Mətbuat xidməti və müştəri işi üçün PR cədvəl proqramı

PR komandası daha çoxunu istehsal edə bilmədiyi iki şey satır: mühakimə və saat. Aylıq abunə ayda müəyyən həcmdə təcrübəli adam diqqəti deməkdir, müştəri axşam saat on birdə hadisə partlayanda kiminsə əlçatan olmasını gözləyir, təqvimdə altı həftədir dayanan başlanğıc isə baş verdiyi həftə yenə üç əlavə cüt əl tələb edəcək. PR agentliyi üçün cədvəl proqramı bu vədləri kimin sərbəst olacağı barədə güman deyil, görünən bir plan kimi saxlayır.

Narahat tərəfi budur ki, kommunikasiya işinin böyük hissəsi adi mənada növbəli iş deyil, ta o vəziyyətə düşdüyü ana qədər. Növbətçilik, böhran cədvəlləri, tədbir günləri və başlanğıc həftələri məhz növbə kimi davranır və ortaq təqvimin ən pis öhdəsindən gəldiyi hissələr də elə bunlardır.

PR agentliyi üçün cədvəl proqramı əslində nə üçündür

Əhatə dairəsi qəsdən dardır. O, kimin nə vaxt növbətçi olduğunu planlaşdırır, hələ heç kimin götürmədiyi örtüyü saxlayır, əlçatanlıq və məzuniyyət sorğularını toplayır, real başlama və bitmə vaxtlarını qeyd edir və saatları adam üzrə və hesab üzrə hesabatda verir. Bu, işin altındakı əməliyyat onurğasıdır və əksər agentliklərdə bu gün onu bir cədvəl faylı, bir qrup söhbəti və bir adamın yaddaşı saxlayır.

Bu, media bazası deyil, press-reliz yaymır və dərcləri ölçmür. Bunlar öz təchizatçıları olan ayrı kateqoriyalardır və bunları da edirəm deyən cədvəl sistemi hər dördünü pis edərdi.

Abunə saatları və saatın hansı müştəriyə düşdüyünü bilmək

Abunələr səssizcə uğursuzluğa uğrayır. Heç kim 40 saat satılan müştəriyə 60 saat verməyi qərara almır; bu, kiçik güzəştlər zənciri, hesaba düşməyən böhran həftəsonu və uzanan başlanğıc vasitəsilə baş verir. Bu açıq göründüyü vaxta qədər hesab artıq bir rüb zərərli olmuş olur və müştəri ilə söhbət lazım olduğundan qat-qat çətinləşir.

Hər növbəni müştəri layihəsinə bağlamaq sürüşməni hələ nəsə etmək mümkün olduğu vaxt görünən edir. Planlaşdırılmış saatlar nəyin nəzərdə tutulduğunu, işlənmiş saatlar isə əslində nə baş verdiyini göstərir, aralarındakı fərq isə hər ay baxmağa dəyən rəqəmdir. Bizim iş saatı hesabatlarımız dövrü adam üzrə və tarif üzrə ayırır, beləliklə təcrübəli və gənc mütəxəssisin vaxtı eyni xərc kimi oxunmur. Faktura qərarı agentlikdə qalır; dəyişən odur ki, o artıq xatirədən deyil, qeyddən çıxarılır.

Mətbuat xidmətində növbətçilik və heç kimin sahiblənmək istəmədiyi cədvəl

Hər mətbuat xidmətində sonda bir növbətçilik cədvəli yaranır və bu, demək olar ki, həmişə agentlikdə ən az sevilən sənəddir. O gec qurulur, mesajla düzəldilir, növbətçi olmalı olan adam isə bunu həmkarından eşidir. Nəsə səhv gedəndə, o, ictimaiyyət qarşısında səhv gedir.

Növbətçiliyi əsl növbələr kimi planlaşdırmaq mexanikanı düzəldir. Örtüyün hər dövrünün müəyyən başlanğıcı və sonu var, o, örtüyü daşıyan adamın telefonunda görünür, dəyişiklik isə ağızdan-ağıza gəzmək əvəzinə hamıya eyni anda çatır. Heç kimin götürmədiyi örtük kimsə onu götürənə qədər açıq növbələr sətrində qala bilər, bu isə cümə günü günortadan sonra otaqdakılardan soruşan ortaqdan qat-qat yaxşı mexanizmdir. İctimaiyyətlə əlaqələr üçün cədvəl proqramı növbətçiliyi sevimli etmir, amma onu ədalətli və görünən edir, bu iki şey isə növbətçiliyin hər ay eyni üç adamın üstünə düşməsinin qarşısını alır.

İş saatlarından kənar vaxt, həftəsonları və böhran örtüyü

Böhran işi vaxt baxımından proqnozlaşdırılmır, forma baxımından isə proqnozlaşdırılır. Təcrübəli kimsə əlçatan olmalıdır, kimsə məsələni yuxarı qaldıra bilməlidir, sərf olunan saatlar isə qeyd edilməlidir, çünki bunlar çox vaxt agentliyin bütün il ərzində verdiyi ən bahalı saatlardır.

Bu saatları gecə blokları və həftəsonu örtüyü də daxil olmaqla növbə kimi planlaşdırmaq komandaya ədalətli növbələnmə, agentliyə isə real maya dəyəri verir. PR agentliyində iş vaxtı tabeli yalnız onları ayırdıqda faydalıdır: onda işlənmiş saatlar öz tarifi ilə hesabata düşür və böhran idarə olunan həftəsonu ayın ortasına yayılmaq əvəzinə nəyə başa gəldiyini göstərir. Gecikmə və iştirak da eyni qaydada qeyd olunur, bu isə hesabat üçün yox, müştəri gecə saat ikidə kimin örtdüyünü soruşanda qeydin ümumiyyətlə mövcud olması üçün vacibdir.

Başlanğıc pikləri və frilanser dəstəyi

Başlanğıclar, nəticə günləri, konfranslar və kampaniya anları agentliyin ilin qalan hissəsində işə götürmədiyi adamlara qısa və kəskin tələb yaradır. Bu sahədə frilanser dəstəyi normal haldır, praktik problem isə həmişə eynidir: onları tez plana salmaq, harada olacaqlarını bildiklərinə əmin olmaq və sonra təmiz şəkildə çıxarmaq.

Vəzifələri və giriş səviyyələri olan bir komanda siyahısı bunun çoxunu həll edir. Frilanserlər öz növbələrinə adi giriş alır, hesab rəhbərləri öz hesablarına administrator hüquqları alır, bir neçə adamdan ibarət qrupu isə bir-bir yazmaq əvəzinə idxal etmək olar. Hesab statusu dəvəti kimin həqiqətən qəbul etdiyini göstərir, beləliklə başlanğıc səhəri əlavə iki cüt əlin cədvəli heç almadığını kəşf etməkdən qurtulursunuz.

Bazarlar və saat qurşaqları üzrə kommunikasiya komandası üçün cədvəl proqramı

Kommunikasiya işi nadir hallarda bir yerdə qalır. Məsləhətçilər müştəri ofisindən işləyir, başlanğıc günləri məkanlarda keçir, beynəlxalq hesablar isə bir neçə saat irəlidə olan bazarlardakı həmkarlar deməkdir. Adamların harada olmasından asılı olmayaraq hamıya eyni vaxtı göstərən cədvəl yalnız həmin gün üzə çıxan səhvlər yaradır.

Hər adama saat qurşağı bağlamaq növbə vaxtlarının ona baxan adam üçün düzgün oxunması deməkdir, növbələri iş yeri ilə işarələmək isə cədvəlin işin sadəcə baş verdiyini deyil, harada baş verdiyini qeyd etməsi deməkdir. Bu, həm də komandanın konkret gündə nə qədərinin həqiqətən ofisdə olduğu sualına dürüst cavab verir.

Bu, marketinq və kampaniya planlaşdırmasının yanında harada dayanır

Qonşu komandalarla sərhədi çəkməyə dəyər. Marketinq şöbələri və agentlikləri üçün kampaniya tutumunun planlaşdırılması əlaqəli, lakin başqa problemdir və onu bizim marketinq işçilərinin cədvəli səhifəmiz əhatə edir. Bu səhifə isə kommunikasiyaya xas hissədən bəhs edir: mətbuat xidmətində növbətçilik, böhran və iş saatlarından kənar örtük və müştəri hesabı üzrə abunə saatları.

Digər sərhəd əsl PR alətləri ilədir. Media bazaları, yayım xidmətləri və monitorinq platformaları jurnalistlər və dərclərlə işləyir. Shifton işi görən adamlarla işləyir: cədvəllər və şablonlar, açıq növbələr, əlçatanlıq, məzuniyyət, iş vaxtının qeydiyyatı, fasilələr, işlənmiş və əlavə saatlar, tapşırıq təyinatı, bildirişlər və saatların ixracı. Agentliklər hər ikisini işlədir və onlar müxtəlif suallara cavab verir.

PR komandası üçün cədvəl tətbiqini necə seçməli

Onu qorxduğunuz həftədə sınayın. Frilanser dəstəyi olan başlanğıc həftəsi qurun, gecə növbətçiliyi əlavə edin, sonra təcrübəli adamı son anda oradan çıxarın və boşluğun nə qədər tez yenidən yerləşdirilib doldurulduğuna baxın. Üç hesab eyni vaxtda gedəndə aylıq saat hesabatının necə oxunduğunu yoxlayın, çünki direktorun həqiqətən baxacağı hesabat elə budur. Tətbiqi telefonda açın, çünki növbətçilik örtüyü məhz orada yoxlanılır.

Shifton 10 komanda üzvünə qədər vaxt məhdudiyyəti olmadan pulsuzdur, bu da kiçik konsaltinq agentliyinə və ya kiçik daxili mətbuat xidmətinə uyğun gəlir, komanda böyüdükcə isə ödənişli planlar işçi başına aylıq hesablanır. Əgər növbətçilik cədvəliniz bu gün mesaj yazışmasında yaşayırsa, abunə saatlarınız isə kiminsə başındadırsa, hər ikisini oxuna biləcək bir yerə köçürməyə dəyər.