Software de planificare pentru agenția de PR și biroul de presă

O echipă de PR vinde două lucruri din care nu poate produce mai mult: judecata și orele. Abonamentul lunar promite o anumită cantitate de atenție a oamenilor cu experiență, clientul se așteaptă să găsească pe cineva disponibil când un subiect explodează la unsprezece noaptea, iar lansarea aflată în agendă de șase săptămâni va cere tot trei perechi de mâini în plus în săptămâna în care are loc. Un software de planificare pentru agenția de PR este ceea ce ține aceste promisiuni vizibile ca plan, nu ca presupunere despre cine se nimerește să fie prin preajmă.

Partea incomodă este că majoritatea muncii de comunicare nu este muncă în ture în sensul obișnuit, exact până în clipa în care devine. Permanența, graficele de criză, zilele de eveniment și săptămânile de lansare se comportă toate ca niște ture, iar acestea sunt exact părțile pe care un calendar comun le gestionează cel mai prost.

La ce servește de fapt un software de planificare pentru agenția de PR

Domeniul este îngust în mod deliberat. Planifică cine este de permanență și când, ține acoperirea pe care nu a preluat-o încă nimeni, adună disponibilitatea și cererile de concediu, înregistrează orele reale de început și de final și raportează orele pe persoană și pe cont. Aceasta este coloana vertebrală operațională de sub muncă, iar în majoritatea agențiilor este ținută acum de un fișier de calcul, un grup de mesaje și memoria unei singure persoane.

Nu este o bază de date de presă, nu distribuie comunicate și nu măsoară aparițiile. Acestea sunt categorii separate cu furnizorii lor, iar un sistem de planificare care ar pretinde că le face pe toate le-ar face prost pe toate patru.

Orele din abonament și pe ce client a intrat o oră

Abonamentele se degradează în tăcere. Nimeni nu decide să dea unui client 60 de ore când s-au vândut 40; se ajunge acolo printr-un șir de mici favoruri, un weekend de criză nefacturat și o lansare care s-a prelungit. Când devine evident, contul este deja pe pierdere de un trimestru, iar discuția cu clientul este mult mai grea decât ar fi trebuit să fie.

Legarea fiecărei ture de un proiect de client este ceea ce face vizibilă această derivă cât timp se mai poate face ceva. Orele planificate arată ce s-a intenționat, orele lucrate arată ce s-a întâmplat efectiv, iar diferența dintre ele este numărul care merită privit lunar. Rapoartele de ore lucrate desfac perioada pe persoane și pe tarife, astfel încât timpul unui om cu experiență și cel al unui junior nu se citesc drept același cost. Decizia de facturare rămâne la agenție; se schimbă doar faptul că este luată dintr-o evidență, nu dintr-o amintire.

Permanența biroului de presă și graficul pe care nu vrea nimeni să îl asume

Orice birou de presă ajunge să aibă un grafic de permanență, iar acesta este aproape întotdeauna documentul cel mai puțin iubit din agenție. Se face târziu, se modifică prin mesaje, iar persoana care ar trebui să fie de gardă află de la un coleg. Iar când iese prost, iese prost în public.

Planificarea permanenței ca ture propriu-zise repară mecanica. Fiecare interval de acoperire are început și final definite, apare pe telefonul celui care îl deține, iar o schimbare ajunge la toți deodată în loc să circule din gură în gură. Acoperirea pe care nu a luat-o nimeni poate sta pe rândul turelor deschise până când o preia cineva, ceea ce este un mecanism mult mai bun decât un partener care întreabă toată sala vineri după-amiază. Un software de planificare pentru biroul de presă nu face permanența populară, dar o face corectă și vizibilă, iar aceste două lucruri împiedică să cadă în fiecare lună pe aceiași trei oameni.

În afara programului, weekenduri și acoperire de criză

Munca de criză este imprevizibilă ca moment, dar nu și ca formă. Cineva cu experiență trebuie să fie accesibil, cineva trebuie să poată escalada, iar orele implicate trebuie înregistrate, pentru că sunt adesea cele mai scumpe ore livrate de agenție într-un an.

Planificarea acestor ore ca ture, inclusiv blocuri de noapte și acoperire de weekend, dă echipei o rotație corectă și agenției un cost real. Evidența orelor într-o agenție de PR este utilă doar dacă le separă, ca orele lucrate să poată fi raportate la tariful lor și ca un weekend de gestionare a crizei să apară la cât a costat, în loc să fie mediat în luna respectivă. Întârzierile și prezența se înregistrează la fel, iar asta contează mai puțin pentru raport și mai mult pentru faptul că evidența există atunci când un client întreabă cine acoperea la două dimineața.

Vârfurile de lansare și sprijinul colaboratorilor

Lansările, zilele de rezultate, conferințele și momentele de campanie creează o cerere scurtă și abruptă de oameni pe care agenția nu îi angajează în restul anului. Sprijinul colaboratorilor este normal în această industrie, iar problema practică este mereu aceeași: să îi aduci repede în plan, să te asiguri că știu unde trebuie să fie și să îi scoți curat după aceea.

O singură listă de echipă cu poziții și niveluri de acces rezolvă mare parte din asta. Colaboratorii primesc acces obișnuit la propriile ture, responsabilii de cont primesc drepturi de administrator pe conturile lor, iar intrarea mai multor oameni deodată poate fi importată în loc să fie tastată pe rând. Starea contului arată cine a acceptat efectiv invitația, așa că nu descoperiți în dimineața lansării că doi dintre oamenii aduși în plus nu au primit niciodată graficul.

Planificarea echipei de comunicare între piețe și fusuri orare

Munca de comunicare stă rareori într-un singur loc. Consultanții lucrează de la sediile clienților, zilele de lansare au loc în locații de eveniment, iar conturile internaționale înseamnă colegi pe piețe cu câteva ore înainte. Un grafic care afișează tuturor aceeași oră indiferent de locul în care se află creează erori care ies la iveală abia în ziua respectivă.

Păstrarea unui fus orar pentru fiecare persoană înseamnă că orele turelor se citesc corect pentru cel care le privește, iar etichetarea turelor cu locul de muncă înseamnă că graficul reține unde a fost munca, nu doar că a avut loc. Oferă și un răspuns onest la întrebarea cât din echipă se află efectiv la birou într-o zi anume.

Unde se situează asta față de marketing și planificarea campaniilor

Granița cu echipele vecine merită trasată. Planificarea capacității de campanie pentru departamente și agenții de marketing este o problemă înrudită, dar diferită, iar pagina noastră despre planificarea echipei de marketing se ocupă de ea. Pagina de față este despre partea specifică de comunicare: permanența biroului de presă, acoperirea de criză și cea din afara programului și orele din abonament pe fiecare cont de client.

Cealaltă graniță este cu instrumentele de PR propriu-zise. Bazele de date de presă, serviciile de distribuție și platformele de monitorizare se ocupă de jurnaliști și de apariții. Shifton se ocupă de oamenii care livrează munca: grafice și șabloane, ture deschise, disponibilitate, concedii, pontaj, pauze, ore lucrate și suplimentare, atribuirea sarcinilor, notificări și exporturi de ore. Agențiile le folosesc pe amândouă și răspund la întrebări diferite.

Cum alegeți o aplicație de planificare pentru echipa de PR

Testați-o pe săptămâna de care vă temeți. Construiți o săptămână de lansare cu sprijin din partea colaboratorilor, adăugați permanență de noapte, apoi scoateți în ultimul moment un om cu experiență și vedeți cât de repede este republicat și acoperit golul. Verificați cum se citește un raport lunar de ore când trei conturi merg în paralel, pentru că acesta este raportul pe care îl va privi cu adevărat un director general. Deschideți aplicația pe telefon, pentru că acolo se verifică permanența.

Shifton este gratuit pentru până la 10 membri de echipă, fără limită de timp, ceea ce se potrivește unei consultanțe de tip boutique sau unui birou de presă intern mic, iar pe măsură ce echipa crește, pachetele plătite se facturează pe angajat pe lună. Dacă graficul vostru de permanență trăiește acum într-un fir de mesaje, iar orele din abonament în capul cuiva, ambele merită mutate undeva unde pot fi citite.