Softvér na plánovanie zmien pre PR agentúru a tlačové oddelenie

PR tím predáva dve veci, ktorých nevie vyrobiť viac: úsudok a hodiny. Paušál sľubuje istý objem seniorskej pozornosti mesačne, klient očakáva, že o jedenástej v noci bude niekto dostupný, keď vypukne téma, a uvedenie, ktoré je v kalendári šesť týždňov, bude aj tak potrebovať tri páry rúk navyše v týždni, keď príde. Softvér na plánovanie zmien pre PR agentúru je to, čo drží tieto sľuby viditeľné ako plán, a nie ako domnienku o tom, kto je práve nablízku.

Nepríjemné na tom je, že väčšina komunikačnej práce nie je zmenová práca v obvyklom zmysle, presne až do chvíle, keď ňou je. Pohotovosť, krízové rozpisy, dni podujatí a týždne uvedení sa všetky správajú ako zmeny a sú to práve tie časti, ktoré zdieľaný kalendár zvláda najhoršie.

Na čo softvér na plánovanie zmien pre PR agentúru naozaj slúži

Rozsah je zámerne úzky. Plánuje, kto má pohotovosť a kedy, drží krytie, ktoré si ešte nikto nevzal, zbiera dostupnosť a žiadosti o voľno, zaznamenáva skutočné časy príchodu a odchodu a vykazuje hodiny podľa človeka aj podľa účtu. To je prevádzková chrbtica pod celou prácou a vo väčšine agentúr ju dnes drží pohromade jedna tabuľka, jeden skupinový chat a pamäť jedného človeka.

Nie je to mediálna databáza, nedistribuuje správy a nemeria výstupy. To sú samostatné kategórie s vlastnými dodávateľmi a plánovací systém, ktorý by tvrdil, že ich robí tiež, by robil zle všetky štyri veci.

Paušálne hodiny a vedomie, na ktorého klienta hodina pripadla

Paušály zlyhávajú potichu. Nikto sa nerozhodne dať klientovi 60 hodín, keď sa predalo 40; deje sa to sériou drobných ústupkov, nevyfakturovaným krízovým víkendom a uvedením, ktoré sa pretiahlo. Kým to začne byť zjavné, účet je štvrťrok stratový a rozhovor s klientom je oveľa ťažší, než musel byť.

Naviazanie každej zmeny na klientsky projekt je to, čo urobí tento posun viditeľným, kým sa s ním ešte dá niečo robiť. Plánované hodiny ukazujú, čo bolo zamýšľané, odpracované hodiny ukazujú, čo sa naozaj stalo, a rozdiel medzi nimi je číslo, ktoré stojí za mesačný pohľad. Výkazy pracovného času rozdelia obdobie podľa ľudí a podľa mzdových sadzieb, takže seniorský a juniorský čas sa nečítajú ako rovnaký náklad. Rozhodnutie o fakturácii zostáva na agentúre; mení sa len to, že vychádza zo záznamu a nie zo spomienky.

Pohotovosť tlačového oddelenia a rozpis, ktorý nikto nechce vlastniť

Každé tlačové oddelenie skončí s rozpisom pohotovosti a ten je takmer vždy najmenej obľúbeným dokumentom v agentúre. Vzniká neskoro, upravuje sa cez správy a človek, ktorý má byť v službe, sa to dozvie od kolegu. A keď sa to pokazí, pokazí sa to na verejnosti.

Plánovanie pohotovosti ako riadnych zmien opraví mechaniku. Každý úsek krytia má definovaný začiatok a koniec, objaví sa v mobile toho, kto ho drží, a zmena sa dostane ku všetkým naraz namiesto toho, aby putovala ústnym podaním. Krytie, ktoré si nikto nevzal, môže sedieť v riadku voľných zmien, kým si ho niekto neprevezme, čo je oveľa lepší mechanizmus ako partner, ktorý sa v piatok popoludní pýta celej miestnosti. Softvér na plánovanie práce tlačového oddelenia neurobí pohotovosť obľúbenou, ale urobí ju spravodlivou a viditeľnou, a práve tieto dve veci bránia tomu, aby padala každý mesiac na tých istých troch ľudí.

Mimo pracovného času, víkendy a krízové krytie

Krízová práca je nepredvídateľná v načasovaní, nie však v tvare. Niekto skúsený musí byť dostupný, niekto musí vedieť eskalovať a hodiny, ktoré to zoberie, treba zaznamenať, pretože sú to často najdrahšie hodiny, aké agentúra za celý rok odovzdá.

Naplánovanie týchto hodín ako zmien vrátane nočných blokov a víkendového krytia dá tímu spravodlivú rotáciu a agentúre skutočný náklad. Výkaz hodín PR agentúry je užitočný len vtedy, keď ich oddelí, aby sa odpracované hodiny dali vykázať vo vlastnej sadzbe a aby sa víkend zvládania krízy ukázal v tom, čo stál, namiesto rozpustenia v mesačnom priemere. Meškania a dochádzka sa evidujú rovnako, čo je menej dôležité pre samotný výkaz a viac pre to, že záznam vôbec existuje, keď sa klient spýta, kto slúžil o druhej v noci.

Špičky pri uvedeniach a podpora od freelancerov

Uvedenia, dni výsledkov, konferencie a vrcholy kampaní vytvárajú krátky a prudký dopyt po ľuďoch, ktorých agentúra po zvyšok roka nezamestnáva. Freelancerská podpora je v tomto odbore bežná a praktický problém je vždy rovnaký: dostať ich rýchlo do plánu, zabezpečiť, aby vedeli, kde majú byť, a potom ich čisto odobrať.

Jeden zoznam tímu s pozíciami a úrovňami prístupu vyrieši väčšinu z toho. Freelanceri dostanú bežný prístup k svojim zmenám, vedúci účtov dostanú administrátorské práva k svojim účtom a nástup viacerých ľudí sa dá importovať namiesto písania po jednom. Stav účtu ukazuje, kto pozvanie naozaj prijal, čím sa vyhnete tomu, že v ráno uvedenia zistíte, že dvaja z posily rozpis nikdy nedostali.

Plánovanie práce komunikačného tímu naprieč trhmi a časovými pásmami

Komunikačná práca sedí na jednom mieste len zriedka. Konzultanti pracujú u klienta, dni uvedení sa dejú na mieste podujatia a medzinárodné účty znamenajú kolegov na trhoch o niekoľko hodín napred. Rozpis, ktorý zobrazuje všetkým rovnaký čas bez ohľadu na to, kde sú, vytvára chyby, ktoré vyplávajú až v deň D.

Držať pri každom človeku časové pásmo znamená, že časy zmien sa čítajú správne tomu, kto sa na ne pozerá, a označovanie zmien pracoviskom znamená, že rozpis zaznamenáva, kde sa práca odohrala, nie iba že sa odohrala. Dáva to aj úprimnú odpoveď na otázku, koľko z tímu je v daný deň naozaj v kancelárii.

Kde toto stojí vedľa marketingu a plánovania kampaní

Hranicu voči susedným tímom sa oplatí načrtnúť. Plánovanie kapacít kampaní pre marketingové oddelenia a agentúry je príbuzný, ale iný problém a venuje sa mu naša stránka plánovanie práce marketingového tímu. Táto stránka je o tej časti, ktorá je špecifická pre komunikáciu: pohotovosť tlačového oddelenia, krízové krytie a krytie mimo pracovného času a paušálne hodiny na klientsky účet.

Druhá hranica vedie k samotným PR nástrojom. Mediálne databázy, distribučné služby a monitorovacie platformy sa zaoberajú novinármi a výstupmi. Shifton sa zaoberá ľuďmi, ktorí prácu odvádzajú: rozpisy a šablóny, voľné zmeny, dostupnosť, voľno, dochádzka, prestávky, odpracované hodiny a nadčasy, zadávanie úloh, upozornenia a export hodín. Agentúry používajú oboje a odpovedajú na rôzne otázky.

Ako vybrať aplikáciu na plánovanie práce PR tímu

Otestujte ju na týždni, ktorého sa bojíte. Zostavte týždeň uvedenia s freelancerskou podporou, pridajte nočnú pohotovosť, potom z nej na poslednú chvíľu odoberte seniorného človeka a sledujte, ako rýchlo sa medzera znova zverejní a zaplní. Pozrite sa, ako sa číta mesačný výkaz hodín, keď bežia tri účty naraz, pretože to je výkaz, na ktorý sa riaditeľ naozaj pozrie. Otvorte aplikáciu v mobile, pretože práve tam sa pohotovosť kontroluje.

Shifton je zadarmo až do 10 členov tímu bez časového obmedzenia, čo vyhovuje butikovej agentúre aj malému internému tlačovému oddeleniu, a ako tím rastie, platené balíky sa účtujú za zamestnanca na mesiac. Ak váš rozpis pohotovosti dnes žije vo vlákne správ a paušálne hodiny v hlave jedného človeka, oboje sa oplatí presunúť tam, kde sa dajú prečítať.