Schemaläggningsprogram för pr-byrå och presstjänst

Ett pr-team säljer två saker det inte kan tillverka mer av: omdöme och timmar. Retainern utlovar en viss mängd senior uppmärksamhet per månad, kunden förväntar sig någon nåbar när en historia bryter klockan elva på kvällen, och lanseringen som legat i kalendern i sex veckor kommer ändå att kräva tre extra par händer den vecka den landar. Schemaläggningsprogram för pr-byråer finns till för att hålla de löftena synliga som en plan i stället för som ett antagande om vem som råkar vara på plats.

Det obekväma är att det mesta kommunikationsarbetet inte är skiftarbete i vanlig mening, ända fram till det ögonblick då det är det. Beredskap, krisscheman, eventdagar och lanseringsveckor beter sig som pass, och det är precis de delar som en delad kalender hanterar sämst.

Vad schemaläggningsprogram för pr-byråer egentligen är till för

Omfånget är smalt med flit. Det planerar vem som har beredskap och när, håller den täckning ingen ännu tagit, samlar in tillgänglighet och ledighetsansökningar, registrerar verkliga start- och sluttider och rapporterar timmarna per person och per uppdrag. Det är den operativa ryggraden under arbetet, och på de flesta byråer hålls den i dag ihop av ett kalkylark, en gruppchatt och en enda persons minne.

Det är ingen mediedatabas, det distribuerar inga pressmeddelanden och det mäter ingen publicitet. Det är egna kategorier med egna leverantörer, och ett schemasystem som påstod sig klara allt skulle göra alla fyra sakerna dåligt.

Retainertimmar och att veta vilken kund en timme hamnade på

Retainers havererar tyst. Ingen bestämmer sig för att ge en kund 60 timmar när 40 är sålda; det sker genom en rad små tjänster, en ofakturerad krishelg och en lansering som drog över. När det blir uppenbart har uppdraget varit olönsamt ett kvartal och samtalet med kunden är betydligt tyngre än det behövde vara.

Att koppla varje pass till ett kundprojekt är det som gör avdriften synlig medan något fortfarande går att göra. Planerade timmar visar avsikten, arbetade timmar visar vad som faktiskt hände, och skillnaden mellan dem är den siffra som är värd att titta på varje månad. Våra rapporter över arbetade timmar bryter ned perioden per person och per ersättningsnivå, så att senior tid och junior tid inte läses som samma kostnad. Faktureringsbeslutet ligger kvar hos byrån; det som ändras är att det fattas utifrån en registrering och inte utifrån ett minne.

Presstjänstens beredskap och schemat ingen vill äga

Varje presstjänst slutar med ett beredskapsschema, och det är nästan alltid byråns minst omtyckta dokument. Det byggs sent, det ändras via meddelanden, och den som ska ha beredskap får veta det av en kollega. När det går fel går det fel offentligt.

Att planera beredskap som riktiga pass lagar mekaniken. Varje täckningsperiod har en definierad start och ett slut, den dyker upp i telefonen hos den som har den, och en ändring når alla samtidigt i stället för att spridas muntligt. Täckning som ingen tagit kan ligga kvar i raden med öppna pass tills någon tar den, vilket är en långt bättre mekanism än att en delägare frågar rummet en fredagseftermiddag. Programvara för schemaläggning inom public relations gör inte beredskap populär, men den gör den rättvis och synlig, och det är de två sakerna som hindrar den från att varje månad landa på samma tre personer.

Utanför kontorstid, helger och krisberedskap

Krisarbete är oförutsägbart i tid men inte i form. Någon senior måste vara nåbar, någon måste kunna eskalera, och timmarna behöver registreras eftersom de ofta är de dyraste timmar byrån levererar under hela året.

Att schemalägga de timmarna som pass, inklusive nattblock och helgtäckning, ger teamet en rättvis rotation och byrån en verklig kostnad. En tidrapport på en pr-byrå är bara användbar om den skiljer dem åt: arbetade timmar kan rapporteras med egen ersättningsnivå, så att en helg av krishantering framgår för vad den kostade i stället för att jämnas ut över månaden. Sen ankomst och närvaro registreras på samma sätt, och där betyder rapporten mindre än det faktum att registreringen alls finns när en kund frågar vem som hade beredskap klockan två på natten.

Lanseringstoppar och frilansstöd

Lanseringar, rapportdagar, konferenser och kampanjmoment skapar kort och kraftig efterfrågan på människor som byrån inte har anställda resten av året. Frilansstöd är normalt i den här branschen, och det praktiska problemet är alltid detsamma: att snabbt få in dem i planen, se till att de vet var de ska vara och ta bort dem snyggt efteråt.

En enda teamlista med befattningar och behörighetsnivåer löser det mesta. Frilansare får vanlig åtkomst till sina egna pass, kundansvariga får administratörsrättigheter över sina egna uppdrag, och en grupp som börjar samtidigt kan importeras i stället för att knappas in en i taget. Kontostatus visar vem som faktiskt tackat ja till en inbjudan, vilket är så du slipper upptäcka på lanseringsmorgonen att två av dina extra händer aldrig fick schemat.

Schemaläggning av kommunikationsteam över marknader och tidszoner

Kommunikationsarbete sitter sällan på ett ställe. Konsulter arbetar hos kund, lanseringsdagar sker på plats någon annanstans, och internationella uppdrag betyder kollegor på marknader flera timmar före. Ett schema som visar samma tid för alla oavsett var de befinner sig skapar fel som bara syns på dagen.

Att hålla en tidszon per person gör att passtider läses rätt av den som tittar på dem, och att märka pass med en arbetsplats gör att schemat registrerar var arbetet var, inte bara att det ägde rum. Det ger också ett ärligt svar på frågan hur stor del av teamet som faktiskt är på kontoret en viss dag.

Var detta ligger i förhållande till marknadsföring och kampanjplanering

Gränsen mot närliggande team är värd att dra. Kapacitetsplanering för kampanjer på marknadsavdelningar och marknadsbyråer är ett besläktat men annat problem, och vår sida om schemaläggning för marknadsteam täcker det. Den här sidan handlar om det kommunikationsspecifika: presstjänstens beredskap, kris- och jourtäckning utanför kontorstid, och retainertimmar per kunduppdrag.

Den andra gränsen går mot renodlade pr-verktyg. Mediedatabaser, distributionstjänster och bevakningsplattformar handlar om journalister och publicitet. Shifton handlar om människorna som levererar arbetet: scheman och mallar, öppna pass, tillgänglighet, frånvaro, stämpelklocka, raster, arbetade timmar och övertid, uppgiftstilldelning, aviseringar och timexporter. Byråer kör båda, och de svarar på olika frågor.

Att välja en schemaapp för pr-team

Testa den på den vecka du bävar för. Bygg en lanseringsvecka med frilansstöd, lägg till nattberedskap, ta sedan bort en senior person med kort varsel och se hur snabbt luckan publiceras på nytt och fylls. Kontrollera hur en månadsrapport över timmar läses när tre uppdrag pågår samtidigt, eftersom det är den rapport en vd faktiskt kommer att titta på. Öppna appen i en telefon, för det är där beredskapen kontrolleras.

Shifton är gratis för upp till 10 teammedlemmar utan tidsgräns, vilket passar en liten konsultbyrå eller en mindre intern presstjänst, och betalplaner debiteras per anställd och månad allteftersom teamet växer. Om ert beredskapsschema i dag lever i en meddelandetråd och era retainertimmar i någons huvud är båda värda att flytta dit de går att läsa.