Софтвер за распореди за PR агенции, прес служба и клиенти

Еден PR тим продава две работи од кои не може да произведе повеќе: расудување и часови. Паушалот ветува одредено количество внимание од искусни луѓе месечно, клиентот очекува некој да биде достапен кога во единаесет навечер ќе избувне приказна, а лансирањето кое стои во календарот веќе шест недели сепак ќе побара три дополнителни пара раце во неделата кога ќе се случи. Софтверот за распореди за PR агенции е тоа што ги држи овие ветувања видливи како план, а не како претпоставка кој ќе биде тука.

Незгодниот дел е тоа што најголемиот дел од комуникациската работа не е сменска работа во вообичаена смисла, сѐ до моментот кога ќе стане таква. Дежурствата, кризните распореди, деновите на настани и неделите на лансирања се однесуваат токму како смени, а тоа се деловите со кои еден заеднички календар се справува најлошо.

За што всушност служи софтверот за распореди за PR агенции

Опфатот е тесен намерно. Тој планира кој дежура и кога, ја држи покриеноста што сѐ уште никој не ја презел, собира расположливост и барања за отсуство, ги запишува вистинските часови на почеток и крај и ги пријавува часовите по човек и по клиент. Тоа е оперативниот столб под работата, а во повеќето агенции денес го држат една табела, една групна преписка и меморијата на еден човек.

Тој не е медиумска база, не дистрибуира соопштенија и не мери објави. Тоа се посебни категории со свои добавувачи, а систем за распореди кој би тврдел дека ги прави и нив, сите четири би ги правел лошо.

Часовите по паушал и знаењето на кој клиент отишол еден час

Паушалите пропаѓаат тивко. Никој не одлучува да му даде на клиент 60 часа кога се продадени 40; тоа се случува преку низа ситни услуги, ненаплатен кризен викенд и лансирање кое се одолжило. Додека стане очигледно, клиентот веќе едно тримесечје бил на загуба, а разговорот со него е многу потежок отколку што требало да биде.

Врзувањето на секоја смена за клиентски проект е тоа што го прави отстапувањето видливо додека уште може нешто да се направи. Планираните часови покажуваат што било замислено, одработените часови покажуваат што навистина се случило, а разликата меѓу нив е бројот вреден за гледање секој месец. Нашите извештаи за работно време го разложуваат периодот по човек и по стапка, така што времето на искусен и на помлад работник не се чита како ист трошок. Одлуката за наплата останува кај агенцијата; се менува тоа што таа се носи од запис, а не од сеќавање.

Дежурството во прес службата и распоредот што никој не сака да го преземе

Секоја прес служба на крајот добива распоред за дежурства и тоа речиси секогаш е најмалку сакан документ во агенцијата. Се составува доцна, се поправа со пораки, а човекот кој треба да дежура дознава од колега. Кога ќе тргне наопаку, тргнува наопаку јавно.

Планирањето на дежурството како вистински смени ја средува механиката. Секој период на покриеност има определен почеток и крај, се појавува на телефонот на оној кој го носи, а промената стигнува до сите наеднаш, наместо да патува од уста на уста. Покриеност што никој не ја зел може да стои во редот со слободни смени додека некој не ја преземе, а тоа е далеку подобар механизам од партнер кој во петок попладне ја прашува целата просторија. Софтверот за распореди за односи со јавноста не го прави дежурството омилено, но го прави праведно и видливо, а токму тие две работи спречуваат тоа секој месец да паѓа на истите тројца луѓе.

Надвор од работно време, викенди и кризна покриеност

Кризната работа е непредвидлива по време, но не и по форма. Некој искусен мора да биде достапен, некој мора да може да ескалира, а вложените часови мораат да се запишуваат, зашто тоа честопати се најскапите часови што агенцијата ги испорачува во текот на целата година.

Планирањето на тие часови како смени, вклучувајќи ноќни блокови и викенд покриеност, му дава на тимот праведна ротација, а на агенцијата вистински трошок. Евиденцијата на работно време во една PR агенција е корисна само ако ги одвојува, за одработените часови да можат да се прикажат со сопствена стапка и еден викенд со справување со криза да излезе како тоа што чинел, наместо да се просечи низ месецот. Задоцнувањата и присуството се запишуваат на ист начин, а тоа е важно не толку заради извештајот, колку заради тоа што записот воопшто постои кога клиентот ќе праша кој покривал во два по полноќ.

Врвови при лансирања и хонорарна поддршка

Лансирањата, деновите на резултати, конференциите и клучните моменти создаваат кратка и остра побарувачка за луѓе кои агенцијата не ги вработува остатокот од годината. Хонорарната поддршка е нормална во оваа дејност, а практичниот проблем е секогаш ист: брзо да ги внесете во планот, да бидете сигурни дека знаат каде да бидат и уредно да ги извадите потоа.

Еден список на тимот со позиции и нивоа на пристап го решава најголемиот дел. Хонорарците добиваат обичен пристап до сопствените смени, водечките на клиенти добиваат администраторски права над своите клиенти, а група од неколкумина може да се увезе наместо да се внесува еден по еден. Статусот на сметката покажува кој навистина ја прифатил поканата, и така избегнувате наутро на денот на лансирањето да откриете дека два од дополнителните пара раце воопшто не го добиле распоредот.

Софтвер за распореди на комуникациски тим низ пазари и часовни зони

Комуникациската работа ретко седи на едно место. Консултантите работат од канцелариите на клиентот, деновите на лансирање се одвиваат на локации, а меѓународните клиенти значат колеги на пазари неколку часа напред. Распоред кој на сите им го прикажува истиот час без оглед каде се наоѓаат создава грешки кои излегуваат на виделина дури на самиот ден.

Часовната зона кај секој човек значи дека часовите на смените се читаат точно за оној кој ги гледа, а означувањето на смените со работно место значи дека распоредот запишува каде била работата, а не само дека се случила. Тоа дава и искрен одговор на прашањето колкав дел од тимот навистина е во канцеларија одреден ден.

Каде стои ова во однос на маркетингот и планирањето кампањи

Границата со соседните тимови вреди да се повлече. Планирањето капацитет за кампањи во маркетинг оддели и агенции е поврзан, но поинаков проблем, и го покрива нашата страница за распореди на маркетинг тимови. Оваа страница е за делот специфичен за комуникациите: дежурството во прес службата, кризната покриеност и таа надвор од работно време, и часовите по паушал за секој клиент.

Другата граница е со вистинските PR алатки. Медиумските бази, услугите за дистрибуција и платформите за мониторинг работат со новинари и објави. Shifton работи со луѓето кои ја вршат работата: распореди и шаблони, слободни смени, расположливост, отсуства, евиденција на работно време, паузи, одработени и прекувремени часови, доделување задачи, известувања и извоз на часови. Агенциите користат и двете, а тие одговараат на различни прашања.

Како да изберете апликација за распореди на PR тим

Пробајте ја со неделата од која се плашите. Составете недела на лансирање со хонорарна поддршка, додајте ноќно дежурство, потоа во последен момент тргнете искусен човек од него и видете колку брзо празнината повторно се објавува и се пополнува. Проверете како се чита месечниот извештај за часови кога три клиентски проекти течат истовремено, бидејќи тоа е извештајот кој директорот навистина ќе го погледне. Отворете ја апликацијата на телефон, бидејќи токму таму се проверува дежурната покриеност.

Shifton е бесплатен за до 10 членови на тимот без временско ограничување, што одговара на мала консултантска агенција или мала внатрешна прес служба, а платените пакети се наплаќаат по вработен месечно како што тимот расте. Ако вашиот распоред за дежурства во моментов живее во низа пораки, а часовите по паушал во нечија глава, вреди и двете да се преместат таму каде што можат да се прочитаат.