Software Penjadwalan Agensi Humas untuk Bagian Pers dan Klien

Tim humas menjual dua hal yang tidak bisa mereka produksi lebih banyak: pertimbangan dan jam kerja. Retainer menjanjikan sejumlah perhatian senior setiap bulan, klien mengharapkan ada orang yang bisa dihubungi ketika sebuah berita pecah pada pukul sebelas malam, dan peluncuran yang sudah enam pekan ada di agenda tetap akan memerlukan tiga pasang tangan tambahan pada pekan pelaksanaannya. Software penjadwalan agensi humas adalah yang menjaga janji itu tetap terlihat sebagai rencana, bukan sebagai asumsi tentang siapa yang kebetulan ada.

Bagian yang canggung adalah bahwa sebagian besar pekerjaan komunikasi bukanlah kerja shift dalam pengertian biasa, tepat sampai saat ia berubah menjadi kerja shift. Piket, jadwal krisis, hari acara, dan pekan peluncuran semuanya berperilaku seperti shift, dan justru bagian itulah yang paling buruk ditangani kalender bersama.

Untuk apa sebenarnya software penjadwalan agensi humas

Cakupannya sengaja dibuat sempit. Ia merencanakan siapa bertugas dan kapan, menyimpan piket yang belum diambil siapa pun, mengumpulkan ketersediaan dan permintaan cuti, mencatat jam mulai dan selesai yang sebenarnya, lalu melaporkan jam per orang dan per akun. Itulah tulang punggung operasional di bawah pekerjaan, dan di kebanyakan agensi saat ini ia ditopang oleh satu lembar kerja, satu grup obrolan, dan ingatan satu orang.

Ia bukan basis data media, tidak mendistribusikan rilis, dan tidak mengukur pemberitaan. Semua itu kategori terpisah dengan vendornya sendiri, dan sistem penjadwalan yang mengklaim melakukannya juga akan mengerjakan keempatnya dengan buruk.

Jam retainer dan mengetahui jam itu jatuh ke klien mana

Retainer gagal tanpa suara. Tidak ada yang memutuskan memberi klien 60 jam padahal yang terjual 40; itu terjadi lewat rentetan kebaikan kecil, satu akhir pekan krisis yang tidak ditagih, dan satu peluncuran yang melewati batas. Ketika hal itu akhirnya kentara, akun tersebut sudah merugi selama satu kuartal dan percakapan dengan klien jauh lebih sulit dari yang seharusnya.

Melekatkan setiap shift ke proyek klien adalah yang membuat pergeseran itu terlihat selagi masih ada yang bisa dilakukan. Jam terjadwal menunjukkan apa yang direncanakan, jam kerja menunjukkan apa yang benar-benar terjadi, dan selisih keduanya adalah angka yang layak dilihat tiap bulan. Laporan jam kerja memecah periode itu per orang dan per tarif upah, sehingga waktu senior dan waktu junior tidak dibaca sebagai biaya yang sama. Keputusan penagihan tetap di tangan agensi; yang berubah adalah keputusan itu kini diambil dari catatan, bukan dari ingatan.

Piket bagian pers dan jadwal yang tak ingin dimiliki siapa pun

Setiap bagian pers pada akhirnya punya jadwal piket, dan itu hampir selalu dokumen yang paling tidak disukai di agensi. Ia disusun terlambat, diubah lewat pesan, dan orang yang seharusnya bertugas justru mengetahuinya dari rekan kerja. Ketika keliru, kekeliruannya terjadi di depan publik.

Merencanakan piket sebagai shift yang sebenarnya memperbaiki mekanismenya. Setiap periode piket punya waktu mulai dan selesai yang jelas, muncul di ponsel orang yang memegangnya, dan setiap perubahan sampai ke semua orang sekaligus alih-alih menyebar dari mulut ke mulut. Piket yang belum diambil siapa pun bisa menunggu di baris shift terbuka sampai ada yang mengambilnya, dan itu mekanisme yang jauh lebih baik daripada seorang partner bertanya ke seisi ruangan pada Jumat sore. Software penjadwalan bagian pers tidak membuat piket menjadi populer, tetapi membuatnya adil dan terlihat, dan dua hal itulah yang mencegahnya jatuh ke tiga orang yang sama setiap bulan.

Di luar jam kerja, akhir pekan, dan siaga krisis

Pekerjaan krisis tidak bisa ditebak waktunya, tetapi bentuknya bisa. Harus ada orang senior yang dapat dihubungi, harus ada yang bisa menaikkan persoalan ke tingkat lebih tinggi, dan jam yang terpakai perlu dicatat karena sering kali itulah jam paling mahal yang diberikan agensi sepanjang tahun.

Menjadwalkan jam tersebut sebagai shift, termasuk blok malam dan piket akhir pekan, memberi tim rotasi yang adil dan memberi agensi angka biaya yang nyata. Catatan jam kerja agensi humas hanya berguna bila memisahkan keduanya, sehingga jam kerja dapat dilaporkan dengan tarifnya sendiri dan satu akhir pekan penanganan krisis muncul sesuai biayanya, bukan dirata-ratakan ke dalam bulan berjalan. Keterlambatan dan kehadiran dicatat dengan cara yang sama, dan itu lebih penting bukan demi laporannya melainkan demi kenyataan bahwa catatannya ada ketika klien bertanya siapa yang bertugas pada pukul dua dini hari.

Puncak peluncuran dan dukungan pekerja lepas

Peluncuran, hari pengumuman kinerja, konferensi, dan momen kampanye menciptakan permintaan pendek dan tajam atas orang yang tidak dipekerjakan agensi sepanjang tahun. Dukungan pekerja lepas adalah hal biasa di industri ini, dan masalah praktisnya selalu sama: memasukkan mereka ke rencana dengan cepat, memastikan mereka tahu harus berada di mana, dan mengeluarkan mereka dengan rapi setelahnya.

Satu daftar tim berisi posisi dan tingkat akses menyelesaikan sebagian besar urusan itu. Pekerja lepas mendapat akses biasa ke shift mereka sendiri, penanggung jawab akun mendapat hak administrator atas akun yang mereka pegang, dan masuknya beberapa orang sekaligus bisa diimpor alih-alih diketik satu per satu. Status akun menunjukkan siapa yang benar-benar menerima undangan, sehingga Anda tidak baru sadar pada pagi hari peluncuran bahwa dua tenaga tambahan tidak pernah menerima jadwal.

Penjadwalan tim komunikasi lintas pasar dan zona waktu

Pekerjaan komunikasi jarang berada di satu tempat. Konsultan bekerja dari kantor klien, hari peluncuran berlangsung di lokasi acara, dan akun internasional berarti rekan kerja di pasar yang beberapa jam lebih dulu. Jadwal yang menampilkan jam sama bagi semua orang tanpa memperhatikan lokasi akan menghasilkan kesalahan yang baru muncul pada hari pelaksanaan.

Menyimpan zona waktu untuk tiap orang berarti jam shift terbaca benar bagi orang yang melihatnya, dan menandai shift dengan lokasi kerja berarti jadwal mencatat di mana pekerjaan itu dilakukan, bukan sekadar bahwa pekerjaan itu terjadi. Hal itu juga memberi jawaban jujur atas pertanyaan berapa banyak anggota tim yang benar-benar berada di kantor pada hari tertentu.

Posisinya di samping pemasaran dan perencanaan kampanye

Batas dengan tim yang bersebelahan perlu ditarik. Perencanaan kapasitas kampanye untuk departemen dan agensi pemasaran adalah masalah yang berkaitan tetapi berbeda, dan halaman penjadwalan tim pemasaran kami membahasnya. Halaman ini membahas bagian yang khas komunikasi: piket bagian pers, siaga krisis dan di luar jam kerja, serta jam retainer per akun klien.

Batas yang lain adalah dengan perkakas humas itu sendiri. Basis data media, layanan distribusi, dan platform pemantauan berurusan dengan jurnalis dan pemberitaan. Shifton berurusan dengan orang yang mengerjakan pekerjaannya: jadwal dan templat, shift terbuka, ketersediaan, cuti, absensi, istirahat, jam kerja dan lembur, penugasan tugas, notifikasi, dan ekspor data jam. Agensi menjalankan keduanya, dan keduanya menjawab pertanyaan yang berbeda.

Memilih aplikasi penjadwalan tim humas

Ujilah dengan pekan yang paling Anda takuti. Susun pekan peluncuran dengan dukungan pekerja lepas, tambahkan piket malam, lalu tarik seorang senior dari piket itu dalam waktu singkat dan lihat seberapa cepat celahnya diterbitkan ulang dan terisi. Periksa bagaimana laporan jam bulanan terbaca ketika tiga akun berjalan bersamaan, karena itulah laporan yang benar-benar dilihat direktur. Buka aplikasinya di ponsel, karena di situlah piket diperiksa.

Shifton gratis untuk maksimal 10 anggota tim tanpa batas waktu, yang cocok bagi konsultan butik atau bagian pers internal berukuran kecil, dan paket berbayar dikenakan per karyawan per bulan seiring tim bertambah. Jika jadwal piket Anda saat ini tinggal di dalam utas pesan dan jam retainer Anda tinggal di kepala seseorang, keduanya layak dipindahkan ke tempat yang bisa dibaca.