PR-skeduleringsagteware vir die perskantoor en kliëntewerk

'n PR-span verkoop twee dinge waarvan dit nie meer kan maak nie: oordeel en ure. Die maandelikse fooi belowe 'n sekere hoeveelheid senior aandag per maand, die kliënt verwag iemand bereikbaar wanneer 'n storie elfuur in die aand breek, en die bekendstelling wat al ses weke in die dagboek staan, gaan steeds drie ekstra pare hande nodig hê in die week wat dit land. PR-skeduleringsagteware is wat daardie beloftes sigbaar hou as 'n plan eerder as 'n aanname oor wie beskikbaar is.

Die ongemaklike deel is dat die meeste kommunikasiewerk nie skofwerk in die gewone sin is nie, tot op die oomblik wat dit wel is. Diensdekking, krisisroosters, gebeurtenisdae en bekendstellingsweke gedra hulle almal soos skofte, en dit is juis die dele wat 'n gedeelde kalender die swakste hanteer.

Waarvoor PR-skeduleringsagteware werklik bedoel is

Die omvang is doelbewus nou. Dit beplan wie wanneer op diens is, hou die dekking wat nog niemand opgeneem het nie, versamel beskikbaarheid en verlofaansoeke, teken werklike begin- en eindtye aan, en rapporteer die ure per persoon en per rekening. Dit is die operasionele ruggraat onder die werk, en in die meeste agentskappe word dit tans deur 'n sigblad, 'n groepgesprek en een persoon se geheue bymekaar gehou.

Dit is nie 'n mediadatabasis nie, dit versprei nie vrystellings nie en dit meet nie dekking nie. Daardie is aparte kategorieë met hul eie verskaffers, en 'n skeduleringstelsel wat beweer dat dit hulle ook doen, sou al vier swak doen.

Maandelikse fooi-ure en om te weet op watter kliënt 'n uur beland het

Maandelikse ooreenkomste misluk stil-stil. Niemand besluit om 'n kliënt 60 uur te gee wanneer 40 verkoop is nie; dit gebeur deur 'n reeks klein gunste, 'n ongefaktureerde krisisnaweek en 'n bekendstelling wat oorgeloop het. Teen die tyd dat dit duidelik word, is die rekening al 'n kwartaal lank onwinsgewend en is die gesprek met die kliënt veel moeiliker as wat dit hoef te wees.

Om elke skof aan 'n kliëntprojek te koppel, is wat die afdrywing sigbaar maak terwyl daar nog iets aan gedoen kan word. Geskeduleerde ure wys wat bedoel is, gewerkte ure wys wat werklik gebeur het, en die verskil tussen hulle is die syfer wat elke maand die moeite werd is om na te kyk. Ons werkureverslae breek die tydperk op per persoon en per tarief, sodat senior tyd en junior tyd nie as dieselfde koste gelees word nie. Die faktureringsbesluit bly by die agentskap; wat verander, is dat dit uit 'n rekord gemaak word en nie uit 'n herinnering nie.

Perskantoordiens en die rooster wat niemand wil besit nie

Elke perskantoor beland uiteindelik met 'n diensrooster, en dit is byna altyd die mins geliefde dokument in die agentskap. Dit word laat gebou, dit word per boodskap gewysig, en die persoon wat veronderstel is om op diens te wees, hoor dit by 'n kollega. Wanneer dit verkeerd loop, loop dit in die openbaar verkeerd.

Om diens as behoorlike skofte te beplan, herstel die meganika. Elke dekkingsperiode het 'n vasgestelde begin en einde, dit verskyn op die foon van wie dit ook al hou, en 'n verandering bereik almal gelyk in plaas daarvan om van mond tot mond te reis. Dekking wat niemand gevat het nie, kan in die ry vir oop skofte bly totdat iemand dit opneem, wat 'n veel beter meganisme is as 'n vennoot wat Vrydagmiddag die hele vertrek vra. Skeduleringsagteware vir openbare betrekkinge maak diens nie gewild nie, maar dit maak dit billik en sigbaar, en daardie twee dinge is wat keer dat dit elke maand op dieselfde drie mense beland.

Na ure, naweke en krisisdekking

Krisiswerk is onvoorspelbaar in tydsberekening maar nie in vorm nie. Iemand senior moet bereikbaar wees, iemand moet kan eskaleer, en die ure wat betrokke is, moet aangeteken word, want dit is dikwels die duurste ure wat die agentskap die hele jaar lewer.

Om daardie ure as skofte te skeduleer, insluitend nagblokke en naweekdekking, gee die span 'n billike rotasie en gee die agentskap 'n werklike koste. 'n PR-agentskap se tydstaat is net nuttig as dit hulle skei, sodat gewerkte ure teen hul eie tarief gerapporteer kan word en 'n naweek van krisishantering wys wat dit gekos het eerder as om in die maand se gemiddelde te verdwyn. Laatkom en bywoning word op dieselfde manier aangeteken, wat minder saak maak vir die verslag as vir die feit dat die rekord hoegenaamd bestaan wanneer 'n kliënt vra wie tweeuur die oggend gedek het.

Bekendstellingspieke en vryskutondersteuning

Bekendstellings, resultatedae, konferensies en veldtogoomblikke skep kort, skerp vraag na mense wat die agentskap die res van die jaar nie in diens het nie. Vryskutondersteuning is normaal in hierdie bedryf, en die praktiese probleem is altyd dieselfde: om hulle vinnig op die plan te kry, seker te maak hulle weet waar om te wees, en hulle daarna skoon af te haal.

Een spanlys met poste en toegangsvlakke hanteer die meeste daarvan. Vryskutwerkers kry gewone toegang tot hul eie skofte, rekeningleiers kry administrateurregte oor hul eie rekeninge, en 'n groep van verskeie mense kan ingevoer word eerder as een vir een ingetik. Rekeningstatus wys wie werklik 'n uitnodiging aanvaar het, en dit is hoe jy vermy om op die oggend van 'n bekendstelling te ontdek dat twee van jou ekstra pare hande nooit die rooster ontvang het nie.

Skeduleringsagteware vir kommunikasiespanne oor markte en tydsones

Kommunikasiewerk sit selde op een plek. Konsultante werk vanaf kliënte se persele, bekendstellingsdae gebeur by lokale, en internasionale rekeninge beteken kollegas in markte wat 'n paar uur voor is. 'n Rooster wat vir almal dieselfde tyd wys ongeag waar hulle is, skep foute wat eers op die dag self uitkom.

Om 'n tydsone teen elke persoon te hou, beteken skoftye lees korrek vir die persoon wat daarna kyk, en om skofte met 'n werkplek te merk, beteken die rooster teken aan waar die werk was en nie net dat dit gebeur het nie. Dit gee ook 'n eerlike antwoord op die vraag hoeveel van die span op enige gegewe dag werklik in die kantoor is.

Waar dit langs bemarking en veldtogbeplanning staan

Die grens met aangrensende spanne is die moeite werd om te trek. Veldtogkapasiteitsbeplanning vir bemarkingsafdelings en agentskappe is 'n verwante maar ander probleem, en ons bladsy oor skedulering van bemarkingspersoneel dek dit. Waaroor hierdie bladsy gaan, is die kommunikasiespesifieke deel: perskantoordiens, krisisdekking en dekking na ure, en maandelikse fooi-ure per kliëntrekening.

Die ander grens is met eintlike PR-gereedskap. Mediadatabasisse, verspreidingsdienste en moniteringsplatforms werk met joernaliste en dekking. Shifton werk met die mense wat die werk lewer: roosters en sjablone, oop skofte, beskikbaarheid, verlof, die tydklok, pouses, gewerkte en oortydure, taaktoewysing, kennisgewings en uitvoere van ure. Agentskappe gebruik albei, en hulle beantwoord verskillende vrae.

Hoe om 'n skeduleringsprogram vir 'n PR-span te kies

Toets dit op die week waarvoor jy gril. Bou 'n bekendstellingsweek met vryskutondersteuning, voeg nagdiensdekking by, haal dan 'n senior persoon op kort kennisgewing daarvan af en sien hoe vinnig die gaping herplaas en gevul word. Kyk hoe 'n maandelikse uurverslag lees wanneer drie rekeninge gelyk loop, want dit is die verslag waarna 'n besturende direkteur werklik gaan kyk. Maak die program op 'n foon oop, want dit is waar diensdekking nagegaan word.

Shifton is gratis vir tot 10 spanlede sonder tydsbeperking, wat 'n klein konsultasiepraktyk of 'n klein interne perskantoor pas, en betaalde planne word per werknemer per maand gehef namate die span groei. As jou diensrooster tans in 'n boodskapdraad woon en jou maandelikse fooi-ure in iemand se kop, is albei die moeite werd om te skuif na 'n plek waar hulle gelees kan word.