Phần mềm xếp lịch cho công ty PR: trực báo chí và giờ khách hàng

Một đội PR bán hai thứ mà họ không thể sản xuất thêm: sự phán đoán và giờ làm việc. Hợp đồng phí duy trì hứa một lượng nhất định sự tham gia của người dày dạn mỗi tháng, khách hàng mong có người liên lạc được khi một câu chuyện nổ ra lúc mười một giờ đêm, còn đợt ra mắt đã nằm trong lịch sáu tuần vẫn sẽ cần thêm ba đôi tay trong đúng tuần diễn ra. Phần mềm xếp lịch cho công ty quan hệ công chúng là thứ giữ những lời hứa đó ở dạng một kế hoạch nhìn thấy được, thay vì một phỏng đoán về việc ai đang có mặt.

Phần khó chịu là phần lớn công việc truyền thông không phải làm việc theo ca theo nghĩa thông thường, cho tới đúng lúc nó trở thành như vậy. Ca trực, lịch khủng hoảng, ngày sự kiện và tuần ra mắt đều vận hành như những ca làm việc, và đó chính là những phần mà một lịch dùng chung xử lý tệ nhất.

Phần mềm xếp lịch cho công ty PR thực sự dùng để làm gì

Phạm vi được thu hẹp có chủ đích. Nó lên kế hoạch ai trực và trực khi nào, giữ lại phần trực chưa ai nhận, thu thập thời gian rảnh và đơn xin nghỉ, ghi nhận giờ bắt đầu và giờ kết thúc thực tế, rồi báo cáo giờ theo người và theo tài khoản. Đó là bộ xương vận hành nằm dưới công việc, và ở phần lớn công ty hiện nay nó đang được chống đỡ bằng một bảng tính, một nhóm chat và trí nhớ của một người.

Nó không phải cơ sở dữ liệu báo chí, không phát hành thông cáo và không đo lường tin bài. Đó là những hạng mục riêng với nhà cung cấp riêng, và một hệ thống xếp lịch tuyên bố làm được cả những việc đó sẽ làm dở cả bốn.

Giờ theo phí duy trì và biết giờ đó rơi vào khách hàng nào

Hợp đồng duy trì đổ vỡ trong im lặng. Không ai quyết định dành cho khách hàng 60 giờ khi chỉ bán 40; chuyện đó xảy ra qua một chuỗi ưu ái nhỏ, một cuối tuần xử lý khủng hoảng không tính phí và một đợt ra mắt kéo dài quá dự kiến. Đến khi mọi thứ trở nên rõ ràng thì tài khoản đã lỗ suốt một quý, và cuộc trao đổi với khách hàng khó hơn hẳn mức đáng ra phải có.

Gắn mọi ca vào một dự án khách hàng là cách khiến độ trượt đó lộ ra khi vẫn còn xoay xở được. Giờ theo kế hoạch cho thấy ý định ban đầu, giờ làm thực tế cho thấy điều đã thực sự diễn ra, và chênh lệch giữa hai con số là thứ đáng xem mỗi tháng. Báo cáo giờ làm việc bóc tách kỳ báo cáo theo từng người và từng mức lương, nhờ vậy thời gian của người dày dạn và của người mới không bị đọc thành cùng một chi phí. Quyết định tính phí vẫn thuộc về công ty; điều thay đổi là quyết định đó dựa trên bản ghi thay vì dựa trên trí nhớ.

Ca trực báo chí và bản lịch chẳng ai muốn nhận

Bộ phận báo chí nào rồi cũng có một lịch trực, và nó gần như luôn là tài liệu ít được yêu quý nhất trong công ty. Nó được dựng muộn, được sửa qua tin nhắn, và người đáng lẽ đang trực lại biết chuyện từ đồng nghiệp. Khi nó trục trặc, nó trục trặc trước mắt công chúng.

Lên kế hoạch phần trực thành những ca đàng hoàng sẽ sửa được cơ chế đó. Mỗi khoảng trực có giờ bắt đầu và kết thúc rõ ràng, hiện lên điện thoại của người đảm nhận, và mọi thay đổi đến với tất cả cùng lúc thay vì truyền miệng. Phần trực chưa ai lấy có thể nằm ở hàng ca mở cho đến khi có người nhận, và đó là cơ chế tốt hơn nhiều so với việc một lãnh đạo hỏi vọng cả phòng vào chiều thứ Sáu. Phần mềm xếp lịch cho bộ phận báo chí không làm ca trực trở nên được ưa thích, nhưng làm nó công bằng và nhìn thấy được, và chính hai điều đó ngăn ca trực tháng nào cũng rơi vào đúng ba người.

Ngoài giờ, cuối tuần và trực khủng hoảng

Công việc khủng hoảng khó đoán về thời điểm nhưng không khó đoán về hình dạng. Phải có người dày dạn luôn liên lạc được, phải có người đủ thẩm quyền đẩy vấn đề lên trên, và số giờ bỏ ra cần được ghi nhận vì chúng thường là những giờ đắt nhất mà công ty cung cấp cả năm.

Xếp những giờ đó thành ca, gồm cả khối đêm và phần trực cuối tuần, cho đội một vòng luân phiên công bằng và cho công ty một con số chi phí thật. Bảng chấm công của một công ty PR chỉ hữu ích khi nó tách bạch những phần này, để giờ làm thực tế được báo cáo theo mức lương riêng và một cuối tuần xử lý khủng hoảng hiện lên đúng bằng cái giá của nó thay vì bị hòa vào bình quân cả tháng. Đi muộn và chuyên cần cũng được ghi theo cách tương tự, và điều đó quan trọng không phải vì bản báo cáo mà vì bản ghi thực sự tồn tại khi khách hàng hỏi ai đang trực lúc hai giờ sáng.

Cao điểm ra mắt và lực lượng cộng tác viên

Các đợt ra mắt, ngày công bố kết quả, hội nghị và những thời điểm cao trào của chiến dịch tạo ra nhu cầu ngắn và dốc đối với những người mà công ty không thuê trong phần còn lại của năm. Cộng tác viên là chuyện bình thường trong ngành này, và bài toán thực tế luôn giống nhau: đưa họ vào kế hoạch thật nhanh, bảo đảm họ biết phải có mặt ở đâu, rồi đưa họ ra một cách gọn gàng sau đó.

Một danh sách đội duy nhất kèm chức danh và cấp quyền giải quyết được phần lớn việc này. Cộng tác viên có quyền truy cập thông thường vào ca của chính họ, người phụ trách khách hàng có quyền quản trị trên tài khoản mình quản lý, và một đợt tiếp nhận nhiều người có thể nhập theo lô thay vì gõ từng người. Trạng thái tài khoản cho thấy ai thực sự đã chấp nhận lời mời, nhờ đó bạn tránh được cảnh sáng ngày ra mắt mới phát hiện hai người tăng cường chưa hề nhận được lịch.

Xếp lịch cho đội truyền thông qua nhiều thị trường và múi giờ

Công việc truyền thông hiếm khi nằm yên một chỗ. Chuyên viên tư vấn làm việc tại trụ sở khách hàng, ngày ra mắt diễn ra ở địa điểm sự kiện, và các tài khoản quốc tế nghĩa là đồng nghiệp ở những thị trường sớm hơn vài giờ. Một bản lịch hiển thị cùng một giờ cho tất cả mọi người bất kể họ ở đâu sẽ sinh ra lỗi chỉ lộ ra đúng vào ngày diễn ra.

Lưu múi giờ cho từng người nghĩa là giờ ca hiển thị đúng với người đang xem, còn gắn thẻ địa điểm làm việc cho ca nghĩa là bản lịch ghi lại công việc diễn ra ở đâu chứ không chỉ ghi rằng nó đã diễn ra. Nó cũng trả lời trung thực câu hỏi mỗi ngày thực sự có bao nhiêu người của đội đang ngồi tại văn phòng.

Ranh giới với tiếp thị và hoạch định chiến dịch

Ranh giới với các đội liền kề rất đáng vạch rõ. Hoạch định năng lực chiến dịch cho bộ phận và công ty tiếp thị là bài toán liên quan nhưng khác biệt, và trang xếp lịch cho đội tiếp thị của chúng tôi nói về việc đó. Trang này nói về phần đặc thù của truyền thông: ca trực báo chí, phần trực khủng hoảng và ngoài giờ, cùng giờ theo phí duy trì cho từng tài khoản khách hàng.

Ranh giới còn lại là với các công cụ PR đúng nghĩa. Cơ sở dữ liệu báo chí, dịch vụ phát hành và nền tảng theo dõi tin bài làm việc với nhà báo và tin bài. Shifton làm việc với những người tạo ra kết quả: lịch và mẫu lịch, ca mở, thời gian rảnh, nghỉ phép, chấm công, giờ nghỉ, giờ làm và giờ tăng ca, giao việc, thông báo và xuất dữ liệu giờ. Các công ty dùng cả hai, và chúng trả lời những câu hỏi khác nhau.

Chọn ứng dụng xếp lịch cho đội PR

Hãy thử nó bằng tuần mà bạn ngại nhất. Dựng một tuần ra mắt có cộng tác viên, thêm ca trực đêm, rồi rút một người dày dạn ra khỏi ca đó vào phút chót và xem khoảng trống được đăng lại và lấp đầy nhanh đến đâu. Kiểm tra xem báo cáo giờ hằng tháng đọc ra sao khi ba tài khoản cùng chạy, vì đó mới là báo cáo mà giám đốc điều hành thực sự nhìn tới. Hãy mở ứng dụng trên điện thoại, vì ca trực được kiểm tra ở đó.

Shifton miễn phí cho tối đa 10 thành viên và không giới hạn thời gian, phù hợp với một công ty tư vấn nhỏ hoặc một bộ phận truyền thông nội bộ gọn nhẹ, còn các gói trả phí tính theo từng nhân viên mỗi tháng khi đội ngũ lớn dần. Nếu lịch trực của bạn hiện đang sống trong một chuỗi tin nhắn và giờ theo phí duy trì đang sống trong đầu ai đó, cả hai đều đáng được chuyển tới nơi có thể đọc được.