प्रेस कार्यालय और क्लाइंट कार्य के लिए PR शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर

एक PR टीम दो ऐसी चीज़ें बेचती है जिन्हें वह और नहीं बना सकती: विवेक और घंटे। मासिक शुल्क महीने भर में अनुभवी लोगों के ध्यान की एक तय मात्रा का वादा करता है, क्लाइंट चाहता है कि रात ग्यारह बजे कोई खबर फूटे तो कोई उपलब्ध हो, और छह हफ्ते से कैलेंडर में बैठा लॉन्च जिस सप्ताह उतरेगा उस सप्ताह तीन अतिरिक्त जोड़ी हाथ फिर भी माँगेगा। जनसंपर्क एजेंसी शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर वही है जो इन वादों को इस अनुमान के भरोसे नहीं छोड़ता कि कौन खाली होगा, बल्कि उन्हें पढ़ी जा सकने वाली योजना के रूप में सामने रखता है।

असुविधाजनक बात यह है कि कम्युनिकेशंस का ज़्यादातर काम आम अर्थ में शिफ्ट का काम नहीं होता, ठीक उस क्षण तक जब वह हो जाता है। ड्यूटी कवर, संकट के रोस्टर, आयोजन के दिन और लॉन्च के सप्ताह सब शिफ्ट की तरह ही बर्ताव करते हैं, और साझा कैलेंडर इन्हीं हिस्सों को सबसे खराब तरीके से संभालता है।

जनसंपर्क एजेंसी शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर असल में किसके लिए है

इसका दायरा जानबूझकर संकरा है। यह तय करता है कि कौन कब ड्यूटी पर है, जिस कवर को अब तक किसी ने नहीं लिया उसे रोके रखता है, उपलब्धता और छुट्टी के अनुरोध इकट्ठा करता है, शुरू और खत्म होने के असली समय दर्ज करता है, और घंटों की रिपोर्ट व्यक्ति के हिसाब से और खाते के हिसाब से देता है। काम के नीचे यही परिचालन रीढ़ है, और ज़्यादातर एजेंसियों में आज उसे एक स्प्रेडशीट, एक ग्रुप चैट और एक व्यक्ति की याददाश्त थामे हुए है।

यह मीडिया डेटाबेस नहीं है, यह प्रेस विज्ञप्ति नहीं बाँटता और कवरेज नहीं मापता। वे अपने अलग विक्रेताओं वाली अलग श्रेणियाँ हैं, और जो शेड्यूलिंग प्रणाली इन सबका दावा करेगी वह चारों काम खराब करेगी।

मासिक शुल्क के घंटे और यह जानना कि घंटा किस क्लाइंट पर गया

मासिक अनुबंध चुपचाप ढहते हैं। कोई यह तय नहीं करता कि 40 घंटे बिके क्लाइंट को 60 घंटे दे दिए जाएँ; यह छोटे-छोटे अहसानों की कतार, बिना बिल वाले संकट के सप्ताहांत और लंबे खिंच गए लॉन्च से होता है। जब तक यह साफ़ होता है, खाता एक तिमाही से घाटे में चल चुका होता है और क्लाइंट से बातचीत उससे कहीं कठिन हो जाती है जितनी होनी चाहिए थी।

हर शिफ्ट को क्लाइंट प्रोजेक्ट से जोड़ना ही इस खिसकाव को तब दिखाता है जब उसके बारे में कुछ किया जा सकता है। नियोजित घंटे बताते हैं कि क्या सोचा गया था, काम किए गए घंटे बताते हैं कि असल में क्या हुआ, और दोनों का अंतर ही हर महीने देखने लायक आँकड़ा है। हमारी कार्य घंटों की रिपोर्ट अवधि को व्यक्ति और दर के हिसाब से तोड़ती है, ताकि अनुभवी और नए कर्मचारी का समय एक ही लागत की तरह न पढ़ा जाए। बिलिंग का फैसला एजेंसी के पास ही रहता है; बदलता सिर्फ़ यह है कि वह याददाश्त से नहीं, रिकॉर्ड से लिया जाता है।

प्रेस कार्यालय की ड्यूटी और वह रोस्टर जिसे कोई अपने नाम नहीं करना चाहता

हर प्रेस कार्यालय के पास आख़िरकार एक ड्यूटी रोस्टर आ ही जाता है, और वह लगभग हमेशा एजेंसी का सबसे नापसंद दस्तावेज़ होता है। वह देर से बनता है, संदेशों से बदलता है, और जिसे ड्यूटी पर होना है उसे यह बात किसी सहकर्मी से पता चलती है। जब कुछ गड़बड़ होती है, तो सबके सामने होती है।

ड्यूटी को ठीक शिफ्ट की तरह नियोजित करना पूरी मशीनरी को सुधार देता है। कवर के हर हिस्से का तय आरंभ और अंत होता है, वह उसी के फ़ोन पर आता है जिसके पास वह है, और कोई बदलाव मुँह-ज़बानी घूमने के बजाय सबके पास एक साथ पहुँचता है। जिस कवर को किसी ने नहीं लिया वह किसी के उठाने तक खुली शिफ्ट की पंक्ति में बैठा रह सकता है, और यह शुक्रवार दोपहर पूरे कमरे से पूछते किसी साझेदार से कहीं बेहतर तरीका है। जनसंपर्क शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर ड्यूटी को पसंदीदा नहीं बनाता, पर उसे निष्पक्ष और दिखने लायक बना देता है, और यही दो चीज़ें उसे हर महीने उन्हीं तीन लोगों पर गिरने से रोकती हैं।

ऑफिस समय के बाद, सप्ताहांत और संकट कवर

संकट का काम समय के लिहाज़ से अनुमान से बाहर है, पर आकार के लिहाज़ से नहीं। कोई अनुभवी व्यक्ति उपलब्ध होना चाहिए, किसी को मामला ऊपर ले जाने का अधिकार होना चाहिए, और उसमें लगे घंटे दर्ज होने चाहिए, क्योंकि अक्सर पूरे साल में एजेंसी के दिए सबसे महँगे घंटे यही होते हैं।

इन घंटों को रात के ब्लॉक और सप्ताहांत कवर सहित शिफ्ट के रूप में नियोजित करना टीम को निष्पक्ष बारी और एजेंसी को असली लागत देता है। PR एजेंसी का समय-पत्रक तभी काम का है जब वह इन्हें अलग करे, ताकि काम किए गए घंटे अपनी दर पर रिपोर्ट हों और संकट संभालने वाला एक सप्ताहांत महीने के औसत में घुलने के बजाय अपनी लागत दिखाए। देरी और उपस्थिति भी इसी तरह दर्ज होती है, जिसका महत्व रिपोर्ट से ज़्यादा इस बात में है कि जब क्लाइंट पूछे कि रात दो बजे कौन कवर पर था तो रिकॉर्ड मौजूद तो हो।

लॉन्च के दबाव और फ्रीलांस सहयोग

लॉन्च, नतीजों के दिन, सम्मेलन और अभियान के मौके ऐसे लोगों की छोटी पर तीखी माँग बनाते हैं जिन्हें एजेंसी बाकी साल नहीं रखती। इस उद्योग में फ्रीलांस सहयोग सामान्य है, और व्यावहारिक समस्या हमेशा एक ही रहती है: उन्हें तेज़ी से योजना में लाना, यह पक्का करना कि उन्हें पता है कहाँ होना है, और बाद में साफ़-साफ़ हटा देना।

पदनाम और पहुँच स्तर वाली एक ही टीम सूची इसमें से ज़्यादातर संभाल लेती है। फ्रीलांसरों को अपनी शिफ्ट तक सामान्य पहुँच मिलती है, खाता प्रमुखों को अपने खातों पर प्रशासक अधिकार मिलते हैं, और कई लोगों के समूह को एक-एक करके टाइप करने के बजाय आयात किया जा सकता है। खाता स्थिति दिखाती है कि न्योता किसने वाकई स्वीकार किया, और इसी से लॉन्च की सुबह यह पता चलना टलता है कि आपकी दो अतिरिक्त जोड़ी हाथों तक रोस्टर पहुँचा ही नहीं।

बाज़ारों और टाइम ज़ोन के आर-पार कम्युनिकेशंस टीम शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर

कम्युनिकेशंस का काम शायद ही कभी एक जगह टिकता है। सलाहकार क्लाइंट के परिसर से काम करते हैं, लॉन्च के दिन आयोजन स्थलों पर होते हैं, और अंतरराष्ट्रीय खातों का मतलब है कई घंटे आगे चल रहे बाज़ारों में सहकर्मी। जो रोस्टर सबको एक ही समय दिखाता है, चाहे वे कहीं भी हों, वह ऐसी गलतियाँ पैदा करता है जो उसी दिन सामने आती हैं।

हर व्यक्ति के साथ टाइम ज़ोन रखने का मतलब है कि शिफ्ट का समय देखने वाले के लिए सही पढ़ा जाता है, और शिफ्ट पर काम की जगह का टैग लगाने का मतलब है कि रोस्टर सिर्फ़ यह नहीं कि काम हुआ, बल्कि यह भी दर्ज करता है कि कहाँ हुआ। इससे इस सवाल का ईमानदार जवाब भी मिलता है कि किसी दिन टीम का कितना हिस्सा वाकई दफ़्तर में है।

मार्केटिंग और अभियान नियोजन के बगल में यह कहाँ बैठता है

पड़ोसी टीमों के साथ सीमा खींच लेना ठीक रहता है। मार्केटिंग विभागों और एजेंसियों के लिए अभियान क्षमता का नियोजन जुड़ी हुई पर अलग समस्या है, और उसे हमारा मार्केटिंग स्टाफ शेड्यूलिंग पेज कवर करता है। यह पेज कम्युनिकेशंस वाले हिस्से पर है: प्रेस कार्यालय की ड्यूटी, संकट और ऑफिस समय के बाद का कवर, और क्लाइंट खाते के हिसाब से मासिक शुल्क के घंटे।

दूसरी सीमा असली PR औज़ारों के साथ है। मीडिया डेटाबेस, वितरण सेवाएँ और मॉनिटरिंग प्लेटफ़ॉर्म पत्रकारों और कवरेज से जुड़े हैं। Shifton उन लोगों से जुड़ा है जो काम पूरा करते हैं: शेड्यूल और टेम्पलेट, खुली शिफ्ट, उपलब्धता, छुट्टी, काम के समय की गिनती, ब्रेक, काम किए गए और ओवरटाइम घंटे, कार्य आवंटन, सूचनाएँ और घंटों का निर्यात। एजेंसियाँ दोनों चलाती हैं, और दोनों अलग सवालों के जवाब देते हैं।

PR टीम शेड्यूलिंग ऐप कैसे चुनें

इसे उसी सप्ताह पर आज़माइए जिससे आप डरते हैं। फ्रीलांस सहयोग वाला एक लॉन्च सप्ताह बनाइए, रात की ड्यूटी कवर जोड़िए, फिर कम समय की सूचना पर उसमें से एक अनुभवी व्यक्ति को हटाइए और देखिए कि खाली जगह कितनी जल्दी दोबारा डलती और भरती है। देखिए कि जब तीन खाते एक साथ चल रहे हों तो महीने की घंटा रिपोर्ट कैसी पढ़ी जाती है, क्योंकि प्रबंध निदेशक असल में वही रिपोर्ट देखेगा। ऐप को फ़ोन पर खोलिए, क्योंकि ड्यूटी कवर वहीं देखा जाता है।

Shifton 10 टीम सदस्यों तक बिना समय सीमा के मुफ़्त है, जो छोटी परामर्श एजेंसी या छोटे आंतरिक प्रेस कार्यालय के लिए ठीक बैठता है, और टीम बढ़ने पर भुगतान वाली योजनाएँ प्रति कर्मचारी प्रति माह ली जाती हैं। अगर आपका ड्यूटी रोस्टर आज संदेशों की किसी शृंखला में रहता है और मासिक शुल्क के घंटे किसी के दिमाग़ में, तो दोनों को ऐसी जगह ले जाना बेहतर है जहाँ उन्हें पढ़ा जा सके।