在所有客户账户之间排定一周
传播团队的一周,是对不同客户的一组承诺,再加上新闻本身对这些承诺造成的冲击。周视图给每个人一行,每项任务一个带起止时间的彩色区块,因此在这一周被最终确定之前,团队的整体负荷就已经可读。项目与筛选功能把不同客户账户放在同一屏幕上区分开来,而不是分散在各自的文档里。
工时上限、加班与工时归属
按月度服务费承接的工作是以小时出售的,而一个悄悄给某个客户多做出一半工时的团队,是让账户失去利润最常见的方式。每个人的行上都带有一个上限,与已分配的总工时并列显示,班次则标记所属的工作地点。日期列汇总人数与工时,因此一周正在滑向加班时,还来得及调整。
办公时间之外的值班
新闻不按办公时间发生,新闻办公室同样如此。广播采访邀约在早餐前抵达,国际媒体按另一套时钟运转,而一个正在发酵的议题可能需要有人在 23:00 至 07:00 之间保持可联系。周视图可以承载一天多个班次,并在姓名旁标出角色,因此每一段值班都有资深同事在岗,而不是整张值班表落到上次接电话的那个人身上;排表过程中,每个人的上限与总工时也一并显示。
人员、角色与自由职业支援
公关团队围绕发布节点扩张与收缩,排班表必须跟得上。员工表把所有人集中在一处,包含职位、联系方式、时区与权限级别,权限分为普通访问与管理员权限。账户状态显示谁已被邀请、谁真正接受了邀请,而这正是你在发布周之前找出那位始终没进排班表的自由职业者的方式。
阅读公关团队排班完整指南
公关团队出售两样它无法额外制造的东西:判断力与工时。月度服务费承诺了每月一定量的资深注意力,客户期待在深夜十一点有故事爆发时能找到人,而排进日程六周的发布,在落地那一周依然需要三双额外的手。公关公司排班软件的作用,就是让这些承诺以计划的形式保持可见,而不是变成一种关于谁在场的假设。
棘手之处在于,大部分传播工作在通常意义上并不是轮班工作,直到某一刻它突然就是。值班、危机排表、活动日与发布周的行为方式都像班次,而这些恰恰是共享日历处理得最糟糕的部分。
公关公司排班软件到底解决什么
它的范围是刻意收窄的。它规划谁在何时值班,保管尚无人认领的班次,收集可用性与休假申请,记录真实的上下班时间,并按人员和账户报告工时。这是工作之下的运营脊梁,而在多数公司里,它目前是靠一张电子表格、一个群聊和某个人的记忆勉强撑住的。
它不是媒体数据库,不分发新闻稿,也不衡量报道效果。那些是各有厂商的独立品类,一套声称同时做到这些的排班系统,只会把四件事都做差。
月度服务费工时与工时落在哪个客户身上
月度服务费合约是安静地失败的。没有人会决定在只卖了 40 小时的情况下给客户 60 小时;它是通过一连串小小的通融、一个未计费的危机周末,以及一次超时的发布逐步形成的。等到问题变得显而易见时,这个账户已经亏损了一个季度,与客户的谈话也比原本需要的困难得多。
把每个班次挂到客户项目上,才能在还能补救时看见这种偏移。计划工时说明原本的意图,实际工时说明真正发生了什么,两者之差就是每个月值得端详的那个数字。工时报表按人员和薪资费率拆分周期,因此资深时间与初级时间不会被当成同样的成本。开票决定仍由公司自己做;改变的是这个决定来自记录,而不是来自回忆。
新闻办公室值班与没人愿意认领的那张表
每个新闻办公室最终都会有一张值班表,而它几乎总是公司里最不受欢迎的文档。它排得很晚,靠消息修改,轮到值班的人往往从同事那里才知道。它一旦出错,就是在公开场合出错。
把值班当作正式班次来规划,能修好这套机制。每一段值班都有明确的开始与结束,它会出现在承担者的手机上,变更会同时抵达所有人,而不是靠口耳相传。无人接手的值班可以留在开放班次行里,直到有人认领,这比合伙人在周五下午向全屋发问要好得多。新闻办公室排班软件不会让值班变得受欢迎,但它让值班变得公平且可见,而正是这两点阻止它每个月都落到同样的三个人身上。
非工作时间、周末与危机待命
危机工作的发生时间不可预测,但形态是可预测的。必须有资深同事保持可联系,必须有人能够升级处理,而其中消耗的工时必须被记录,因为它们往往是公司全年最昂贵的工时。
把这些工时排成班次,包括夜间区块与周末待命,既给团队一个公平的轮换,也给公司一个真实的成本。公关公司的工时表只有在把它们区分开来时才有用,这样已完成工时才能按其自身费率报告,一个危机周末才会以它真实的代价呈现,而不是被平均进整个月份。迟到与出勤以同样方式记录,这对报表本身的意义,不如对另一件事重要:当客户问起凌晨两点是谁在值班时,记录确实存在。
发布高峰与自由职业支援
发布、财报日、会议与营销节点会在短时间内制造出对人手的陡峭需求,而这些人公司在一年其余时间并不雇用。自由职业支援在这个行业很常见,实际问题始终相同:迅速把他们纳入计划,确保他们知道该去哪里,事后再干净利落地移除。
一份带职位与访问级别的团队名单就能处理其中大部分。自由职业者获得查看自己班次的普通权限,客户负责人对自己负责的账户拥有管理员权限,一次进来的多个人可以导入而不必逐个录入。账户状态显示谁真正接受了邀请,这样你就不会在发布当天早上才发现,两位额外的人手从未收到排班表。
跨市场与跨时区的传播团队排班软件
传播工作很少固定在一个地点。顾问在客户现场工作,发布日在活动场地进行,国际客户意味着同事身处领先数小时的市场。一张不管人在哪里都显示同一时间的排班表,会制造出只在当天才浮现的错误。
为每个人保存所属时区,意味着班次时间对看它的人来说是正确的;给班次标记工作地点,意味着排班表记录的是工作发生在哪里,而不只是它发生过。它还能对另一个问题给出诚实的答案:在任何一天,团队究竟有多少人真的在办公室。
它与营销及活动规划的边界
与相邻团队之间的边界值得划清。为营销部门与营销机构做的活动产能规划是一个相关但不同的问题,我们的营销团队排班页面讲的是那件事。本页面讲的是传播特有的部分:新闻办公室值班、危机与非工作时间待命,以及按客户账户计的月度服务费工时。
另一条边界是与真正的公关工具之间。媒体数据库、分发服务与监测平台处理的是记者与报道。Shifton 处理的是交付工作的人:排班与模板、开放班次、可用性、休假、考勤打卡、休息、已完成与加班工时、任务分派、通知与工时导出。公司两者都会用,它们回答的是不同的问题。
如何挑选公关团队排班应用
用你最怕的那一周来测试它。搭一个带自由职业支援的发布周,加入夜间值班,然后临时把一位资深同事从值班上撤下来,看看空缺被重新发布和填补的速度有多快。看看三个账户同时运转时,月度工时报表读起来是什么样,因为那才是总经理真正会看的报表。在手机上打开应用,因为值班就是在那里被查看的。
Shifton 对最多 10 名团队成员免费且不限时间,适合精品咨询公司或小型内部新闻办公室,随着团队扩大,付费方案按每位员工每月计费。如果你的值班表目前住在一条消息串里,月度服务费工时住在某个人的脑子里,这两样都值得搬到可以被读到的地方。
常见问题
什么是公关公司排班软件?
它是决定谁在值班、为哪个客户服务、覆盖哪些时段,并把结果送达每个人的系统。对公关团队而言,这意味着新闻办公室值班表、非工作时间与危机待命、发布期间的自由职业支援,以及一份可以按客户账户读取的已完成工时记录。它处理的是人和工时,而不是媒体联系人或报道。
在公关排班系统里如何按客户跟踪月度服务费工时?
每个客户账户都设置为独立的项目,班次分配到该项目上,因此计划工时与实际工时会累计到正确的账户,而不是汇入同一个池子。工时报表随后显示这个月是如何分配的,而这正是团队在续签或重新谈判月度服务费时需要的数字。Shifton 报告工时,开票仍留在你们使用的财务系统中。
非工作时间与危机待命的人手如何安排?
值班按真实时间的真实班次来规划,包括夜间与周末区块,而不是靠一种关于谁接电话的非正式默契。人手可以作为开放班次发布,由团队认领,发布之后所有相关人员都会收到通知。非工作时间值班的已完成工时与其他工时一样被记录,并可以按其自身的薪资费率报告。
可以为一次发布加入自由职业者,之后再移除吗?
可以。自由职业与合同支援人员与正式员工一样进入排班表,带有职位和访问级别,多人同时加入时还可以通过导入批量添加。他们在移动应用中查看自己的班次,并在应用内打卡上下班。可用性设置会让他们在不与你们合作的时段不出现在排班表上。
Shifton 是否包含媒体数据库或监测功能?
不包含。媒体数据库、新闻稿分发与报道监测属于另一类产品,大多数公共关系管理软件指的正是这一类。Shifton 覆盖人力这一侧:排班与模板、开放班次、可用性与休假、考勤打卡、休息时间、已完成工时与加班工时、任务分派与工时报表,并可与 Zapier、QuickBooks、Intercom 和 Usedesk 集成。
小团队有免费的公关排班应用吗?
Shifton 对最多 10 名团队成员免费且不限时间,包含排班、基础考勤打卡、移动应用与标准报表,足以覆盖一家精品咨询公司或一个小型内部新闻办公室。超出之后,付费方案按每位员工每月计费。定位与工作地点属于付费模块,不包含在免费方案中。
