Grafik pracy dla agencji PR i biura prasowego

Zespół PR sprzedaje dwie rzeczy, których nie da się wyprodukować więcej: osąd i godziny. Abonament obiecuje określoną ilość uwagi starszych specjalistów w miesiącu, klient oczekuje kogoś dostępnego, gdy temat wybucha o jedenastej wieczorem, a premiera od sześciu tygodni wpisana w kalendarz i tak będzie potrzebowała trzech dodatkowych par rąk w tygodniu, w którym się odbędzie. Grafik pracy dla agencji PR służy właśnie temu, żeby te obietnice były widoczne jako plan, a nie jako założenie o tym, kto akurat będzie pod ręką.

Kłopot polega na tym, że praca komunikacyjna nie jest pracą zmianową w zwykłym sensie dokładnie do momentu, w którym się nią staje. Dyżury, grafiki kryzysowe, dni wydarzeń i tygodnie premier zachowują się jak zmiany, a to właśnie te części wspólny kalendarz obsługuje najgorzej.

Do czego naprawdę służy grafik pracy w agencji PR

Zakres jest celowo wąski. System planuje, kto ma dyżur i kiedy, trzyma obsadę, której nikt jeszcze nie przejął, zbiera dostępność i wnioski urlopowe, zapisuje rzeczywiste godziny wejścia i wyjścia oraz raportuje godziny na osobę i na klienta. To jest operacyjny kręgosłup pod pracą, a w większości agencji trzyma się on dziś na arkuszu, czacie grupowym i pamięci jednej osoby.

To nie jest baza mediów, system nie dystrybuuje informacji prasowych i nie mierzy publikacji. To osobne kategorie z własnymi dostawcami, a system grafików, który twierdziłby, że robi je wszystkie, robiłby źle każdą z czterech.

Godziny abonamentu i wiedza, na którego klienta trafiła godzina

Abonamenty psują się po cichu. Nikt nie decyduje, żeby dać klientowi 60 godzin, gdy sprzedano 40; dzieje się to przez serię drobnych przysług, niezafakturowany kryzysowy weekend i premierę, która się przeciągnęła. Zanim stanie się to oczywiste, obsługa jest nierentowna od kwartału, a rozmowa z klientem znacznie trudniejsza, niż musiała być.

Podpięcie każdej zmiany pod projekt klienta sprawia, że odchylenie widać, dopóki da się coś z nim zrobić. Godziny zaplanowane pokazują zamiar, godziny przepracowane pokazują, co wydarzyło się naprawdę, a różnica między nimi to liczba warta oglądania co miesiąc. Nasze raporty czasu pracy rozbijają okres na osoby i na stawki, więc czas seniora i czas juniora nie czytają się jako ten sam koszt. Decyzja o fakturowaniu zostaje po stronie agencji; zmienia się tylko to, że zapada na podstawie zapisu, a nie wspomnienia.

Dyżur biura prasowego i grafik, którego nikt nie chce prowadzić

Każde biuro prasowe kończy z harmonogramem dyżurów i prawie zawsze jest to najmniej lubiany dokument w agencji. Powstaje późno, poprawiany jest wiadomościami, a osoba, która ma być na dyżurze, dowiaduje się od kolegi. Kiedy coś tu zawodzi, zawodzi publicznie.

Zaplanowanie dyżuru jako prawdziwych zmian naprawia mechanikę. Każdy odcinek obsady ma określony początek i koniec, pojawia się w telefonie osoby, która go trzyma, a zmiana dociera do wszystkich naraz, zamiast krążyć z ust do ust. Obsada, której nikt nie wziął, może stać w wierszu wolnych zmian, dopóki ktoś jej nie przejmie, co jest znacznie lepszym mechanizmem niż wspólnik pytający pokój w piątek po południu. Oprogramowanie do planowania pracy w public relations nie sprawi, że dyżur stanie się lubiany, ale sprawia, że jest sprawiedliwy i widoczny, a to właśnie te dwie rzeczy powstrzymują go przed spadaniem co miesiąc na te same trzy osoby.

Po godzinach, weekendy i obsługa kryzysowa

Praca kryzysowa jest nieprzewidywalna w czasie, ale nie w kształcie. Ktoś starszy stażem musi być dostępny, ktoś musi umieć eskalować, a zaangażowane godziny trzeba zapisać, bo bywają najdroższymi godzinami, jakie agencja dostarcza przez cały rok.

Zaplanowanie tych godzin jako zmian, łącznie z blokami nocnymi i obsadą weekendową, daje zespołowi uczciwą rotację, a agencji realny koszt. Ewidencja czasu pracy w agencji PR jest użyteczna tylko wtedy, gdy je rozdziela: godziny przepracowane można raportować według własnej stawki, a weekend obsługi kryzysu widać jako to, ile kosztował, zamiast uśredniać go w miesiącu. Spóźnienia i obecność zapisywane są tak samo i tu mniej liczy się raport niż fakt, że zapis w ogóle istnieje, gdy klient pyta, kto był na dyżurze o drugiej w nocy.

Szczyty przy premierach i wsparcie freelancerów

Premiery, dni wyników, konferencje i momenty kampanijne tworzą krótki, ostry popyt na ludzi, których agencja nie zatrudnia przez resztę roku. Wsparcie freelancerów jest w tej branży normą, a praktyczny problem zawsze jest ten sam: szybko wprowadzić ich do planu, upewnić się, że wiedzą, gdzie mają być, i czysto wyprowadzić ich potem.

Jedna lista zespołu ze stanowiskami i poziomami dostępu załatwia większość. Freelancerzy dostają zwykły dostęp do własnych zmian, opiekunowie klientów dostają uprawnienia administratora nad swoimi klientami, a nabór kilku osób można zaimportować, zamiast wpisywać po jednej. Status konta pokazuje, kto faktycznie przyjął zaproszenie, i tak unika się odkrycia w poranek premiery, że dwie z dodatkowych par rąk nigdy nie dostały grafiku.

Planowanie zespołów komunikacji na różnych rynkach i w strefach czasowych

Praca komunikacyjna rzadko siedzi w jednym miejscu. Konsultanci pracują u klientów, dni premier odbywają się w obiektach zewnętrznych, a klienci międzynarodowi oznaczają współpracowników na rynkach o kilka godzin do przodu. Grafik, który pokazuje wszystkim tę samą godzinę niezależnie od miejsca, tworzy błędy wychodzące na jaw dopiero w danym dniu.

Przypisanie strefy czasowej do każdej osoby sprawia, że godziny zmian czytają się poprawnie dla tego, kto na nie patrzy, a oznaczanie zmian miejscem pracy sprawia, że grafik zapisuje, gdzie praca się odbyła, a nie tylko że się odbyła. Daje to też uczciwą odpowiedź na pytanie, jaka część zespołu jest danego dnia rzeczywiście w biurze.

Gdzie to leży obok marketingu i planowania kampanii

Granicę z sąsiednimi zespołami warto wytyczyć. Planowanie zdolności zespołu pod kampanie w działach i agencjach marketingowych to zagadnienie pokrewne, ale inne, i zajmuje się nim nasza strona o planowaniu pracy zespołów marketingu. Ta strona dotyczy części właściwej dla komunikacji: dyżurów biura prasowego, obsady kryzysowej i po godzinach oraz godzin abonamentu na każdego klienta.

Druga granica przebiega przy właściwych narzędziach PR. Bazy mediów, usługi dystrybucji i platformy monitoringu zajmują się dziennikarzami i publikacjami. Shifton zajmuje się ludźmi, którzy wykonują pracę: grafiki i szablony, wolne zmiany, dostępność, urlopy, rejestracja czasu pracy, przerwy, godziny przepracowane i nadliczbowe, przydzielanie zadań, powiadomienia i eksport godzin. Agencje używają obu i odpowiadają one na inne pytania.

Jak wybrać aplikację do grafików dla zespołu PR

Przetestuj ją na tygodniu, którego się obawiasz. Zbuduj tydzień premiery ze wsparciem freelancerów, dodaj dyżur nocny, a potem zdejmij z niego starszego specjalistę na krótko przed terminem i zobacz, jak szybko luka zostanie ponownie wystawiona i obsadzona. Sprawdź, jak czyta się miesięczny raport godzin, gdy trzech klientów jest obsługiwanych naraz, bo to jest raport, na który naprawdę spojrzy dyrektor zarządzający. Otwórz aplikację na telefonie, bo to tam sprawdza się dyżur.

Shifton jest darmowy dla zespołów do 10 osób bez ograniczenia czasowego, co pasuje butikowej agencji albo małemu wewnętrznemu biuru prasowemu, a plany płatne rozliczane są za pracownika miesięcznie w miarę wzrostu zespołu. Jeśli wasz harmonogram dyżurów mieszka dziś w wątku wiadomości, a godziny abonamentu w czyjejś głowie, obu należy się przeprowadzka tam, gdzie da się je przeczytać.