PR ügynökségi beosztásszoftver sajtóirodához és ügyfelekhez
Fedje le a sajtóirodát, ossza be a munkaidőn túli és a válságügyeletet, és lássa, melyik ügyfélhez került minden egyes óra.
Állítsa össze a hetet minden ügyfélprojektre
Egy kommunikációs csapat hete a különböző ügyfeleknek tett vállalások összessége, plusz mindaz, amit a hírek tesznek velük. A heti rács minden embernek külön sort, minden feladatnak pedig kezdő és záró időponttal ellátott, színkódolt blokkot ad, így a csapatra jutó terhelés még a hét véglegesítése előtt olvashatóvá válik. A projektek és a szűrők egyetlen képernyőn tartják külön az ügyfélprojekteket, nem pedig különálló dokumentumokban.
Óralimitek, túlóra és az, hová kerültek az órák
Az átalánydíjas munkát órában adják el, és az a csapat, amelyik csendben másfélszer annyit ad egy ügyfélnek, mint amennyit kiszámlázott, a leggyakoribb oka annak, hogy egy ügyfél megszűnik nyereséges lenni. Minden ember sora maximumot visel a már kiosztott összes óra mellett, a műszakok pedig meg vannak jelölve azzal a munkavégzési hellyel, amelyhez tartoznak. A napi oszlopok összesítik a létszámot és az órákat, így a túlórába csúszó hét még akkor látszik, amikor változtatni lehet rajta.
Ügyelet a hivatali időn kívül
A hírek nem tartanak hivatali időt, és a sajtóiroda sem. A megszólalási kérések reggeli előtt érkeznek, a nemzetközi sajtó más órához igazodik, egy élő ügy pedig megkívánhatja, hogy valaki 23:00 és 07:00 között elérhető legyen. A heti nézet naponta több műszakot is elbír, a nevek mellett a beosztásokkal, így a lefedés minden szakaszán tapasztalt ember áll, ahelyett hogy az egész ügyeleti rend arra esne, aki legutóbb felvette a telefont, és közben mindenki maximuma és összes órája is látszik.
Az emberei, a szerepeik és a szabadúszó segítség
A PR csapatok a bevezetések körül nőnek és zsugorodnak, a beosztásnak pedig lépést kell tartania. A munkatársak táblázata egy helyen tartja mindenkit a beosztásával, elérhetőségeivel, időzónájával és jogosultsági szintjével, amely külön felhasználói és adminisztrátori hozzáférésre oszlik. A fiók állapota megmutatja, kit hívtak meg és ki fogadta el ténylegesen, így találja meg azt a szabadúszót, aki a bevezetés hete előtt fel sem került a beosztásba.
Kezdje az ingyenes csomaggal
Nincs időkorlát. Teljes hozzáférés az alapfunkciókhoz, frissítsen, amikor készen áll.
Olvassa el a PR csapatok beosztásáról szóló teljes útmutatót
Egy PR csapat két olyan dolgot ad el, amelyből nem tud többet gyártani: ítélőképességet és órákat. Az átalánydíj havonta bizonyos mennyiségű tapasztalt figyelmet ígér, az ügyfél elvárja, hogy valaki elérhető legyen, amikor este tizenegykor kirobban egy sztori, a hat hete a naptárban álló bevezetés pedig ugyanúgy három extra emberre szorul majd azon a héten, amikor megtörténik. A PR ügynökségi beosztásszoftver az, ami ezeket az ígéreteket tervként tartja láthatóan, nem pedig feltételezésként arról, ki ér rá.
A kellemetlen az, hogy a kommunikációs munka nagy része a szokásos értelemben nem műszakos munka, egészen addig a pillanatig, amíg azzá nem válik. Az ügyelet, a válságbeosztás, a rendezvénynapok és a bevezetések hetei mind műszakként viselkednek, és éppen ezekkel a részekkel bánik a legrosszabbul egy megosztott naptár.
Mire való valójában a PR ügynökségi beosztásszoftver
A hatóköre szándékosan szűk. Megtervezi, ki mikor van ügyeletben, tartja azt a lefedést, amit még senki nem vitt el, összegyűjti az elérhetőségeket és a szabadságkéréseket, rögzíti a valós kezdő és záró időpontokat, és emberenként, valamint ügyfelenként számol be az órákról. Ez a munka alatti működési gerinc, és a legtöbb ügynökségnél ma egy táblázat, egy csoportos chat és egyvalaki emlékezete tartja össze.
Nem médiaadatbázis, nem terjeszt sajtóközleményeket és nem méri a megjelenéseket. Ezek külön kategóriák saját szállítókkal, és az a beosztási rendszer, amelyik azt állítaná, hogy ezeket is tudja, mind a négyet rosszul csinálná.
Átalánydíjas órák és annak tudása, melyik ügyfélhez került egy óra
Az átalánydíjas megbízások csendben buknak el. Senki nem dönt úgy, hogy 60 órát ad egy ügyfélnek, amikor 40 lett eladva; ez apró szívességek sorozatán, egy ki nem számlázott válsághétvégén és egy elhúzódó bevezetésen keresztül történik meg. Mire nyilvánvalóvá válik, az ügyfél már egy negyedéve veszteséges, a vele folytatott beszélgetés pedig sokkal nehezebb, mint kellett volna.
Minden műszak ügyfélprojekthez kötése az, ami láthatóvá teszi az elcsúszást, amíg még lehet vele kezdeni valamit. A tervezett órák megmutatják, mi volt a szándék, a ledolgozott órák megmutatják, mi történt valójában, a kettő közötti különbség pedig az a szám, amelyet havonta érdemes megnézni. A munkaidő kimutatásaink emberenként és órabérenként bontják az időszakot, így a tapasztalt és a kezdő munkatárs ideje nem ugyanazon költségként olvasódik. A számlázási döntés az ügynökségnél marad; annyi változik, hogy nyilvántartásból születik, nem emlékezetből.
Sajtóirodai ügyelet és a beosztás, amelyet senki nem akar magára vállalni
Minden sajtóirodánál előbb vagy utóbb lesz ügyeleti beosztás, és ez szinte mindig az ügynökség legkevésbé szeretett dokumentuma. Későn készül el, üzenetben módosul, és az az ember, akinek ügyeletben kellene lennie, kollégájától tudja meg. Amikor félresiklik, nyilvánosan siklik félre.
Ha az ügyeletet rendes műszakként tervezik meg, a mechanika helyreáll. A lefedés minden szakaszának meghatározott kezdete és vége van, megjelenik annak a telefonján, akié, a változás pedig egyszerre ér el mindenkihez, ahelyett hogy szájról szájra terjedne. Az el nem vitt lefedés a nyílt műszakok sorában maradhat, amíg valaki el nem viszi, ami sokkal jobb mechanizmus, mint egy partner, aki péntek délután körbekérdezi a szobát. A public relations beosztási szoftver nem teszi kedveltté az ügyeletet, de igazságossá és láthatóvá teszi, és éppen ez a két dolog akadályozza meg, hogy havonta ugyanarra a három emberre essen.
Munkaidőn túl, hétvégék és válságlefedés
A válságmunka az időzítésében kiszámíthatatlan, a formájában nem. Valaki tapasztaltnak elérhetőnek kell lennie, valakinek tudnia kell eszkalálni, az érintett órákat pedig rögzíteni kell, mert gyakran ezek az ügynökség egész évi legdrágább órái.
Ha ezeket az órákat műszakként ütemezik, az éjszakai blokkokkal és a hétvégi lefedéssel együtt, a csapat igazságos váltást kap, az ügynökség pedig valós költséget. Egy PR ügynökség jelenléti íve csak akkor hasznos, ha ezeket elkülöníti, hogy a ledolgozott órák saját órabérrel jelenjenek meg a kimutatásban, és egy válságkezeléssel töltött hétvége annyinak látsszon, amennyibe került, ahelyett hogy beleátlagolódna a hónapba. A késés és a jelenlét ugyanígy rögzül, ami nem annyira a kimutatás miatt számít, hanem azért, mert egyáltalán létezik nyilvántartás, amikor egy ügyfél megkérdezi, ki fedte le hajnali kettőkor.
Bevezetési csúcsok és szabadúszó segítség
A bevezetések, az eredményhirdetési napok, a konferenciák és a kampánypillanatok rövid, éles keresletet teremtenek olyan emberek iránt, akiket az ügynökség az év többi részében nem foglalkoztat. A szabadúszó segítség ebben a szakmában megszokott, a gyakorlati gond pedig mindig ugyanaz: gyorsan betenni őket a tervbe, biztosra menni, hogy tudják, hol kell lenniük, utána pedig tisztán levenni őket.
Egyetlen csapatlista beosztásokkal és hozzáférési szintekkel a nagy részét megoldja. A szabadúszók sima hozzáférést kapnak a saját műszakjaikhoz, az ügyfélfelelősök adminisztrátori jogot a saját ügyfeleikhez, több ember érkezését pedig importálni lehet ahelyett, hogy egyesével gépelnék be. A fiók állapota megmutatja, ki fogadta el ténylegesen a meghívást, és így kerülhető el, hogy a bevezetés reggelén derüljön ki: két plusz emberhez soha nem jutott el a beosztás.
Kommunikációs csapat beosztási szoftvere piacokon és időzónákon át
A kommunikációs munka ritkán marad egy helyben. A tanácsadók ügyfélhelyszínekről dolgoznak, a bevezetési napok helyszíneken zajlanak, a nemzetközi ügyfelek pedig több órával előbbre járó piacokon lévő kollégákat jelentenek. Az a beosztás, amely mindenkinek ugyanazt az időpontot mutatja, függetlenül attól, hol van, olyan hibákat szül, amelyek csak az adott napon jönnek elő.
Ha minden emberhez időzóna tartozik, a műszakidők helyesen olvashatók annak, aki nézi őket, ha pedig a műszakok munkavégzési hellyel vannak megjelölve, a beosztás azt is rögzíti, hol volt a munka, nem csak azt, hogy megtörtént. Emellett őszinte választ ad arra a kérdésre is, hogy a csapatból mennyien vannak valóban az irodában egy adott napon.
Hol helyezkedik el ez a marketing és a kampánytervezés mellett
A szomszédos csapatokkal húzódó határt érdemes meghúzni. A marketingosztályok és ügynökségek kampánykapacitásának tervezése rokon, de más probléma, és ezt a marketing munkatársak beosztása oldalunk fedi le. Ez az oldal a kommunikációra jellemző részről szól: a sajtóirodai ügyeletről, a válság és a munkaidőn túli lefedésről, valamint az ügyfelenkénti átalánydíjas órákról.
A másik határ a tényleges PR eszközökkel van. A médiaadatbázisok, a terjesztési szolgáltatások és a monitoring platformok újságírókkal és megjelenésekkel foglalkoznak. A Shifton azokkal az emberekkel foglalkozik, akik elvégzik a munkát: beosztások és sablonok, nyílt műszakok, elérhetőség, szabadság, munkaidő rögzítés, szünetek, ledolgozott és túlórák, feladatkiosztás, értesítések és óraexport. Az ügynökségek mindkettőt használják, és más kérdésekre válaszolnak.
Hogyan válasszon PR csapat beosztási alkalmazást
Azon a héten tesztelje, amelytől tart. Építsen fel egy bevezetési hetet szabadúszó segítséggel, tegyen bele éjszakai ügyeletet, majd vegyen le róla egy tapasztalt embert rövid határidővel, és nézze meg, milyen gyorsan kerül ki újra és telik be a rés. Ellenőrizze, hogyan olvasható a havi óra kimutatás, amikor három ügyfél fut egyszerre, mert az ügyvezető valójában ezt a kimutatást nézi majd meg. Nyissa meg az alkalmazást telefonon, mert az ügyeletet ott ellenőrzik.
A Shifton 10 csapattagig időkorlát nélkül ingyenes, ami megfelel egy kis tanácsadó cégnek vagy egy kis belső sajtóirodának, a fizetős csomagok pedig munkatársanként havidíjasak, ahogy a csapat nő. Ha az ügyeleti beosztása ma egy üzenetszálban él, az átalánydíjas órái pedig valakinek a fejében, mindkettőt érdemes olyan helyre tenni, ahol olvashatók.
Gyakran ismételt kérdések
Mi az a PR ügynökségi beosztásszoftver?
Az a rendszer, amely eldönti, ki van ügyeletben, melyik ügyfélhez és mely órákban, és ezt el is juttatja az érintettekhez. Egy PR csapatnál ez a sajtóiroda ügyeleti rendjét, a munkaidőn túli és a válságlefedést, a bevezetések alatti szabadúszó segítséget, valamint a ledolgozott órák ügyfelenként olvasható nyilvántartását jelenti. Emberekkel és órákkal foglalkozik, nem sajtókapcsolatokkal vagy megjelenésekkel.
Hogyan követhetők az átalánydíjas órák ügyfelenként egy PR beosztási rendszerben?
Minden ügyfél saját projektként áll be, és a műszakokat ehhez rendelik, így a tervezett és a ledolgozott órák a megfelelő ügyfélhez gyűlnek, nem pedig egyetlen közös halomba. A munkaidő kimutatások ezután megmutatják, hogyan oszlott meg a hónap, és pontosan erre a számra van szükség, amikor az átalánydíj megújítása vagy újratárgyalása jön. A Shifton az órákat adja; a számlázás abban a pénzügyi rendszerben marad, amit használ.
Hogyan biztosítható a munkaidőn túli és a válságügyelet?
Az ügyeletet valódi időpontokkal, valódi műszakként tervezik meg, az éjszakai és a hétvégi blokkokat is beleértve, nem pedig informális megállapodásként arról, ki veszi fel a telefont. A lefedés kitehető nyílt műszakként, hogy a csapat elvigye, közzétételkor pedig mindenki értesítést kap, akit érint. A munkaidőn túli ügyeletben ledolgozott órák ugyanúgy rögzülnek, mint bármelyik másik, és saját órabérrel jeleníthetők meg a kimutatásban.
Bevehetők szabadúszók egy bevezetésre, majd utána levehetők?
Igen. A szabadúszó és a szerződéses segítség ugyanúgy kerül a beosztásba, mint az állandó munkatársak, beosztással és hozzáférési szinttel, és ha többen csatlakoznak egyszerre, importtal is behozhatók. A műszakjaikat a mobilalkalmazásban látják, és onnan jelentkeznek be és ki. Az elérhetőségi beállítások kint tartják őket a beosztásból azokra az időszakokra, amikor nem dolgoznak Önnel.
Van a Shifton rendszerében médiaadatbázis vagy monitoring?
Nincs. A médiaadatbázisok, a sajtóközlemények terjesztése és a megjelenések figyelése másik termékkategória, és a public relations kezelő szoftver kifejezés jellemzően ezekre utal. A Shifton a munkaerő oldalát fedi le: műszaktervezés és sablonok, nyílt műszakok, elérhetőség és szabadság, munkaidő rögzítés, szünetek, ledolgozott és túlórák, feladatkiosztás és óra kimutatások, valamint integrációk a Zapier, a QuickBooks, az Intercom és a Usedesk felé.
Van ingyenes PR beosztási alkalmazás kis csapatnak?
A Shifton 10 csapattagig időkorlát nélkül ingyenes, és tartalmazza a műszaktervezést, az alap munkaidő rögzítést, a mobilalkalmazást és a szokásos kimutatásokat, ami elegendő egy kis tanácsadó cégnek vagy egy kis belső sajtóirodának. Ezen felül a fizetős csomagok munkatársanként havidíjasak. A helymeghatározás és a munkavégzési hely fizetős modul, nem az ingyenes csomag része.
Tervezze meg a PR csapat hetét a Shiftonnal
Állítsa össze az ügyeleti beosztást, tegye ki a munkaidőn túli lefedést nyílt műszakként, és tartsa a ledolgozott órákat annál az ügyfélnél, akihez tartoznak.