برنامج جدولة وكالات العلاقات العامة للمكتب الصحفي والعملاء

يبيع فريق العلاقات العامة شيئين لا يستطيع إنتاج المزيد منهما: الحكم على الأمور والساعات. تنص الاتفاقية الشهرية على قدر معين من انتباه الكوادر الخبيرة كل شهر، ويتوقع العميل أن يكون أحدهم متاحًا حين تنفجر قصة في الحادية عشرة ليلًا، أما الإطلاق الذي يقف في التقويم منذ ستة أسابيع فسيظل يحتاج ثلاثة أزواج أيدٍ إضافية في الأسبوع الذي يقع فيه. وبرنامج جدولة وكالات العلاقات العامة هو ما يبقي هذه الوعود ظاهرة كخطة لا كافتراض عن هوية المتاح.

الجانب المزعج أن معظم عمل الاتصال ليس عمل ورديات بالمعنى المعتاد، حتى اللحظة التي يصير فيها كذلك تمامًا. فالمناوبة وجداول الأزمات وأيام الفعاليات وأسابيع الإطلاق تتصرف كلها كورديات، وهي بالضبط الأجزاء التي يتعامل معها التقويم المشترك أسوأ تعامل.

ما الغرض الفعلي من برنامج جدولة وكالات العلاقات العامة

النطاق ضيق عن قصد. فهو يخطط من يكون في المناوبة ومتى، ويحمل التغطية التي لم يلتقطها أحد بعد، ويجمع التوافر وطلبات الإجازة، ويسجل أوقات البدء والانتهاء الحقيقية، ويقدم الساعات في تقارير حسب الشخص وحسب الحساب. هذا هو العمود الفقري التشغيلي تحت العمل، وفي أغلب الوكالات يمسكه اليوم جدول بيانات ومحادثة جماعية وذاكرة شخص واحد.

وهو ليس قاعدة بيانات إعلامية، ولا يوزع البيانات الصحفية، ولا يقيس التغطية. فتلك فئات منفصلة لها مزودوها، ونظام جدولة يدعي أنه يفعلها جميعًا سيفعل الأربعة بشكل رديء.

ساعات الاتفاقية الشهرية ومعرفة على أي عميل وقعت الساعة

تنهار الاتفاقيات الشهرية بهدوء. لا أحد يقرر منح عميل 60 ساعة وقد بيعت له 40؛ يحدث ذلك عبر سلسلة خدمات صغيرة، وعطلة أزمة غير مفوترة، وإطلاق تجاوز مدته. وحين يصبح الأمر واضحًا يكون الحساب قد خسر ربعًا كاملًا، ويصير الحديث مع العميل أصعب بكثير مما كان يلزم.

ربط كل وردية بمشروع عميل هو ما يجعل الانحراف ظاهرًا بينما لا يزال ممكنًا فعل شيء. تبين الساعات المخططة ما كان مقصودًا، وتبين الساعات المنفذة ما جرى فعلًا، والفرق بينهما هو الرقم الذي يستحق النظر كل شهر. تقارير ساعات العمل لدينا تفصل الفترة حسب الشخص وحسب سعر الساعة، فلا يُقرأ وقت الكوادر الخبيرة ووقت الكوادر المبتدئة بالتكلفة نفسها. ويبقى قرار الفوترة عند الوكالة؛ ما يتغير أنه يُتخذ من سجل لا من ذاكرة.

مناوبة المكتب الصحفي والجدول الذي لا يريد أحد تحمله

ينتهي كل مكتب صحفي إلى جدول مناوبات، وهو غالبًا أقل مستندات الوكالة حظًا من المحبة. يُبنى متأخرًا، ويُعدل عبر الرسائل، ويعرف من يفترض أن يكون في المناوبة بالأمر من زميل. وحين يختل شيء فيه، يختل أمام الجمهور.

تخطيط المناوبة كورديات حقيقية يصلح الآلية. لكل فترة تغطية بداية ونهاية محددتان، وتظهر على هاتف من يحملها، ويصل التغيير إلى الجميع دفعة واحدة بدل أن ينتقل شفهيًا. والتغطية التي لم يأخذها أحد يمكن أن تبقى في صف الورديات المفتوحة حتى يلتقطها أحدهم، وهذه آلية أفضل بكثير من شريك يسأل الحاضرين بعد ظهر الجمعة. لا يجعل برنامج جدولة العلاقات العامة المناوبة محبوبة، لكنه يجعلها عادلة وظاهرة، وهذان الأمران هما ما يمنع وقوعها كل شهر على الأشخاص الثلاثة أنفسهم.

خارج الدوام وعطلات نهاية الأسبوع وتغطية الأزمات

عمل الأزمات غير متوقع في توقيته لكنه متوقع في شكله. لا بد من شخص خبير متاح، ولا بد من قدرة أحدهم على التصعيد، ولا بد من تسجيل الساعات المبذولة، لأنها في الغالب أغلى ساعات تقدمها الوكالة طوال السنة.

جدولة هذه الساعات كورديات، بما فيها كتل الليل وتغطية عطلة نهاية الأسبوع، تمنح الفريق تناوبًا عادلًا وتمنح الوكالة تكلفة حقيقية. وسجل وقت العمل في وكالة علاقات عامة لا ينفع إلا إذا فصلها، فتظهر الساعات المنفذة في التقرير بسعرها الخاص، ويظهر ما كلفته عطلة نهاية أسبوع من إدارة أزمة بدل أن يذوب في متوسط الشهر. ويُسجَّل التأخر والحضور بالطريقة نفسها، وأهمية ذلك ليست في التقرير بقدر ما هي في وجود السجل أصلًا حين يسأل العميل من كان يغطي في الثانية فجرًا.

ذروات الإطلاق ودعم المستقلين

تخلق عمليات الإطلاق وأيام النتائج والمؤتمرات ولحظات الحملات طلبًا قصيرًا وحادًا على أشخاص لا توظفهم الوكالة بقية العام. دعم المستقلين أمر طبيعي في هذا القطاع، والمشكلة العملية واحدة دائمًا: إدخالهم إلى الخطة بسرعة، والتأكد من معرفتهم أين يكونون، ثم إخراجهم بنظافة بعد ذلك.

قائمة فريق واحدة بمسميات وظيفية ومستويات وصول تحل معظم ذلك. يحصل المستقلون على وصول عادي إلى وردياتهم، ويحصل مسؤولو الحسابات على حقوق مدير على حساباتهم، ويمكن استيراد دفعة من عدة أشخاص بدل كتابتهم واحدًا واحدًا. وتبين حالة الحساب من قبل الدعوة فعلًا، وبهذا تتجنب أن تكتشف صباح الإطلاق أن زوجين من الأيدي الإضافية لم يصلهما الجدول أبدًا.

برنامج جدولة فرق الاتصال عبر الأسواق والمناطق الزمنية

نادرًا ما يستقر عمل الاتصال في مكان واحد. يعمل الاستشاريون من مقار العملاء، وتجري أيام الإطلاق في قاعات، والحسابات الدولية تعني زملاء في أسواق تسبقنا بعدة ساعات. والجدول الذي يعرض الوقت نفسه للجميع بغض النظر عن أماكنهم يولد أخطاء لا تظهر إلا في اليوم ذاته.

تثبيت منطقة زمنية لكل شخص يعني أن أوقات الورديات تُقرأ صحيحة لمن ينظر إليها، ووسم الورديات بموقع عمل يعني أن الجدول يسجل أين جرى العمل لا مجرد أنه جرى. كما يمنح ذلك إجابة صادقة عن سؤال كم من الفريق موجود فعلًا في المكتب في يوم بعينه.

أين يقع هذا بجوار التسويق وتخطيط الحملات

يستحق الحد الفاصل مع الفرق المجاورة أن يُرسم. تخطيط طاقة الحملات لأقسام التسويق ووكالاته مشكلة قريبة لكنها مختلفة، وتغطيها صفحة جدولة موظفي التسويق لدينا. أما هذه الصفحة فتخص الجزء الخاص بالاتصال: مناوبة المكتب الصحفي، وتغطية الأزمات وما بعد الدوام، وساعات الاتفاقية الشهرية لكل حساب عميل.

والحد الآخر مع أدوات العلاقات العامة نفسها. فقواعد البيانات الإعلامية وخدمات التوزيع ومنصات الرصد تتعامل مع الصحفيين والتغطية. ويتعامل Shifton مع الأشخاص الذين ينفذون العمل: الجداول والقوالب، والورديات المفتوحة، والتوافر، والإجازات، وتسجيل وقت العمل، والاستراحات، والساعات المنفذة والإضافية، وإسناد المهام، والإشعارات، وتصدير الساعات. تشغل الوكالات الاثنين معًا، وهما يجيبان عن أسئلة مختلفة.

كيف تختار تطبيق جدولة لفريق علاقات عامة

جربه على الأسبوع الذي تخشاه. ابنِ أسبوع إطلاق بدعم من المستقلين، وأضف تغطية مناوبة ليلية، ثم أخرج منها شخصًا خبيرًا قبل موعدها بقليل وانظر كم يسرع إعادة نشر الفجوة وملؤها. تحقق من طريقة قراءة تقرير الساعات الشهري حين تعمل ثلاثة حسابات في الوقت نفسه، فهذا هو التقرير الذي سينظر إليه المدير العام فعلًا. وافتح التطبيق على الهاتف، فهناك تُراجَع تغطية المناوبة.

Shifton مجاني حتى 10 أعضاء في الفريق بلا حد زمني، وهو ما يناسب استشارية صغيرة أو مكتبًا صحفيًا داخليًا صغيرًا، وتُحتسب الخطط المدفوعة لكل موظف شهريًا مع نمو الفريق. وإذا كان جدول مناوباتك يعيش اليوم في سلسلة رسائل وساعات اتفاقيتك الشهرية في رأس أحدهم، فكلاهما يستحق النقل إلى مكان يمكن قراءته فيه.