PR agentūros grafikų programa spaudos tarnybai ir klientams
Padenkite spaudos tarnybą, sudėliokite budėjimą ne darbo metu ir krizių pamainas ir matykite, kuriam klientui teko kiekviena valanda.
Sudėliokite savaitę per visus klientų projektus
Komunikacijos komandos savaitė yra įsipareigojimų skirtingiems klientams rinkinys plius tai, ką su jais padaro naujienos. Savaitės tinklelis kiekvienam žmogui skiria eilutę, o kiekvienai užduočiai spalva pažymėtą bloką su pradžios ir pabaigos laiku, todėl visos komandos apkrova perskaitoma dar prieš patvirtinant savaitę. Projektai ir filtrai laiko atskirus klientus atskirai viename ekrane, o ne skirtinguose dokumentuose.
Valandų limitai, viršvalandžiai ir kur nusėdo valandos
Darbas pagal mėnesinį mokestį parduodamas valandomis, o komanda, kuri tyliai atiduoda vienam klientui pusantro karto daugiau, nei buvo apmokėta, yra dažniausia priežastis, kodėl klientas nustoja būti pelningas. Kiekvieno žmogaus eilutėje šalia jau priskirtos sumos rodomas maksimumas, o pamainos pažymimos darbo vieta, kuriai priklauso. Dienų stulpeliai sumuoja žmonių skaičių ir valandas, todėl į viršvalandžius slystanti savaitė matoma dar tada, kai ją galima pakeisti.
Budėjimas ne darbo valandomis
Naujienos nesilaiko darbo valandų, ir spaudos tarnyba taip pat. Prašymai komentuoti eteryje ateina dar prieš pusryčius, tarptautinė žiniasklaida gyvena pagal kitą laikrodį, o įsisiūbavęs klausimas gali reikalauti, kad kas nors būtų pasiekiamas nuo 23:00 iki 07:00. Savaitės rodinys talpina kelias pamainas per dieną su pareigomis šalia vardų, todėl kiekviename dengimo periode budi patyręs žmogus, o ne visas grafikas krenta tam, kas atsiliepė praėjusį kartą, ir kiekvieno maksimumas bei bendros valandos matomi jį sudarant.
Jūsų žmonės, jų vaidmenys ir laisvai samdomų pagalba
PR komandos auga ir traukiasi aplink startus, ir grafikas turi neatsilikti. Darbuotojų lentelė laiko visus vienoje vietoje su pareigomis, kontaktais, laiko juosta ir teisių lygiu, padalytu į paprastą prieigą ir administratoriaus teises. Paskyros būsena rodo, kas pakviestas ir kas iš tikrųjų priėmė kvietimą, todėl randate laisvai samdomą specialistą, kuris prieš starto savaitę taip ir nepateko į grafiką.
Pradėkite su nemokamu planu
Be laiko apribojimų. Gaukite pilną prieigą prie pagrindinių funkcijų ir atnaujinkite, kai būsite pasiruošę.
Skaitykite išsamų PR komandos grafikų vadovą
PR komanda parduoda du dalykus, kurių negali pasigaminti daugiau: sprendimą ir valandas. Mėnesinis mokestis reiškia tam tikrą kiekį patyrusių žmonių dėmesio per mėnesį, klientas tikisi, kad kas nors bus pasiekiamas, kai vienuoliktą vakaro pratrūks istorija, o startas, kuris kalendoriuje stovi jau šešias savaites, tą savaitę vis tiek pareikalaus trijų papildomų porų rankų. PR agentūros grafikų programa yra tai, kas laiko šiuos pažadus matomus kaip planą, o ne kaip prielaidą, kad kas nors bus vietoje.
Nepatogu tai, kad didžioji dalis komunikacijos darbo nėra pamaininis darbas įprasta prasme, kol vieną akimirką juo tampa. Budėjimas, krizių grafikai, renginių dienos ir startų savaitės elgiasi būtent kaip pamainos, ir kaip tik su šiomis dalimis bendras kalendorius susitvarko blogiausiai.
Kam iš tikrųjų skirta PR agentūros grafikų programa
Apimtis sąmoningai siaura. Ji planuoja, kas ir kada budi, laiko dengimą, kurio dar niekas nepasiėmė, renka prieinamumo ir atostogų prašymus, fiksuoja realius pradžios ir pabaigos laikus ir pateikia valandas pagal žmogų ir pagal klientą. Tai operatyvinis stuburas po visu darbu, ir daugumoje agentūrų jį šiandien laiko skaičiuoklė, grupės pokalbis ir vieno žmogaus atmintis.
Tai nėra žiniasklaidos duomenų bazė, ji neplatina pranešimų spaudai ir nematuoja paminėjimų. Tai atskiros kategorijos su savo tiekėjais, o grafikų sistema, kuri teigtų mokanti visa tai, visas keturias sritis darytų prastai.
Mėnesinio mokesčio valandos ir žinojimas, kuriam klientui teko valanda
Mėnesiniai mokesčiai griūva tyliai. Niekas nenusprendžia klientui skirti 60 valandų, kai parduota buvo 40; tai įvyksta per virtinę mažų paslaugų, neapmokėtą krizinį savaitgalį ir startą, kuris užsitęsė. Kai tai tampa akivaizdu, klientas jau ketvirtį buvo nuostolingas, o pokalbis su juo daug sunkesnis, nei turėjo būti.
Kiekvienos pamainos susiejimas su kliento projektu ir yra tai, kas padaro nuokrypį matomą, kol dar galima ką nors padaryti. Suplanuotos valandos rodo, kas buvo numatyta, dirbtos valandos rodo, kas iš tikrųjų įvyko, o skirtumas tarp jų yra tas skaičius, į kurį verta žiūrėti kas mėnesį. Mūsų darbo valandų ataskaitos išskaido laikotarpį pagal žmogų ir pagal įkainį, todėl patyrusio ir jaunesnio specialisto laikas nėra skaitomas kaip ta pati kaina. Sprendimas dėl sąskaitos lieka agentūrai; keičiasi tik tai, kad jis priimamas iš įrašo, o ne iš prisiminimo.
Spaudos tarnybos budėjimas ir grafikas, kurio niekas nenori prisiimti
Kiekviena spaudos tarnyba galiausiai turi budėjimo grafiką, ir tai beveik visada mažiausiai mylimas dokumentas agentūroje. Jis sudaromas paskutinę minutę, taisomas žinutėmis, o žmogus, kuris turėtų budėti, sužino apie tai iš kolegos. Kai kas nors nutinka ne taip, tai nutinka viešai.
Budėjimo planavimas kaip tikrų pamainų sutvarko mechaniką. Kiekvienas dengimo periodas turi apibrėžtą pradžią ir pabaigą, jis atsiranda budinčiojo telefone, o pakeitimas pasiekia visus iš karto, o ne keliauja iš lūpų į lūpas. Dengimas, kurio niekas nepaėmė, gali likti laisvų pamainų eilutėje, kol kas nors jį pasiims, ir tai kur kas geresnis mechanizmas nei partneris, penktadienio popietę klausiantis visos patalpos. Viešųjų ryšių grafikų programa nepadaro budėjimo mėgstamo, bet padaro jį sąžiningą ir matomą, o būtent šie du dalykai neleidžia jam kas mėnesį kristi tiems patiems trims žmonėms.
Ne darbo metas, savaitgaliai ir krizių dengimas
Krizinis darbas nenuspėjamas laiku, bet ne forma. Kažkas patyręs turi būti pasiekiamas, kažkas turi galėti eskaluoti, o susijusias valandas būtina fiksuoti, nes tai dažnai brangiausios valandos, kurias agentūra pateikia per visus metus.
Šių valandų planavimas kaip pamainų, įskaitant naktinius blokus ir savaitgalio dengimą, komandai duoda sąžiningą rotaciją, o agentūrai realią savikainą. PR agentūros darbo laiko apskaita naudinga tik tada, kai jas atskiria, kad dirbtos valandos būtų pateikiamos su savo įkainiu ir kad krizių valdymo savaitgalis matytųsi kaip tai, kiek jis kainavo, o ne būtų suvidurkintas per mėnesį. Vėlavimai ir lankomumas fiksuojami taip pat, ir tai svarbu ne tiek dėl ataskaitos, kiek dėl to, kad įrašas apskritai yra, kai klientas paklausia, kas budėjo antrą valandą nakties.
Startų pikai ir laisvai samdomų pagalba
Startai, rezultatų dienos, konferencijos ir kampanijų momentai sukuria trumpą ir aštrią žmonių, kurių agentūra visus likusius metus nesamdo, paklausą. Laisvai samdomų pagalba šioje pramonėje yra norma, o praktinė problema visada ta pati: greitai įtraukti juos į planą, užtikrinti, kad jie žinotų, kur būti, ir švariai išbraukti po to.
Vienas komandos sąrašas su pareigomis ir prieigos lygiais išsprendžia didžiąją dalį. Laisvai samdomi gauna paprastą prieigą prie savo pamainų, klientų vadovai gauna administratoriaus teises savo klientams, o kelių žmonių grupę galima importuoti, o ne suvedinėti po vieną. Paskyros būsena rodo, kas iš tikrųjų priėmė kvietimą, ir taip išvengiate atradimo starto rytą, kad dvi papildomos poros rankų grafiko taip ir negavo.
Komunikacijos komandos grafikų programa rinkose ir laiko juostose
Komunikacijos darbas retai sėdi vienoje vietoje. Konsultantai dirba iš kliento biurų, startų dienos vyksta erdvėse, o tarptautiniai klientai reiškia kolegas rinkose, esančiose keliomis valandomis į priekį. Grafikas, kuris visiems rodo tą patį laiką, nesvarbu, kur jie yra, sukuria klaidas, išlendančias tik tą pačią dieną.
Laiko juosta prie kiekvieno žmogaus reiškia, kad pamainų laikai rodomi teisingai tam, kas į juos žiūri, o pamainų žymėjimas darbo vieta reiškia, kad grafikas fiksuoja, kur darbas vyko, o ne tik tai, kad jis įvyko. Tai taip pat duoda sąžiningą atsakymą į klausimą, kiek komandos iš tiesų yra biure konkrečią dieną.
Kur tai stovi šalia rinkodaros ir kampanijų planavimo
Ribą su gretimomis komandomis verta nubrėžti. Kampanijų pajėgumo planavimas rinkodaros skyriams ir agentūroms yra susijusi, bet kita problema, ir ją aprašo mūsų rinkodaros darbuotojų grafikų puslapis. Šis puslapis yra apie komunikacijai būdingą dalį: spaudos tarnybos budėjimą, krizių ir ne darbo meto dengimą ir mėnesinio mokesčio valandas pagal klientą.
Kita riba yra su tikraisiais PR įrankiais. Žiniasklaidos duomenų bazės, platinimo paslaugos ir stebėsenos platformos dirba su žurnalistais ir paminėjimais. Shifton dirba su žmonėmis, kurie atlieka darbą: grafikais ir šablonais, laisvomis pamainomis, prieinamumu, atostogomis, darbo laiko žymėjimu, pertraukomis, dirbtomis ir viršvalandinėmis valandomis, užduočių skyrimu, pranešimais ir valandų eksportu. Agentūros naudoja abu, ir jie atsako į skirtingus klausimus.
Kaip išsirinkti PR komandos grafikų programėlę
Išbandykite ją su ta savaite, kurios bijote. Sudėliokite starto savaitę su laisvai samdomų pagalba, pridėkite naktinį budėjimą, tada trumpu įspėjimu nuimkite nuo jo patyrusį žmogų ir pažiūrėkite, kaip greitai spraga bus paskelbta iš naujo ir užpildyta. Patikrinkite, kaip skaitosi mėnesio valandų ataskaita, kai vienu metu vyksta trys klientų projektai, nes būtent į šią ataskaitą iš tikrųjų žiūrės vadovas. Atidarykite programėlę telefone, nes būtent ten tikrinamas budėjimo dengimas.
Shifton nemokamas iki 10 komandos narių be laiko apribojimo, o tai tinka nedidelei konsultacijų agentūrai ar mažai vidinei spaudos tarnybai, ir mokami planai skaičiuojami už darbuotoją per mėnesį, kai komanda auga. Jei jūsų budėjimo grafikas šiandien gyvena žinučių gijoje, o mėnesinio mokesčio valandos kažkieno galvoje, abu verta perkelti ten, kur juos galima perskaityti.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kas yra PR agentūros grafikų programa?
Tai sistema, kuri nusprendžia, kas budi, kuriam klientui ir kuriomis valandomis, ir perduoda tai žmonėms. PR komandai tai reiškia spaudos tarnybos budėjimo grafiką, dengimą ne darbo metu ir krizėms, laisvai samdomų pagalbą startų metu ir dirbtų valandų įrašą, kurį galima skaityti pagal klientą. Ji tvarko žmones ir valandas, o ne žiniasklaidos kontaktus ar paminėjimus.
Kaip PR agentūros grafikų sistemoje sekti mėnesinio mokesčio valandas pagal klientą?
Kiekvienas klientas sukuriamas kaip atskiras projektas, ir pamainos priskiriamos jam, todėl suplanuotos ir dirbtos valandos kaupiasi prie teisingo kliento, o ne į vieną bendrą krūvą. Darbo valandų ataskaitos parodo, kaip pasiskirstė mėnuo, o būtent šio skaičiaus komandai reikia, kai mėnesinis mokestis atnaujinamas arba peržiūrimas. Shifton pateikia valandas, o sąskaitos lieka toje finansų sistemoje, kurią naudojate.
Kaip sudėlioti budėjimą ne darbo metu ir krizių dengimą?
Budėjimas planuojamas kaip realios pamainos su realiais laikais, įskaitant naktinius ir savaitgalio blokus, o ne kaip neformalus susitarimas, kas atsilieps telefonu. Dengimą galima paskelbti kaip laisvą pamainą, kurią komanda pasiima, o paskelbus visi susiję gauna pranešimą. Budint ne darbo metu dirbtos valandos fiksuojamos kaip ir visos kitos ir gali būti pateikiamos ataskaitoje su savo įkainiu.
Ar galima pridėti laisvai samdomus specialistus startui ir po jo pašalinti?
Taip. Laisvai samdomi ir pagal sutartį dirbantys žmonės patenka į grafiką taip pat, kaip nuolatiniai darbuotojai, su pareigomis ir prieigos lygiu, o kai vienu metu prisijungia keli, juos galima įkelti importu. Savo pamainas jie mato mobiliojoje programėlėje ir joje žymi darbo pradžią bei pabaigą. Prieinamumo nustatymai laiko žmones už grafiko ribų tais laikotarpiais, kai jie su jumis nedirba.
Ar Shifton turi žiniasklaidos duomenų bazę ar stebėseną?
Ne. Žiniasklaidos duomenų bazės, pranešimų platinimas ir paminėjimų stebėsena yra kitos klasės produktai, ir būtent apie juos dažniausiai kalbama sakant viešųjų ryšių valdymo programa. Shifton dengia personalo pusę: pamainų planavimą ir šablonus, laisvas pamainas, prieinamumą ir atostogas, darbo laiko žymėjimą, pertraukas, dirbtas ir viršvalandines valandas, užduočių skyrimą ir valandų ataskaitas, su integracijomis į Zapier, QuickBooks, Intercom ir Usedesk.
Ar yra nemokama PR agentūros grafikų programėlė mažai komandai?
Shifton nemokamas iki 10 komandos narių be laiko apribojimo ir apima pamainų planavimą, bazinį darbo laiko žymėjimą, mobiliąją programėlę ir standartines ataskaitas, o to pakanka nedidelei konsultacijų agentūrai ar mažai vidinei spaudos tarnybai. Toliau mokami planai skaičiuojami už darbuotoją per mėnesį. Geolokacija ir darbo vieta yra mokamas modulis, o ne nemokamo plano dalis.
Suplanuokite PR komandos savaitę su Shifton
Sudėliokite budėjimo grafiką, paskelbkite dengimą ne darbo metu kaip laisvas pamainas ir palikite dirbtas valandas prie to kliento, kuriam jos priklauso.