תוכנת סידור עבודה למשרד יחסי ציבור, דוברות ועבודת לקוחות

צוות יחסי ציבור מוכר שני דברים שאי אפשר לייצר מהם עוד: שיקול דעת ושעות. הריטיינר מבטיח כמות מסוימת של תשומת לב בכירה בכל חודש, הלקוח מצפה שיהיה מישהו זמין כשסיפור מתפוצץ באחת עשרה בלילה, וההשקה שיושבת ביומן כבר שישה שבועות עדיין תדרוש שלושה זוגות ידיים נוספים בשבוע שבו היא קורית. תוכנת סידור עבודה למשרד יחסי ציבור היא מה ששומר על ההבטחות האלה כתוכנית גלויה ולא כהנחה לגבי מי בסביבה.

החלק המסובך הוא שרוב עבודת התקשורת אינה עבודת משמרות במובן הרגיל, עד לרגע שבו היא כן. כוננות, סבבי משבר, ימי אירוע ושבועות השקה מתנהגים כולם כמו משמרות, והם בדיוק החלקים שיומן משותף מטפל בהם הכי גרוע.

למה בעצם נועדה תוכנת סידור עבודה למשרד יחסי ציבור

ההיקף צר בכוונה. היא מתכננת מי בכוננות ומתי, מחזיקה את המשמרות שאיש עוד לא לקח, אוספת זמינות ובקשות חופשה, מתעדת שעות התחלה וסיום אמיתיות, ומדווחת את השעות לפי אדם ולפי חשבון. זהו עמוד השדרה התפעולי שמתחת לעבודה, ובמשרדים רבים הוא מוחזק כרגע בעזרת גיליון אלקטרוני, קבוצת הודעות וזיכרון של אדם אחד.

היא אינה מאגר תקשורת, היא אינה מפיצה הודעות לעיתונות והיא אינה מודדת סיקור. אלה קטגוריות נפרדות עם ספקים משלהן, ומערכת סידור שהייתה טוענת שהיא עושה גם אותן הייתה עושה את כל הארבע גרוע.

שעות ריטיינר והידיעה לאיזה לקוח נזקפה שעה

ריטיינרים נשחקים בשקט. אף אחד לא מחליט לתת ללקוח 60 שעות כשנמכרו 40; זה קורה דרך רצף של טובות קטנות, סוף שבוע משברי שלא חויב והשקה שנמשכה מעבר לתכנון. עד שזה נעשה ברור, החשבון כבר לא רווחי ברבעון שלם והשיחה עם הלקוח קשה בהרבה ממה שהייתה צריכה להיות.

שיוך כל משמרת לפרויקט של לקוח הוא מה שהופך את הסטייה לגלויה בזמן שעוד אפשר לעשות משהו. השעות המתוכננות מראות מה התכוונו, שעות העבודה בפועל מראות מה קרה באמת, וההפרש ביניהן הוא המספר שכדאי להסתכל עליו בכל חודש. דוחות שעות עבודה מפרקים את התקופה לפי אדם ולפי תעריף, כך שזמן של בכיר וזמן של זוטר לא נקראים כאותה עלות. החלטת החיוב נשארת אצל המשרד; מה שמשתנה הוא שהיא מתקבלת מתוך תיעוד ולא מתוך זיכרון.

כוננות דוברות והסבב שאיש לא רוצה לקחת עליו אחריות

לכל דוברות נוצר בסוף סבב כוננות, והוא כמעט תמיד המסמך הכי פחות אהוב במשרד. הוא נבנה באיחור, הוא משתנה דרך הודעות, ומי שאמור להיות בכוננות שומע על כך מעמית. וכשזה משתבש, זה משתבש בפומבי.

תכנון הכוננות כמשמרות של ממש מתקן את המנגנון. לכל פרק כוננות יש התחלה וסיום מוגדרים, הוא מופיע בנייד של מי שמחזיק אותו, ושינוי מגיע לכולם בבת אחת במקום לעבור מפה לאוזן. כוננות שאיש לא לקח יכולה להמתין בשורת המשמרות הפתוחות עד שמישהו ייקח אותה, וזה מנגנון טוב בהרבה משותף שמעלה את השאלה באוויר ביום שישי אחר הצהריים. תוכנת סידור עבודה לדוברות לא תהפוך את הכוננות לפופולרית, אבל היא הופכת אותה להוגנת וגלויה, ושני הדברים האלה הם מה שמונע ממנה ליפול על אותם שלושה אנשים בכל חודש.

מחוץ לשעות העבודה, סופי שבוע ומענה למשברים

עבודת משבר בלתי צפויה בתזמון אך לא באופייה. מישהו בכיר חייב להיות זמין, מישהו חייב להיות מסוגל להסלים, והשעות הכרוכות בכך חייבות להיות מתועדות, כי לא פעם אלה השעות היקרות ביותר שהמשרד מספק בכל השנה.

תכנון השעות האלה כמשמרות, כולל בלוקים של לילה וכוננות סוף שבוע, נותן לצוות סבב הוגן ונותן למשרד עלות אמיתית. דוח שעות של משרד יחסי ציבור מועיל רק אם הוא מפריד ביניהן, כדי שאפשר יהיה לדווח על שעות העבודה בתעריף שלהן וכדי שסוף שבוע של ניהול משבר יופיע לפי מה שהוא עלה במקום להתמזג לממוצע החודשי. איחורים ונוכחות מתועדים באותה דרך, וזה חשוב פחות בשביל הדוח ויותר בשביל עצם קיומו של התיעוד כשלקוח שואל מי היה בכוננות בשתיים לפנות בוקר.

שיאי השקה ותגבור פרילנס

השקות, ימי דוחות, כנסים ורגעי שיא של קמפיין יוצרים ביקוש קצר וחד לאנשים שהמשרד אינו מעסיק בשאר השנה. תגבור פרילנס הוא דבר רגיל בענף הזה, והבעיה המעשית תמיד זהה: להכניס אותם לתוכנית מהר, לוודא שהם יודעים לאן להגיע, ולהוציא אותם בצורה נקייה אחר כך.

רשימת צוות אחת עם תפקידים ורמות הרשאה מטפלת ברוב זה. פרילנסרים מקבלים גישה רגילה למשמרות שלהם, אחראי חשבונות מקבלים הרשאות ניהול על החשבונות שלהם, וקליטה של כמה אנשים אפשר לייבא במקום להקליד אחד אחרי השני. סטטוס החשבון מראה מי באמת אישר הזמנה, וכך נמנעים מהגילוי בבוקר ההשקה ששניים מהתגבור מעולם לא קיבלו את הסידור.

סידור עבודה לצוותי תקשורת בין שווקים ואזורי זמן

עבודת תקשורת כמעט אף פעם אינה יושבת במקום אחד. יועצים עובדים מאתרי הלקוח, ימי השקה מתרחשים באולמות, וחשבונות בינלאומיים משמעם עמיתים בשווקים שמקדימים בכמה שעות. סידור שמציג לכולם את אותה שעה בלי קשר למקום שבו הם נמצאים יוצר טעויות שצפות רק ביום עצמו.

שמירת אזור זמן לכל אדם משמעה ששעות המשמרת נקראות נכון עבור מי שמסתכל עליהן, ותיוג משמרות במקום עבודה משמעו שהסידור מתעד היכן העבודה בוצעה ולא רק שהיא בוצעה. זה גם נותן תשובה כנה לשאלה כמה מהצוות באמת נמצא במשרד ביום נתון.

איפה זה עומד ביחס לשיווק ולתכנון קמפיינים

כדאי לשרטט את הגבול מול צוותים סמוכים. תכנון קיבולת קמפיינים למחלקות שיווק ולמשרדי שיווק הוא בעיה קרובה אך שונה, ועליה מדבר עמוד סידור עבודה לצוותי שיווק שלנו. העמוד הזה עוסק בחלק הייחודי לתקשורת: כוננות דוברות, מענה למשברים ומחוץ לשעות העבודה, ושעות ריטיינר לכל חשבון לקוח.

הגבול השני הוא מול כלי יחסי הציבור עצמם. מאגרי תקשורת, שירותי הפצה ופלטפורמות ניטור עוסקים בעיתונאים ובסיקור. פלטפורמת Shifton עוסקת באנשים שמבצעים את העבודה: סידורים ותבניות, משמרות פתוחות, זמינות, חופשות, שעון נוכחות, הפסקות, שעות עבודה ושעות נוספות, הקצאת משימות, התראות וייצוא שעות. משרדים מפעילים את שניהם, והם עונים על שאלות שונות.

איך בוחרים אפליקציית סידור עבודה לצוות יחסי ציבור

בדקו אותה על השבוע שאתם הכי חוששים ממנו. בנו שבוע השקה עם תגבור פרילנס, הוסיפו כוננות לילה, ואז הוציאו אדם בכיר מהכוננות בהתראה קצרה וראו כמה מהר הפער מתפרסם מחדש ומתמלא. בדקו איך נקרא דוח שעות חודשי כששלושה חשבונות רצים במקביל, כי זה הדוח שמנהל כללי באמת יסתכל עליו. פתחו את האפליקציה בנייד, כי שם בודקים כוננות.

המערכת חינמית עד 10 חברי צוות ללא הגבלת זמן, מה שמתאים למשרד ייעוץ קטן או לדוברות פנימית קטנה, וככל שהצוות גדל החבילות בתשלום מחויבות לפי עובד לחודש. אם סבב הכוננות שלכם גר כרגע בשרשור הודעות ושעות הריטיינר גרות בראש של מישהו, שווה להעביר את שניהם למקום שאפשר לקרוא בו.