PR aģentūras grafiku programma preses dienestam un klientiem

PR komanda pārdod divas lietas, no kurām tā nevar saražot vairāk: spriedumu un stundas. Abonements sola noteiktu pieredzējušu cilvēku uzmanības apjomu mēnesī, klients gaida, ka kāds būs sasniedzams, kad vienpadsmitos vakarā uzsprāgst stāsts, bet palaišana, kas kalendārā stāv jau sešas nedēļas, tāpat prasīs trīs papildu roku pārus tajā nedēļā, kad tā notiek. PR aģentūras grafiku programma ir tas, kas notur šos solījumus redzamus kā plānu, nevis kā pieņēmumu par to, kurš būs klāt.

Neērtais ir tas, ka lielākā daļa komunikācijas darba nav maiņu darbs parastajā nozīmē, tieši līdz brīdim, kad tas par tādu kļūst. Dežūras, krīzes grafiki, pasākumu dienas un palaišanu nedēļas uzvedas tieši kā maiņas, un tieši ar šīm daļām koplietojams kalendārs tiek galā vissliktāk.

Kam PR aģentūras grafiku programma īsti ir domāta

Tvērums ir šaurs ar nolūku. Tā plāno, kurš dežurē un kad, tur segumu, ko vēl neviens nav paņēmis, savāc pieejamību un atvaļinājumu pieteikumus, fiksē reālos sākuma un beigu laikus un uzrāda stundas pa cilvēkiem un pa klientiem. Tas ir operatīvais mugurkauls zem visa darba, un lielākajā daļā aģentūru to šodien tur izklājlapa, grupas čats un viena cilvēka atmiņa.

Tā nav mediju datubāze, tā neizplata preses relīzes un nemēra publikācijas. Tās ir atsevišķas kategorijas ar saviem piegādātājiem, un grafiku sistēma, kas apgalvotu, ka dara arī tās, visas četras darītu slikti.

Abonementa stundas un zināšana, kuram klientam aizgāja stunda

Abonementi sabrūk klusi. Neviens neizlemj dot klientam 60 stundas, kad pārdotas bija 40; tas notiek caur virkni sīku pakalpojumu, neapmaksātu krīzes nedēļas nogali un palaišanu, kas ievilkās. Kad tas kļūst acīmredzams, klients jau ceturksni ir bijis nerentabls, un saruna ar viņu ir daudz grūtāka, nekā tai vajadzēja būt.

Katras maiņas piesaiste klienta projektam ir tas, kas padara novirzi redzamu, kamēr vēl kaut ko var izdarīt. Plānotās stundas rāda, kas bija iecerēts, nostrādātās stundas rāda, kas patiešām notika, un starpība starp tām ir tas skaitlis, uz kuru katru mēnesi ir vērts paskatīties. Mūsu darba stundu atskaites sadala periodu pa cilvēkiem un pa likmēm, tāpēc pieredzējuša un jaunāka speciālista laiks netiek lasīts kā vienādas izmaksas. Lēmums par rēķinu paliek aģentūrai; mainās tas, ka tas tiek pieņemts no ieraksta, nevis no atmiņas.

Preses dienesta dežūras un grafiks, ko neviens negrib uzņemties

Katram preses dienestam agrāk vai vēlāk ir dežūru grafiks, un tas gandrīz vienmēr ir vismazāk mīlētais dokuments aģentūrā. To sastāda pēdējā brīdī, labo ar īsziņām, bet cilvēks, kuram jādežurē, uzzina no kolēģa. Kad kaut kas noiet greizi, tas noiet greizi publiski.

Dežūru plānošana kā īstas maiņas sakārto mehāniku. Katram seguma periodam ir noteikts sākums un beigas, tas parādās dežuranta tālrunī, un izmaiņas sasniedz visus uzreiz, nevis ceļo no mutes mutē. Segums, ko neviens nav paņēmis, var palikt brīvo maiņu rindā, līdz kāds to paņem, un tas ir daudz labāks mehānisms nekā partneris, kas piektdienas pēcpusdienā jautā visai telpai. Sabiedrisko attiecību grafiku programma nepadara dežūras mīļas, bet padara tās godīgas un redzamas, un tieši šīs divas lietas neļauj tām katru mēnesi krist uz tiem pašiem trim cilvēkiem.

Ārpus darba laika, nedēļas nogales un krīzes segums

Krīzes darbs ir neparedzams laikā, bet ne formā. Kādam pieredzējušam jābūt sasniedzamam, kādam jāspēj eskalēt, bet iesaistītās stundas ir jāfiksē, jo tās bieži ir dārgākās stundas, ko aģentūra piegādā visa gada laikā.

Šo stundu plānošana kā maiņas, ieskaitot nakts blokus un nedēļas nogales segumu, komandai dod godīgu rotāciju, bet aģentūrai reālas izmaksas. PR aģentūras darba laika uzskaite ir noderīga tikai tad, ja tā tās nošķir, lai nostrādātās stundas varētu uzrādīt ar savu likmi un lai krīzes vadības nedēļas nogale parādītos kā tas, ko tā maksāja, nevis tiktu vidējota mēnesī. Kavējumi un apmeklējums tiek fiksēti tāpat, un tas ir svarīgi ne tik daudz atskaites dēļ, cik tāpēc, ka ieraksts vispār pastāv, kad klients pajautā, kurš dežurēja divos naktī.

Palaišanu pīķi un ārštata atbalsts

Palaišanas, rezultātu dienas, konferences un kampaņu momenti rada īsu un asu pieprasījumu pēc cilvēkiem, kurus aģentūra pārējo gadu nenodarbina. Ārštata atbalsts šajā nozarē ir normāls, un praktiskā problēma vienmēr ir viena un tā pati: ātri iekļaut viņus plānā, pārliecināties, ka viņi zina, kur būt, un pēc tam tīri izņemt ārā.

Viens komandas saraksts ar amatiem un piekļuves līmeņiem atrisina lielāko daļu. Ārštata speciālisti saņem parastu piekļuvi savām maiņām, klientu vadītāji saņem administratora tiesības pār saviem klientiem, bet vairāku cilvēku grupu var importēt, nevis ievadīt pa vienam. Konta statuss rāda, kurš patiešām ir pieņēmis uzaicinājumu, un tā jūs izvairāties palaišanas rītā atklāt, ka divi no papildu roku pāriem grafiku tā arī nesaņēma.

Komunikācijas komandas grafiku programma pa tirgiem un laika joslām

Komunikācijas darbs reti sēž vienā vietā. Konsultanti strādā no klientu birojiem, palaišanu dienas notiek norises vietās, bet starptautiski klienti nozīmē kolēģus tirgos, kas ir vairākas stundas priekšā. Grafiks, kas visiem rāda vienu un to pašu laiku neatkarīgi no tā, kur viņi ir, rada kļūdas, kas parādās tikai pašā dienā.

Laika josla pie katra cilvēka nozīmē, ka maiņu laiki nolasās pareizi tam, kurš uz tiem skatās, bet maiņu atzīmēšana ar darba vietu nozīmē, ka grafiks fiksē, kur darbs bija, nevis tikai to, ka tas notika. Tas dod arī godīgu atbildi uz jautājumu, cik liela daļa komandas konkrētajā dienā patiešām ir birojā.

Kur tas atrodas blakus mārketingam un kampaņu plānošanai

Robeža ar blakus komandām ir vērta ievilkšanas. Kampaņu kapacitātes plānošana mārketinga nodaļām un aģentūrām ir saistīta, bet cita problēma, un to sedz mūsu lapa par mārketinga darbinieku grafikiem. Šī lapa ir par komunikācijai specifisko daļu: preses dienesta dežūrām, krīzes un ārpus darba laika segumu un abonementa stundām katram klientam.

Otra robeža ir ar īstajiem PR rīkiem. Mediju datubāzes, izplatīšanas pakalpojumi un monitoringa platformas strādā ar žurnālistiem un publikācijām. Shifton strādā ar cilvēkiem, kas darbu izdara: grafikiem un veidnēm, brīvajām maiņām, pieejamību, atvaļinājumiem, darba laika uzskaiti, pārtraukumiem, nostrādātajām un virsstundām, uzdevumu piešķiršanu, paziņojumiem un stundu eksportu. Aģentūras lieto abus, un tie atbild uz dažādiem jautājumiem.

Kā izvēlēties PR komandas grafiku lietotni

Pārbaudiet to ar to nedēļu, no kuras baidāties. Izveidojiet palaišanas nedēļu ar ārštata atbalstu, pievienojiet nakts dežūru, tad īsā brīdī noņemiet no tās pieredzējušu cilvēku un paskatieties, cik ātri robs tiek publicēts no jauna un aizpildīts. Pārbaudiet, kā nolasās mēneša stundu atskaite, kad vienlaikus rit trīs klientu projekti, jo tieši šo atskaiti vadītājs patiešām paskatīsies. Atveriet lietotni telefonā, jo tieši tur dežūru segums tiek pārbaudīts.

Shifton ir bez maksas līdz 10 komandas locekļiem bez laika ierobežojuma, kas der nelielai konsultāciju aģentūrai vai mazam iekšējam preses dienestam, bet maksas plāni tiek rēķināti par darbinieku mēnesī, komandai augot. Ja jūsu dežūru grafiks šobrīd dzīvo ziņu sarakstē, bet abonementa stundas kāda galvā, abus ir vērts pārcelt turp, kur tos var izlasīt.