Софтуер за графици за PR агенции, пресцентър и клиенти

Един PR екип продава две неща, от които не може да произведе повече: преценка и часове. Абонаментът обещава определено количество внимание от опитни хора на месец, клиентът очаква някой да е достъпен, когато в единайсет вечерта избухне история, а стартирането, което стои в календара от шест седмици, пак ще поиска три допълнителни чифта ръце в седмицата, в която се случва. Софтуерът за графици за PR агенции е това, което държи тези обещания видими като план, а не като допускане кой ще е наоколо.

Неудобното е, че по-голямата част от комуникационната работа не е сменен труд в обичайния смисъл, точно до момента, в който стане такъв. Дежурствата, кризисните графици, дните на събития и седмиците на стартирания се държат именно като смени и това са частите, с които един споделен календар се справя най-зле.

За какво всъщност служи софтуерът за графици за PR агенции

Обхватът е тесен нарочно. Той планира кой дежури и кога, държи покритието, което още никой не е поел, събира наличност и заявки за отпуск, записва реалните часове на начало и край и отчита часовете по човек и по клиент. Това е оперативният гръбнак под работата и в повечето агенции днес го крепят една електронна таблица, един групов чат и паметта на един човек.

Той не е медийна база данни, не разпространява прессъобщения и не мери публикации. Това са отделни категории със свои доставчици, а система за графици, която твърди, че прави и тях, би вършила и четирите зле.

Часовете по абонамент и знанието на кой клиент е отишъл един час

Абонаментите се провалят тихо. Никой не решава да даде на клиент 60 часа, когато са продадени 40; това се случва през поредица дребни услуги, неотчетен кризисен уикенд и стартиране, което се е проточило. Докато стане очевидно, обслужването вече е било на загуба цяло тримесечие, а разговорът с клиента е много по-труден, отколкото е трябвало да бъде.

Прикрепянето на всяка смяна към клиентски проект е това, което прави отклонението видимо, докато още може да се направи нещо. Планираните часове показват какво е било замислено, отработените часове показват какво наистина се е случило, а разликата между тях е числото, което си струва да се гледа всеки месец. Нашите отчети за работното време разбиват периода по човек и по ставка, така че времето на опитен и на младши специалист да не се чете като един и същ разход. Решението за фактуриране остава при агенцията; променя се това, че се взема от запис, а не от спомен.

Дежурството в пресцентъра и графикът, който никой не иска да поеме

Всеки пресцентър рано или късно има график за дежурства и той почти винаги е най-нехаресваният документ в агенцията. Съставя се късно, поправя се със съобщения, а човекът, който трябва да е на дежурство, научава от колега. Когато нещо се обърка, то се обърква публично.

Планирането на дежурството като истински смени оправя механиката. Всеки период на покритие има ясно начало и край, появява се на телефона на този, който го държи, а една промяна стига до всички наведнъж, вместо да пътува от уста на уста. Покритие, което никой не е поел, може да стои на реда със свободни смени, докато някой не го вземе, а това е далеч по-добър механизъм от партньор, който в петък следобед пита цялата стая. Софтуерът за графици за връзки с обществеността не прави дежурството обичано, но го прави справедливо и видимо, а точно тези две неща спират то да пада всеки месец върху едни и същи трима души.

Извън работно време, почивни дни и кризисно покритие

Кризисната работа е непредвидима по време, но не и по форма. Някой опитен трябва да е достъпен, някой трябва да може да ескалира, а вложените часове трябва да се записват, защото често това са най-скъпите часове, които агенцията доставя през цялата година.

Планирането на тези часове като смени, включително нощни блокове и покритие през почивните дни, дава на екипа справедлива ротация, а на агенцията реална себестойност. Отчитането на работното време в една PR агенция е полезно само ако ги разделя, така че отработените часове да се отчитат по собствена ставка и един уикенд с управление на криза да излезе като това, което е струвал, вместо да се осредни в месеца. Закъсненията и присъствието се записват по същия начин, което е важно не толкова заради отчета, колкото заради това, че записът изобщо съществува, когато клиентът попита кой е покривал в два през нощта.

Пикове при стартирания и помощ от свободни специалисти

Стартиранията, дните на резултати, конференциите и кампанийните моменти създават кратко и остро търсене на хора, които агенцията не наема през останалата част от годината. Помощта от свободни специалисти е нормална в този бранш, а практическият проблем е винаги един и същ: да ги вкараш бързо в плана, да си сигурен, че знаят къде да бъдат, и да ги извадиш чисто после.

Един списък на екипа с длъжности и нива на достъп решава по-голямата част. Свободните специалисти получават обикновен достъп до собствените си смени, водещите клиенти получават администраторски права върху своите клиенти, а група от няколко души може да бъде внесена вместо въвеждана един по един. Статусът на профила показва кой наистина е приел поканата, и така избягвате да откриете в сутринта на стартирането, че два от допълнителните чифта ръце изобщо не са получили графика.

Софтуер за графици на комуникационен екип през пазари и часови зони

Комуникационната работа рядко стои на едно място. Консултантите работят от офисите на клиента, дните на стартиране минават на площадки, а международните клиенти означават колеги на пазари с няколко часа напред. График, който показва един и същ час на всички независимо къде са, поражда грешки, които излизат наяве едва в самия ден.

Часовата зона към всеки човек означава, че часовете на смените се четат правилно за този, който ги гледа, а маркирането на смените с работно място означава, че графикът записва къде е била работата, а не само че се е случила. Това дава и честен отговор на въпроса колко от екипа реално е в офиса в даден ден.

Къде стои това до маркетинга и планирането на кампании

Границата със съседните екипи си струва да се очертае. Планирането на капацитет за кампании в маркетинг отдели и агенции е свързан, но различен проблем и нашата страница за графици на маркетинг екипи го покрива. Тази страница е за специфично комуникационната част: дежурството в пресцентъра, кризисното покритие и това извън работно време, и часовете по абонамент за всеки клиент.

Другата граница е със същинските PR инструменти. Медийните бази данни, услугите за разпространение и платформите за мониторинг работят с журналисти и публикации. Shifton работи с хората, които вършат работата: графици и шаблони, свободни смени, наличност, отпуски, отчитане на работното време, почивки, отработени и извънредни часове, възлагане на задачи, известия и експорт на часовете. Агенциите ползват и двете и те отговарят на различни въпроси.

Как да изберете приложение за графици на PR екип

Изпробвайте го със седмицата, от която ви е страх. Съставете седмица на стартиране с помощ от свободни специалисти, добавете нощно дежурство, после свалете от него опитен човек в последния момент и вижте колко бързо празнината се публикува отново и се запълва. Проверете как се чете месечният отчет за часове, когато три клиента вървят едновременно, защото това е отчетът, който управителят наистина ще погледне. Отворете приложението на телефон, защото точно там се проверява дежурството.

Shifton е безплатен за до 10 членове на екипа без ограничение във времето, което пасва на малка консултантска агенция или неголям вътрешен пресцентър, а платените планове се таксуват на служител на месец, докато екипът расте. Ако графикът ви за дежурства днес живее в нишка от съобщения, а часовете по абонамент в нечия глава, и двете си струва да се преместят там, където могат да бъдат прочетени.