қайда болғанын жазатынын білдіреді. Бұл сондай-ақ белгілі бір күні команданың қаншасы шынымен кеңседе екені туралы сұраққа шыншыл жауап береді.
Бұл маркетинг пен науқанды жоспарлаудың қасында қайда тұрады
Көрші командалармен шекараны сызып қойған жөн. Маркетинг бөлімдері мен агенттіктеріндегі науқан сыйымдылығын жоспарлау - байланысты, бірақ басқа мәселе, оны біздің маркетинг қызметкерлерінің кестесі туралы бетіміз қамтиды. Бұл бет коммуникацияға тән бөлік туралы: баспасөз қызметіндегі кезекшілік, дағдарыс пен жұмыстан тыс уақыттағы жабу және клиент бойынша абонемент сағаттары.
Екінші шекара - нағыз PR құралдарымен. Медиа дерекқорлары, тарату қызметтері және мониторинг платформалары журналистермен және жарияланымдармен жұмыс істейді. Shifton жұмысты істейтін адамдармен айналысады: кестелер мен үлгілер, бос ауысымдар, қолжетімділік, демалыс, жұмыс уақытын белгілеу, үзілістер, істелген және үстеме сағаттар, тапсырма тарату, хабарландырулар және сағат экспорты. Агенттіктер екеуін де пайдаланады, олар әртүрлі сұраққа жауап береді.
PR команда кестесінің қосымшасын қалай таңдау керек
Оны өзіңіз қорқатын аптада сынап көріңіз. Фриланс көмегі бар шығарылым аптасын құрыңыз, түнгі кезекшілікті қосыңыз, содан кейін тәжірибелі адамды одан соңғы сәтте алып тастап, олқылықтың қаншалықты тез қайта жарияланып, толатынын қараңыз. Үш клиент бір мезгілде жүріп жатқанда айлық сағат есебі қалай оқылатынын тексеріңіз, өйткені директор шынымен қарайтын есеп - осы. Қосымшаны телефоннан ашыңыз, себебі кезекшілік дәл сол жерден тексеріледі.
Shifton 10 команда мүшесіне дейін уақыт шектеусіз тегін, бұл шағын консалтинг агенттігіне немесе кішкентай ішкі баспасөз қызметіне келеді, ал команда өскен сайын ақылы жоспарлар қызметкерге айына есептеледі. Егер кезекшілік кестеңіз бүгін хабарлама тізбегінде тұрса, ал абонемент сағаттарыңыз біреудің басында болса, екеуін де оқуға болатын жерге көшірген жөн.
Жиі қойылатын сұрақтар
PR агенттігіне арналған кесте бағдарламасы дегеніміз не?
Бұл кімнің, қай клиент үшін, қандай сағаттарда кезекшілікте тұратынын шешетін және оны адамдарға жеткізетін жүйе. PR командасы үшін бұл баспасөз қызметінің кезекшілік кестесі, жұмыстан тыс уақыт пен дағдарыс кезіндегі жабу, шығарылым кезіндегі фриланс көмегі және клиент бойынша оқуға болатын жұмыс сағаттарының жазбасы. Ол адамдар мен сағатты жүргізеді, медиа байланыстарды немесе жарияланымдарды емес.
PR агенттігінің кесте жүйесінде клиент бойынша абонемент сағаттарын қалай бақылайды?
Әр клиент жеке жоба ретінде құрылады да, ауысымдар соған тағайындалады, сондықтан жоспарланған және істелген сағаттар бір қазанға емес, дұрыс клиентке жиналады. Жұмыс уақыты есептері айдың қалай бөлінгенін көрсетеді, ал абонемент жаңартылып немесе қайта талқыланып жатқанда командаға дәл осы сан керек. Shifton сағатты есептейді, шот қою өзіңіз пайдаланатын қаржы жүйесінде қалады.
Жұмыстан тыс уақыт пен дағдарыс кезіндегі жабуды қалай ұйымдастыруға болады?
Кезекшілік телефонды кім көтереді деген бейресми келісім емес, түнгі және демалыс күндері блоктарын қоса алғанда, нақты уақыты бар нақты ауысым ретінде жоспарланады. Жабуды команда өзі алатын бос ауысым ретінде жариялауға болады, ал жарияланған кезде қатысы бар бәріне хабарландыру барады. Жұмыстан тыс кезекшілікте істелген сағаттар қалғандары сияқты тіркеледі және өз мөлшерлемесімен есепке шығады.
Шығарылымға фрилансерлерді қосып, кейін алып тастауға бола ма?
Иә. Фриланс және шарт бойынша істейтін адамдар кестеге тұрақты қызметкерлермен бірдей жолмен, лауазымымен және қатынас деңгейімен бірге енеді, ал бірнеше адам бірден қосылғанда оларды импортпен енгізуге болады. Олар өз ауысымдарын мобильді қосымшада көреді және жұмыстың басы мен соңын сол жерден белгілейді. Қолжетімділік баптаулары адамдарды сізбен жұмыс істемейтін кезеңдерде кестеден тыс ұстайды.
Shifton жүйесінде медиа дерекқоры немесе мониторинг бар ма?
Жоқ. Медиа дерекқорлары, пресс-релиз тарату және жарияланымдар мониторингі - басқа класс өнімдері, қоғаммен байланысты басқару бағдарламасы дегенде көбіне солар айтылады. Shifton персонал жағын жабады: ауысым жоспарлау мен үлгілер, бос ауысымдар, қолжетімділік пен демалыс, жұмыс уақытын белгілеу, үзілістер, істелген және үстеме сағаттар, тапсырма тарату және сағат есептері, Zapier, QuickBooks, Intercom және Usedesk интеграцияларымен бірге.
Шағын команда үшін тегін PR кесте қосымшасы бар ма?
Shifton 10 команда мүшесіне дейін уақыт шектеусіз тегін және ауысым жоспарлауды, базалық жұмыс уақытын белгілеуді, мобильді қосымшаны және стандартты есептерді қамтиды, бұл шағын консалтинг агенттігіне немесе кішкентай ішкі баспасөз қызметіне жетеді. Одан кейін ақылы жоспарлар қызметкерге айына есептеледі. Геолокация мен жұмыс орны тегін жоспардың бөлігі емес, ақылы модуль.
PR командаңыздың аптасын Shifton жүйесінде жоспарлаңыз
Кезекшілік кестесін құрыңыз, жұмыстан тыс уақытты бос ауысым ретінде жариялаңыз және жұмыс сағаттарын тиесілі клиентке бекітіп қойыңыз.