PR Agency Scheduling Software para sa Press Office at Kliyente

May dalawang bagay na ibinebenta ang PR team na hindi nito kayang dagdagan: pagpapasya at oras. Nangangako ang buwanang bayad ng tiyak na dami ng atensyon mula sa mga may karanasan bawat buwan, inaasahan ng kliyente na may maaabot kapag sumabog ang balita nang alas-onse ng gabi, at ang paglulunsad na anim na linggo nang nakatala sa kalendaryo ay hihingi pa rin ng tatlong dagdag na tao sa linggong dumating ito. Ang PR agency scheduling software ang nagpapanatiling nakikita ang mga pangakong iyon bilang plano, hindi bilang palagay kung sino ang libre.

Ang nakakailang na bahagi ay hindi shift work sa karaniwang kahulugan ang karamihan sa gawaing komunikasyon, hanggang sa sandaling maging ganoon nga ito. Ang duty cover, ang crisis roster, ang mga araw ng event at ang linggo ng paglulunsad ay pare-parehong kumikilos na parang shift, at ito mismo ang mga bahaging pinakamahina ang hawak ng isang shared calendar.

Para saan talaga ang PR agency scheduling software

Sinadyang makitid ang sakop. Pinaplano nito kung sino ang naka-duty at kailan, hinahawakan ang cover na wala pang kumukuha, kinokolekta ang availability at ang hiling na leave, itinatala ang tunay na oras ng simula at katapusan, at iniuulat ang oras kada tao at kada account. Ito ang operational na gulugod sa ilalim ng trabaho, at sa karamihan ng ahensya ngayon ay isang spreadsheet, isang group chat at ang memorya ng isang tao ang nagbubuklod nito.

Hindi ito media database, hindi ito namamahagi ng press release at hindi ito sumusukat ng coverage. Magkakahiwalay na kategorya ang mga iyon na may sariling vendor, at ang scheduling system na mag-aangking ginagawa rin niya ang mga ito ay pare-parehong hihina sa apat.

Oras ng buwanang bayad at ang pagkaalam kung saang kliyente napunta ang oras

Tahimik bumabagsak ang buwanang kasunduan. Walang nagpapasyang bigyan ng 60 oras ang kliyenteng 40 ang naibenta; nangyayari ito sa serye ng maliliit na pabor, sa hindi nasingil na katapusan ng linggong may krisis, at sa paglulunsad na lumampas sa takda. Sa oras na maging halata ito, isang quarter nang lugi ang account at mas mahirap na ang usapan sa kliyente kaysa sa dapat sana.

Ang pagkabit ng bawat shift sa isang client project ang nagpapakita ng paglihis habang may magagawa pa. Ipinapakita ng nakaiskedyul na oras kung ano ang binalak, ipinapakita ng nagawang oras kung ano talaga ang nangyari, at ang agwat sa pagitan nila ang bilang na dapat tingnan buwan-buwan. Hinahati ng aming ulat sa oras ng trabaho ang panahon kada tao at kada rate, kaya hindi nababasa bilang parehong gastos ang oras ng may karanasan at ng bago. Nasa ahensya pa rin ang desisyon sa singil; ang nagbabago ay galing na ito sa talaan, hindi sa alaala.

Duty sa press office at ang roster na ayaw angkinin ng sinuman

Nauuwi ang bawat press office sa isang duty roster, at halos palagi itong ang pinakaayaw na dokumento sa ahensya. Huli itong nabubuo, sa mensahe ito binabago, at sa kasamahan pa nalalaman ng taong dapat naka-duty. Kapag nagkamali ito, sa harap ng publiko nagkakamali.

Naaayos ang mekanismo kapag pinlano ang duty bilang tunay na shift. May tiyak na simula at katapusan ang bawat yugto ng cover, lumalabas ito sa telepono ng may hawak nito, at sabay na umaabot sa lahat ang pagbabago sa halip na maglakbay mula bibig sa bibig. Maaaring manatili sa row ng open shifts ang cover na walang kumukuha hanggang may kumuha, at mas mainam iyon kaysa sa partner na nagtatanong sa buong kuwarto tuwing Biyernes ng hapon. Hindi ginagawang popular ng public relations scheduling software ang duty, pero ginagawa nitong patas at nakikita, at ang dalawang bagay na iyon ang pumipigil na mahulog ito buwan-buwan sa parehong tatlong tao.

Pagkatapos ng oras, katapusan ng linggo at crisis cover

Hindi mahulaan ang oras ng gawaing pangkrisis pero nahuhulaan ang hugis nito. May kailangang maabot na may karanasan, may kailangang makapag-escalate, at kailangang maitala ang mga oras na napunta rito, dahil madalas ito ang pinakamahal na oras na naibibigay ng ahensya sa buong taon.

Ang pag-iskedyul ng mga oras na ito bilang shift, kasama ang mga block sa gabi at ang cover sa katapusan ng linggo, ay nagbibigay sa team ng patas na hatian at sa ahensya ng tunay na gastos. Nagiging kapaki-pakinabang lang ang timesheet ng isang PR agency kung pinaghihiwalay nito ang mga ito, para maiulat ang nagawang oras sa sarili nitong rate at para lumabas ang katapusan ng linggong ginugol sa krisis ayon sa halagang ginastos, sa halip na malusaw sa average ng buwan. Ganoon din itinatala ang pagka-late at ang attendance, at mas mahalaga ito hindi dahil sa ulat kundi dahil may talaan nga kapag nagtanong ang kliyente kung sino ang naka-cover nang alas-dos ng madaling araw.

Peak ng paglulunsad at freelance na tulong

Ang mga paglulunsad, araw ng resulta, kumperensya at sandali ng kampanya ay lumilikha ng maikli at matalim na pangangailangan sa mga taong hindi naman empleyado ng ahensya sa iba pang bahagi ng taon. Normal ang freelance na tulong sa industriyang ito, at pare-pareho lang ang praktikal na problema: mabilis silang mailagay sa plano, matiyak na alam nila kung saan pupunta, at malinis silang maalis pagkatapos.

Nalulutas ng iisang listahan ng team na may posisyon at antas ng access ang karamihan nito. Ordinaryong access sa sariling shift ang natatanggap ng mga freelancer, karapatang administrator sa sariling account ang natatanggap ng account lead, at maaaring i-import ang ilang taong sabay na papasok sa halip na i-type isa-isa. Ipinapakita ng status ng account kung sino talaga ang tumanggap ng imbitasyon, at ganito naiiwasang matuklasan sa umaga ng paglulunsad na hindi pala nakarating sa dalawa sa dagdag mong tao ang roster.

Communications team scheduling software sa iba't ibang merkado at time zone

Bihirang manatili sa isang lugar ang gawaing komunikasyon. Sa opisina ng kliyente nagtatrabaho ang mga konsultant, sa venue nangyayari ang araw ng paglulunsad, at ang internasyonal na account ay nangangahulugang may kasamahan sa merkadong ilang oras nang nauuna. Ang roster na iisang oras ang ipinapakita sa lahat anuman ang kinaroroonan nila ay lumilikha ng pagkakamaling lumalabas lang sa mismong araw.

Ang paglalagay ng time zone sa bawat tao ay nangangahulugang tamang nababasa ang oras ng shift para sa nakatingin dito, at ang pag-tag ng shift sa lugar ng trabaho ay nangangahulugang itinatala ng schedule kung saan nangyari ang trabaho, hindi lang na nangyari ito. Nagbibigay din ito ng tapat na sagot sa tanong kung ilan sa team ang talagang nasa opisina sa isang partikular na araw.

Saan ito nakalugar katabi ng marketing at pagpaplano ng kampanya

Dapat iguhit ang hangganan sa mga katabing team. Magkaugnay pero magkaibang problema ang pagpaplano ng kapasidad para sa kampanya ng marketing department at ahensya, at sakop ito ng aming pahina sa scheduling ng marketing staff. Ang pahinang ito ay tungkol sa bahaging tanging sa komunikasyon: duty sa press office, cover sa krisis at pagkatapos ng oras, at oras ng buwanang bayad kada client account.

Ang isa pang hangganan ay sa mismong mga kasangkapan sa PR. Sa mga mamamahayag at coverage nakikitungo ang media database, ang serbisyo sa distribusyon at ang monitoring platform. Sa mga taong gumagawa ng trabaho nakikitungo ang Shifton: schedule at template, open shifts, availability, leave, time clock, break, nagawang oras at overtime, pagtatalaga ng gawain, abiso at export ng oras. Ginagamit ng mga ahensya ang dalawa, at magkaibang tanong ang sinasagot nila.

Paano pumili ng PR team scheduling app

Subukan ito sa linggong kinatatakutan mo. Bumuo ng linggo ng paglulunsad na may freelance na tulong, magdagdag ng duty cover sa gabi, saka alisin doon ang isang may karanasan sa huling sandali at tingnan kung gaano kabilis muling nai-post at napupunan ang butas. Tingnan kung paano nababasa ang buwanang ulat ng oras kapag sabay na tumatakbo ang tatlong account, dahil iyon ang ulat na talagang titingnan ng managing director. Buksan ang app sa telepono, dahil doon sinusuri ang duty cover.

Libre ang Shifton hanggang 10 team member nang walang limitasyon sa oras, bagay ito sa maliit na consultancy o maliit na in-house press office, at sinisingil ang mga bayad na plano kada empleyado kada buwan habang lumalaki ang team. Kung nasa isang thread ng mensahe ngayon ang duty roster mo at nasa isip ng isang tao ang oras ng buwanang bayad, sulit ilipat pareho sa lugar kung saan mababasa ang mga ito.