Softver za raspored smjena za PR agenciju i press ured

PR tim prodaje dvije stvari kojih ne može proizvesti više: prosudbu i sate. Paušalni ugovor obećava određenu količinu seniorske pažnje mjesečno, klijent očekuje da netko bude dostupan kad tema pukne u jedanaest navečer, a lansiranje koje je šest tjedana u kalendaru i dalje će tražiti tri para ruku više u tjednu kad se dogodi. Softver za raspored smjena za PR agenciju ono je što te obveze drži vidljivima kao plan, a ne kao pretpostavku o tome tko je slučajno tu.

Nezgodno je što većina komunikacijskog posla nije rad u smjenama u uobičajenom smislu, sve do trenutka kad jest. Pripravnost, krizni rasporedi, dani događanja i tjedni lansiranja ponašaju se kao smjene, a to su upravo dijelovi koje zajednički kalendar rješava najlošije.

Čemu softver za raspored smjena za PR agenciju zapravo služi

Opseg je namjerno uzak. Planira tko je u pripravnosti i kada, drži pokrivanje koje još nitko nije preuzeo, prikuplja dostupnost i zahtjeve za slobodnim danima, bilježi stvarna vremena početka i završetka i izvještava sate po osobi i po računu. To je operativna kralježnica ispod posla, a u većini agencija danas je drži jedna proračunska tablica, jedan grupni chat i sjećanje jedne osobe.

Nije medijska baza, ne distribuira priopćenja i ne mjeri objave. To su zasebne kategorije s vlastitim dobavljačima, a sustav za planiranje koji bi tvrdio da radi i to loše bi radio sve četiri stvari.

Sati po paušalnom ugovoru i saznanje na kojeg je klijenta sat pao

Paušalni ugovori propadaju tiho. Nitko ne odluči dati klijentu 60 sati kad je prodano 40; to se dogodi kroz niz sitnih usluga, jedan nenaplaćeni krizni vikend i lansiranje koje se otegnulo. Dok postane očito, račun je već kvartal u minusu, a razgovor s klijentom mnogo je teži nego što je morao biti.

Vezanje svake smjene uz klijentski projekt ono je što taj pomak čini vidljivim dok se još može nešto poduzeti. Planirani sati pokazuju što se namjeravalo, odrađeni sati pokazuju što se stvarno dogodilo, a razlika među njima brojka je koju vrijedi pogledati svaki mjesec. Izvještaji o radnim satima razlažu razdoblje po osobama i po satnicama, pa se seniorsko i juniorsko vrijeme ne čitaju kao isti trošak. Odluka o naplati ostaje na agenciji; mijenja se to što se donosi iz zapisa, a ne iz sjećanja.

Pripravnost press ureda i raspored koji nitko ne želi preuzeti

Svaki press ured završi s rasporedom pripravnosti, a on je gotovo uvijek najmanje voljen dokument u agenciji. Radi se kasno, mijenja se porukama, a osoba koja bi trebala biti dežurna dozna to od kolege. Kad krene po zlu, krene po zlu pred javnošću.

Planiranje pripravnosti kao pravih smjena popravlja mehaniku. Svako razdoblje pokrivanja ima definiran početak i kraj, pojavljuje se na mobitelu onoga tko ga drži, a promjena stiže svima odjednom umjesto da putuje od usta do usta. Pokrivanje koje nitko nije uzeo može stajati u retku otvorenih smjena dok ga netko ne preuzme, što je mnogo bolji mehanizam od partnera koji u petak popodne pita cijelu prostoriju. Softver za planiranje rada press ureda neće pripravnost učiniti popularnom, ali će je učiniti poštenom i vidljivom, a upravo te dvije stvari sprječavaju da svaki mjesec pada na ista tri čovjeka.

Izvan radnog vremena, vikendi i krizno pokrivanje

Krizni posao nepredvidiv je po vremenu, ali ne i po obliku. Netko iskusan mora biti dostupan, netko mora moći eskalirati, a uloženi sati moraju biti zabilježeni jer su to često najskuplji sati koje agencija isporuči u cijeloj godini.

Planiranje tih sati kao smjena, uključujući noćne blokove i vikend pokrivanje, daje timu poštenu rotaciju, a agenciji stvarni trošak. Evidencija sati PR agencije korisna je samo ako ih razdvaja, kako bi se odrađeni sati mogli izvijestiti po vlastitoj satnici i kako bi se vikend upravljanja krizom pokazao onoliko koliko je stajao umjesto da se rastopi u mjesečnom prosjeku. Kašnjenja i dolasci bilježe se jednako, što je manje važno zbog samog izvještaja, a više zbog toga što zapis uopće postoji kad klijent pita tko je pokrivao u dva ujutro.

Vrhunci lansiranja i vanjska podrška

Lansiranja, dani objave rezultata, konferencije i vrhunci kampanja stvaraju kratku i oštru potražnju za ljudima koje agencija ostatak godine ne zapošljava. Vanjska podrška u ovoj je industriji normalna, a praktični problem uvijek je isti: brzo ih uvesti u plan, osigurati da znaju gdje trebaju biti i uredno ih maknuti nakon toga.

Jedan popis tima s pozicijama i razinama pristupa rješava većinu toga. Vanjski suradnici dobivaju običan pristup vlastitim smjenama, voditelji računa dobivaju administratorska prava nad svojim računima, a ulazak nekoliko ljudi može se uvesti uvozom umjesto tipkanjem jednog po jednog. Status računa pokazuje tko je stvarno prihvatio poziv, čime izbjegavate da na jutro lansiranja otkrijete kako dvoje pojačanja nikad nije dobilo raspored.

Planiranje rada komunikacijskog tima preko tržišta i vremenskih zona

Komunikacijski posao rijetko stoji na jednom mjestu. Konzultanti rade kod klijenta, dani lansiranja odvijaju se na lokacijama događanja, a međunarodni računi znače kolege na tržištima nekoliko sati ispred. Raspored koji svima prikazuje isto vrijeme bez obzira na to gdje su stvara pogreške koje isplivaju tek na sam dan.

Držanje vremenske zone uz svaku osobu znači da se vremena smjena ispravno čitaju onome tko ih gleda, a označavanje smjena radnom lokacijom znači da raspored bilježi gdje je posao bio, a ne samo da se dogodio. Daje i pošten odgovor na pitanje koliko je tima određenog dana stvarno u uredu.

Gdje se ovo nalazi uz marketing i planiranje kampanja

Granicu prema susjednim timovima vrijedi povući. Planiranje kapaciteta kampanja za marketinške odjele i agencije srodan je, ali drukčiji problem i njime se bavi naša stranica planiranje rada marketinškog tima. Ova je stranica o dijelu specifičnom za komunikacije: pripravnosti press ureda, kriznom pokrivanju i pokrivanju izvan radnog vremena te satima po paušalnom ugovoru za svaki klijentski račun.

Druga granica ide prema pravim PR alatima. Medijske baze, distribucijske usluge i platforme za monitoring bave se novinarima i objavama. Shifton se bavi ljudima koji isporučuju posao: rasporedi i predlošci, otvorene smjene, dostupnost, slobodni dani, evidencija radnog vremena, pauze, odrađeni i prekovremeni sati, dodjela zadataka, obavijesti i izvoz sati. Agencije koriste oboje i one odgovaraju na različita pitanja.

Kako odabrati aplikaciju za planiranje rada PR tima

Testirajte je na tjednu kojeg se najviše bojite. Složite tjedan lansiranja s vanjskom podrškom, dodajte noćnu pripravnost, pa u zadnji čas maknite iskusnu osobu s nje i gledajte koliko se brzo rupa ponovno objavi i popuni. Provjerite kako se čita mjesečni izvještaj o satima kad tri računa idu istodobno, jer to je izvještaj koji će direktor stvarno pogledati. Otvorite aplikaciju na mobitelu, jer se pripravnost provjerava upravo ondje.

Shifton je besplatan do 10 članova tima bez vremenskog ograničenja, što odgovara butik agenciji ili malom internom press uredu, a kako tim raste, plaćeni paketi naplaćuju se po zaposleniku mjesečno. Ako vaš raspored pripravnosti danas živi u nizu poruka, a sati po paušalnom ugovoru u nečijoj glavi, oboje vrijedi preseliti tamo gdje se mogu pročitati.