Vagtplanlægning til pr-bureau og pressetjeneste

Et pr-team sælger to ting, det ikke kan lave mere af: dømmekraft og timer. Retaineren lover en bestemt mængde erfaren opmærksomhed om måneden, kunden forventer nogen, der kan træffes, når en historie brager igennem klokken elleve om aftenen, og lanceringen, der har stået i kalenderen i seks uger, får alligevel brug for tre ekstra par hænder den uge, den lander. Vagtplanlægning til pr-bureauer findes for at holde de løfter synlige som en plan i stedet for som en antagelse om, hvem der lige er til stede.

Det ubelejlige er, at det meste kommunikationsarbejde ikke er skiftearbejde i sædvanlig forstand, lige indtil det er det. Beredskab, kriseplaner, eventdage og lanceringsuger opfører sig som vagter, og det er præcis de dele, en delt kalender håndterer dårligst.

Hvad vagtplanlægning i et pr-bureau egentlig skal bruges til

Rammen er bevidst snæver. Den planlægger, hvem der har vagt hvornår, holder den dækning, ingen endnu har taget, indsamler tilgængelighed og ferieanmodninger, registrerer reelle start- og sluttider og rapporterer timerne pr. person og pr. kunde. Det er den driftsmæssige rygrad under arbejdet, og i de fleste bureauer holdes den i dag sammen af et regneark, en gruppechat og én persons hukommelse.

Det er ikke en mediedatabase, den distribuerer ikke pressemeddelelser, og den måler ikke omtale. Det er selvstændige kategorier med deres egne leverandører, og et vagtplansystem, der hævdede at kunne dem alle, ville gøre alle fire ting dårligt.

Retainertimer og at vide, hvilken kunde en time landede på

Retainere skrider i stilhed. Ingen beslutter at give en kunde 60 timer, når der blev solgt 40; det sker gennem en række små tjenester, en ufaktureret kriseweekend og en lancering, der løb over. Når det bliver tydeligt, har kunden været urentabel i et kvartal, og samtalen med kunden er langt hårdere, end den behøvede at være.

At hænge hver vagt op på et kundeprojekt er det, der gør afdriften synlig, mens der stadig kan gøres noget. Planlagte timer viser hensigten, udførte timer viser, hvad der faktisk skete, og forskellen mellem dem er det tal, der er værd at se på hver måned. Vores rapporter over arbejdstimer deler perioden op pr. person og pr. sats, så erfaren tid og juniortid ikke læses som samme omkostning. Beslutningen om fakturering bliver hos bureauet; det, der ændrer sig, er, at den træffes ud fra en registrering og ikke ud fra en erindring.

Pressetjenestens beredskab og planen, ingen vil eje

Enhver pressetjeneste ender med en beredskabsplan, og den er næsten altid bureauets mindst afholdte dokument. Den bliver lavet sent, den bliver rettet via beskeder, og den, der skal have vagt, hører det fra en kollega. Når det går galt, går det galt offentligt.

At planlægge beredskab som rigtige vagter retter mekanikken. Hver dækningsperiode har en fast start og slutning, den dukker op på telefonen hos den, der har den, og en ændring når alle på én gang i stedet for at rejse fra mund til mund. Dækning, ingen har taget, kan blive stående i rækken med åbne vagter, indtil nogen gør krav på den, hvilket er en langt bedre mekanisme end en partner, der spørger ud i rummet en fredag eftermiddag. Planlægningssoftware til public relations gør ikke beredskabet populært, men det gør det retfærdigt og synligt, og det er de to ting, der forhindrer, at det hver måned lander hos de samme tre personer.

Uden for kontortid, weekender og krisedækning

Krisearbejde er uforudsigeligt i tid, men ikke i form. Nogen erfaren skal kunne træffes, nogen skal kunne eskalere, og de involverede timer skal registreres, fordi de ofte er de dyreste timer, bureauet leverer hele året.

At planlægge de timer som vagter, inklusive natblokke og weekenddækning, giver teamet en fair rotation og bureauet en reel omkostning. En timeseddel i et pr-bureau er kun nyttig, hvis den adskiller dem: udførte timer kan rapporteres med deres egen sats, så en weekend med krisehåndtering fremgår med, hvad den kostede, i stedet for at blive udjævnet over måneden. Forsinkelser og fremmøde registreres på samme måde, og der betyder rapporten mindre end det forhold, at registreringen overhovedet findes, når en kunde spørger, hvem der havde vagten klokken to om natten.

Lanceringsspidser og freelancestøtte

Lanceringer, regnskabsdage, konferencer og kampagneøjeblikke skaber kort, skarp efterspørgsel efter folk, bureauet ikke beskæftiger resten af året. Freelancestøtte er normalt i denne branche, og det praktiske problem er altid det samme: at få dem hurtigt ind i planen, sikre at de ved, hvor de skal være, og få dem rent ud igen bagefter.

Én samlet teamliste med stillinger og adgangsniveauer klarer det meste. Freelancere får almindelig adgang til deres egne vagter, kundeansvarlige får administratorrettigheder til deres egne kunder, og en tilgang af flere personer kan importeres i stedet for at blive tastet ind én ad gangen. Kontostatus viser, hvem der rent faktisk har accepteret en invitation, og sådan undgår man at opdage om morgenen på en lanceringsdag, at to af ens ekstra hænder aldrig modtog planen.

Planlægning af kommunikationsteams på tværs af markeder og tidszoner

Kommunikationsarbejde sidder sjældent ét sted. Konsulenter arbejder hos kunder, lanceringsdage foregår på eksterne lokationer, og internationale kunder betyder kolleger på markeder flere timer foran. En plan, der viser alle den samme tid uanset hvor de er, skaber fejl, der først dukker op på selve dagen.

At holde en tidszone pr. person betyder, at vagttider læses korrekt af den, der kigger på dem, og at mærke vagter med et arbejdssted betyder, at planen registrerer, hvor arbejdet var, og ikke kun at det fandt sted. Det giver også et ærligt svar på, hvor stor en del af teamet der reelt er på kontoret en given dag.

Hvor dette ligger i forhold til marketing og kampagneplanlægning

Grænsen til nabofunktionerne er værd at trække. Kapacitetsplanlægning til kampagner i marketingafdelinger og marketingbureauer er et beslægtet, men andet problem, og vores side om vagtplanlægning for marketingteams dækker det. Denne side handler om det kommunikationsspecifikke: pressetjenestens beredskab, krise- og aftendækning og retainertimer pr. kunde.

Den anden grænse går til de egentlige pr-værktøjer. Mediedatabaser, distributionstjenester og overvågningsplatforme handler om journalister og omtale. Shifton handler om de mennesker, der leverer arbejdet: planer og skabeloner, åbne vagter, tilgængelighed, fravær, stempelur, pauser, arbejdstimer og overarbejde, opgavetildeling, beskeder og timeeksport. Bureauer kører begge dele, og de besvarer forskellige spørgsmål.

Sådan vælger du en vagtplanapp til et pr-team

Test den på den uge, du frygter. Byg en lanceringsuge med freelancestøtte, tilføj nattevagt, tag så en erfaren person af den med kort varsel, og se hvor hurtigt hullet bliver slået op igen og fyldt. Se, hvordan en månedlig timerapport læses, når tre kunder kører samtidig, for det er den rapport, en direktør faktisk kigger på. Åbn appen på en telefon, for det er der, beredskabet bliver tjekket.

Shifton er gratis for op til 10 teammedlemmer uden tidsbegrænsning, hvilket passer til et lille konsulenthus eller en mindre intern pressetjeneste, og betalte planer afregnes pr. medarbejder pr. måned, efterhånden som teamet vokser. Hvis jeres beredskabsplan i dag lever i en beskedtråd og jeres retainertimer i hovedet på én person, fortjener begge dele at flytte hen, hvor de kan læses.