Työvuoro-ohjelmisto viestintätoimistolle ja lehdistöpalvelulle

Viestintätiimi myy kahta asiaa joita se ei voi valmistaa lisää: harkintaa ja tunteja. Kuukausiveloitus lupaa tietyn määrän kokeneen tekijän huomiota kuukaudessa, asiakas odottaa tavoitettavissa olevaa ihmistä kun juttu puhkeaa yhdeltätoista illalla, ja kuusi viikkoa kalenterissa ollut lanseeraus tarvitsee silti kolme ylimääräistä paria käsiä sillä viikolla kun se osuu. Viestintätoimiston työvuorosuunnittelu pitää nämä lupaukset näkyvissä suunnitelmana eikä oletuksena siitä kuka sattuu olemaan paikalla.

Hankalinta on se, että suurin osa viestintätyöstä ei ole vuorotyötä tavanomaisessa mielessä aivan siihen hetkeen asti kun se on. Päivystys, kriisilistat, tapahtumapäivät ja lanseerausviikot käyttäytyvät kaikki kuin vuorot, ja juuri niissä jaettu kalenteri pettää pahimmin.

Mihin viestintätoimiston työvuorosuunnittelu on tarkoitettu

Rajaus on tarkoituksella kapea. Ohjelmisto suunnittelee kuka päivystää ja milloin, pitää tallessa vielä ottamattoman miehityksen, kerää käytettävyystiedot ja vapaapyynnöt, kirjaa todelliset alku- ja lopetusajat ja raportoi tunnit henkilöittäin ja asiakkuuksittain. Se on työn alla oleva operatiivinen selkäranka, ja useimmissa toimistoissa se pysyy tällä hetkellä kasassa taulukkolaskennan, ryhmäkeskustelun ja yhden ihmisen muistin varassa.

Se ei ole mediatietokanta, se ei jaa tiedotteita eikä mittaa julkisuutta. Ne ovat omia tuotekategorioitaan omine toimittajineen, ja työvuoro-ohjelmisto joka väittäisi tekevänsä nekin tekisi kaikki neljä huonosti.

Kuukausiveloituksen tunnit ja se minkä asiakkaan tilille tunti meni

Kuukausisopimukset pettävät hiljaa. Kukaan ei päätä antaa asiakkaalle 60 tuntia kun 40 myytiin; se tapahtuu sarjana pieniä palveluksia, laskuttamattomana kriisiviikonloppuna ja lanseerauksena joka venyi. Siihen mennessä kun asia käy ilmeiseksi, asiakkuus on ollut kannattamaton neljänneksen ja keskustelu asiakkaan kanssa on paljon vaikeampi kuin sen olisi tarvinnut olla.

Jokaisen vuoron kiinnittäminen asiakasprojektiin tekee ajautumisen näkyväksi silloin kun sille voi vielä tehdä jotain. Suunnitellut tunnit kertovat mitä tarkoitettiin, tehdyt tunnit kertovat mitä todella tapahtui, ja niiden erotus on se luku jota kannattaa katsoa kuukausittain. Työaikaraportit purkavat jakson henkilöittäin ja tuntitasoittain, joten kokeneen tekijän aika ja nuoremman aika eivät näy samana kustannuksena. Laskutuspäätös pysyy toimistolla; muuttuu vain se, että päätös tehdään kirjatun tiedon eikä muistikuvan pohjalta.

Lehdistöpalvelun päivystys ja lista jota kukaan ei halua omistaa

Jokaiselle lehdistöpalvelulle syntyy päivystyslista, ja se on lähes aina toimiston vähiten rakastettu dokumentti. Se rakennetaan myöhässä, sitä muutetaan viesteillä, ja päivystysvuorossa oleva kuulee asiasta kollegalta. Kun se menee pieleen, se menee pieleen julkisesti.

Päivystyksen suunnittelu oikeina vuoroina korjaa mekaniikan. Jokaisella päivystysjaksolla on määritelty alku ja loppu, se ilmestyy sen puhelimeen joka sen hoitaa, ja muutos tavoittaa kaikki yhtä aikaa sen sijaan että kulkisi suusta suuhun. Miehitys jota kukaan ei ole ottanut voi jäädä avointen vuorojen riville kunnes joku tarttuu siihen, ja se on huomattavasti parempi mekanismi kuin osakkaan kysymys huoneelle perjantai-iltapäivänä. Lehdistöpalvelun työvuorosuunnittelu ei tee päivystyksestä suosittua, mutta se tekee siitä reilua ja näkyvää, ja juuri ne kaksi estävät sitä osumasta samaan kolmeen ihmiseen joka kuukausi.

Toimistoajan ulkopuoliset tunnit, viikonloput ja kriisipäivystys

Kriisityö on ajoitukseltaan arvaamatonta mutta muodoltaan ei. Jonkun kokeneen on oltava tavoitettavissa, jonkun on pystyttävä nostamaan asia eteenpäin, ja mukana kuluvat tunnit on kirjattava, koska ne ovat usein toimiston koko vuoden kalleimmat tunnit.

Näiden tuntien suunnittelu vuoroina, yölohkot ja viikonloppumiehitys mukaan lukien, antaa tiimille reilun kierron ja toimistolle todellisen kustannuksen. Viestintätoimiston tuntikirjanpito on hyödyllinen vain jos se erottaa ne toisistaan, jotta tehdyt tunnit voidaan raportoida omalla tuntitasollaan ja kriisiviikonloppu näkyy sen hintaisena kuin se oli eikä keskiarvoistu kuukauteen. Myöhästymiset ja läsnäolo kirjataan samalla tavalla, millä on raportin kannalta vähemmän väliä kuin sillä että kirjaus ylipäätään on olemassa kun asiakas kysyy kuka päivysti kello kaksi yöllä.

Lanseerausten huiput ja freelancer-tuki

Lanseeraukset, tulospäivät, konferenssit ja kampanjahetket luovat lyhyen ja jyrkän tarpeen ihmisille joita toimisto ei työllistä muuna aikana vuodesta. Freelancer-tuki on tällä alalla normaalia, ja käytännön ongelma on aina sama: heidät on saatava suunnitelmaan nopeasti, heidän on tiedettävä missä olla, ja heidät on saatava pois siististi jälkeenpäin.

Yksi tiimilista tehtävänimikkeineen ja käyttöoikeustasoineen hoitaa suurimman osan. Freelancerit saavat tavalliset oikeudet omiin vuoroihinsa, asiakkuusvastaavat saavat pääkäyttäjän oikeudet omiin asiakkuuksiinsa, ja usean ihmisen erä voidaan tuoda listana sen sijaan että se naputeltaisiin yksi kerrallaan. Tilin tila kertoo kuka on oikeasti hyväksynyt kutsun, ja niin vältät sen että lanseerauksen aamuna selviää kahden lisäkäden jääneen ilman listaa.

Viestintätiimin työvuorosuunnittelu eri markkinoilla ja aikavyöhykkeillä

Viestintätyö pysyy harvoin yhdessä paikassa. Konsultit työskentelevät asiakkaan tiloissa, lanseerauspäivät tapahtuvat tapahtumapaikoilla, ja kansainväliset asiakkuudet tarkoittavat kollegoita useita tunteja edellä olevilla markkinoilla. Lista joka näyttää kaikille saman kellonajan sijainnista riippumatta tuottaa virheitä jotka paljastuvat vasta itse päivänä.

Aikavyöhykkeen pitäminen jokaisen henkilön tiedoissa tarkoittaa että vuoroajat näkyvät oikein katsojalleen, ja vuorojen merkitseminen työpisteellä tarkoittaa että lista kirjaa missä työ tehtiin eikä vain että se tehtiin. Se antaa myös rehellisen vastauksen kysymykseen siitä kuinka suuri osa tiimistä on minäkin päivänä oikeasti toimistolla.

Missä tämä kulkee markkinoinnin ja kampanjasuunnittelun rinnalla

Raja naapuritiimeihin kannattaa vetää. Kampanjakapasiteetin suunnittelu markkinointiosastoille ja -toimistoille on sukua oleva mutta eri ongelma, ja sitä käsittelee sivumme markkinointitiimien työvuorosuunnittelusta. Tämä sivu koskee viestinnälle ominaista osaa: lehdistöpalvelun päivystystä, kriisi- ja toimistoajan ulkopuolista miehitystä sekä kuukausiveloituksen tunteja asiakkuuksittain.

Toinen raja kulkee varsinaisiin viestinnän työkaluihin. Mediatietokannat, jakelupalvelut ja seuranta-alustat käsittelevät toimittajia ja julkisuutta. Shifton käsittelee ihmisiä jotka työn tekevät: listat ja pohjat, avoimet vuorot, käytettävyyden, vapaat, kellokortin, tauot, tehdyt ja ylityötunnit, tehtävien jaon, ilmoitukset ja tuntivientit. Toimistot ajavat molempia, ja ne vastaavat eri kysymyksiin.

Viestintätiimin vuorosovelluksen valinta

Testaa se sillä viikolla jota pelkäät. Rakenna lanseerausviikko freelancer-tuen kanssa, lisää yöpäivystys ja siirrä sitten kokenut tekijä pois siitä lyhyellä varoitusajalla ja katso kuinka nopeasti aukko palautuu listalle ja täyttyy. Katso miltä kuukausittainen tuntiraportti näyttää kun kolme asiakkuutta on käynnissä yhtä aikaa, sillä juuri sitä raporttia toimitusjohtaja oikeasti katsoo. Avaa sovellus puhelimella, koska juuri sieltä päivystys tarkistetaan.

Shifton on maksuton enintään 10 tiimin jäsenelle ilman aikarajaa, mikä sopii pienelle konsulttitoimistolle tai suppealle omalle lehdistöpalvelulle, ja maksulliset paketit laskutetaan työntekijää kohden kuukaudessa tiimin kasvaessa. Jos päivystyslistasi asuu tällä hetkellä viestiketjussa ja kuukausiveloituksen tunnit jonkun päässä, molemmat kannattaa siirtää sinne missä ne voi lukea.