Vaktplanlegging for pr-byrå og pressetjeneste

Et pr-team selger to ting det ikke kan lage mer av: dømmekraft og timer. Retaineren lover en viss mengde erfaren oppmerksomhet per måned, kunden forventer noen som er tilgjengelig når en sak sprekker klokken elleve om kvelden, og lanseringen som har stått i kalenderen i seks uker vil likevel trenge tre ekstra par hender den uken den lander. Vaktplanlegging for pr-byråer finnes for å holde de løftene synlige som en plan i stedet for som en antakelse om hvem som tilfeldigvis er til stede.

Det ubehagelige er at det meste av kommunikasjonsarbeid ikke er skiftarbeid i vanlig forstand, helt frem til øyeblikket der det er det. Beredskap, kriseplaner, arrangementsdager og lanseringsuker oppfører seg som vakter, og det er nettopp de delene en delt kalender håndterer dårligst.

Hva vaktplanlegging i et pr-byrå faktisk er til for

Omfanget er bevisst smalt. Den planlegger hvem som har vakt og når, holder dekningen ingen har tatt ennå, samler inn tilgjengelighet og feriesøknader, registrerer reelle start- og sluttider og rapporterer timene per person og per oppdrag. Det er den operative ryggraden under arbeidet, og i de fleste byråer holdes den i dag sammen av et regneark, en gruppechat og hukommelsen til én person.

Det er ingen mediedatabase, den distribuerer ikke pressemeldinger og den måler ikke omtale. Det er egne kategorier med egne leverandører, og et vaktplansystem som påsto at det kunne alt, ville gjort alle fire delene dårlig.

Retainertimer og å vite hvilken kunde en time havnet på

Retainere ryker i stillhet. Ingen bestemmer seg for å gi en kunde 60 timer når 40 er solgt; det skjer gjennom en rekke små tjenester, en ufakturert krisehelg og en lansering som dro ut. Når det blir åpenbart, har oppdraget vært ulønnsomt i et kvartal, og samtalen med kunden er langt tyngre enn den trengte å være.

Å henge hver vakt på et kundeprosjekt er det som gjør avviket synlig mens noe fortsatt kan gjøres. Planlagte timer viser hensikten, utførte timer viser hva som faktisk skjedde, og forskjellen mellom dem er tallet det er verdt å se på hver måned. Våre rapporter over arbeidstimer bryter perioden ned per person og per sats, slik at erfaren tid og juniortid ikke leses som samme kostnad. Faktureringsbeslutningen blir liggende hos byrået; det som endrer seg, er at den tas ut fra en registrering og ikke ut fra et minne.

Pressetjenestens beredskap og planen ingen vil eie

Enhver pressetjeneste ender opp med en beredskapsplan, og den er nesten alltid byråets minst avholdte dokument. Den lages sent, den endres via meldinger, og den som skal ha vakt, får vite det av en kollega. Når det går galt, går det galt offentlig.

Å planlegge beredskap som ordentlige vakter reparerer mekanikken. Hver dekningsperiode har en definert start og slutt, den dukker opp på telefonen til den som har den, og en endring når alle samtidig i stedet for å gå fra munn til munn. Dekning ingen har tatt, kan bli stående i raden med åpne vakter til noen tar den, noe som er en langt bedre mekanisme enn en partner som spør ut i rommet en fredag ettermiddag. Programvare for vaktplanlegging innen public relations gjør ikke beredskapen populær, men den gjør den rettferdig og synlig, og det er de to tingene som hindrer at den hver måned lander hos de samme tre personene.

Utenom kontortid, helger og krisedekning

Krisearbeid er uforutsigbart i tid, men ikke i form. Noen erfarne må være tilgjengelig, noen må kunne eskalere, og timene som går med må registreres fordi de ofte er de dyreste timene byrået leverer i løpet av hele året.

Å planlegge de timene som vakter, inkludert nattblokker og helgedekning, gir teamet en rettferdig rotasjon og byrået en reell kostnad. En timeliste i et pr-byrå er bare nyttig hvis den skiller dem: utførte timer kan rapporteres med egen sats, slik at en helg med krisehåndtering fremstår som det den kostet i stedet for å bli jevnet ut over måneden. Forsinkelser og oppmøte registreres på samme måte, og der betyr rapporten mindre enn det faktum at registreringen finnes når en kunde spør hvem som hadde vakt klokken to om natten.

Lanseringstopper og frilansstøtte

Lanseringer, resultatdager, konferanser og kampanjeøyeblikk skaper kort og skarp etterspørsel etter folk byrået ikke sysselsetter resten av året. Frilansstøtte er normalt i denne bransjen, og det praktiske problemet er alltid det samme: å få dem raskt inn i planen, sørge for at de vet hvor de skal være, og ta dem rent ut igjen etterpå.

Én samlet teamliste med stillinger og tilgangsnivåer løser det meste. Frilansere får vanlig tilgang til sine egne vakter, kundeansvarlige får administratorrettigheter over sine egne oppdrag, og et inntak av flere personer kan importeres i stedet for å tastes inn én av gangen. Kontostatus viser hvem som faktisk har takket ja til en invitasjon, og slik unngår du å oppdage om morgenen på en lanseringsdag at to av de ekstra hendene dine aldri fikk planen.

Planlegging av kommunikasjonsteam på tvers av markeder og tidssoner

Kommunikasjonsarbeid sitter sjelden ett sted. Rådgivere jobber hos kunder, lanseringsdager skjer på eksterne lokasjoner, og internasjonale oppdrag betyr kolleger i markeder flere timer foran. En plan som viser alle den samme tiden uansett hvor de er, skaper feil som først dukker opp på selve dagen.

Å holde en tidssone per person betyr at vakttider leses riktig av den som ser på dem, og å merke vakter med et arbeidssted betyr at planen registrerer hvor arbeidet var, ikke bare at det fant sted. Det gir også et ærlig svar på spørsmålet om hvor stor del av teamet som faktisk er på kontoret en gitt dag.

Hvor dette ligger ved siden av markedsføring og kampanjeplanlegging

Grensen mot nabofunksjonene er verdt å trekke. Kapasitetsplanlegging for kampanjer i markedsavdelinger og markedsbyråer er et beslektet, men annet problem, og siden vår om vaktplanlegging for markedsteam dekker det. Denne siden handler om det kommunikasjonsspesifikke: pressetjenestens beredskap, krise- og kveldsdekning, og retainertimer per kundeoppdrag.

Den andre grensen går mot de egentlige pr-verktøyene. Mediedatabaser, distribusjonstjenester og overvåkingsplattformer handler om journalister og omtale. Shifton handler om menneskene som leverer arbeidet: planer og maler, åpne vakter, tilgjengelighet, fravær, stemplingsur, pauser, arbeidstimer og overtid, oppgavetildeling, varsler og timeeksport. Byråer kjører begge deler, og de svarer på ulike spørsmål.

Slik velger du en vaktplanapp for pr-team

Test den på uken du gruer deg til. Bygg en lanseringsuke med frilansstøtte, legg til nattberedskap, ta så en erfaren person av den på kort varsel og se hvor raskt hullet lyses ut på nytt og fylles. Sjekk hvordan en månedlig timerapport leses når tre oppdrag går samtidig, for det er rapporten en daglig leder faktisk kommer til å se på. Åpne appen på en telefon, for det er der beredskapen sjekkes.

Shifton er gratis for opptil 10 teammedlemmer uten tidsbegrensning, noe som passer et lite rådgivningshus eller en mindre intern pressetjeneste, og betalte planer faktureres per ansatt per måned etter hvert som teamet vokser. Hvis beredskapsplanen deres i dag lever i en meldingstråd og retainertimene i hodet på én person, fortjener begge deler å flytte dit de kan leses.