תוכנה לסידור עבודה לנהגי משלוחים ולאיוש משמרות

מערך משלוחים מצליח או נכשל בשאלה אחת: האם המספר הנכון של נהגים יוצא לדרך בשעה הנכונה. הנפחים מתנדנדים בין ימי חול לסופי שבוע, שעות הסגירה קבועות, ורכב אחד שלא אויש דוחף יום שלם של מסירות ליום שאחריו. תוכנה לסידור עבודה לנהגי משלוחים הופכת את איזון הכוחות היומי הזה לתהליך חוזר במקום לבוקר שלם של שיחות טלפון בחיפוש אחר מחליף.

רוב כלי הסידור הכלליים נבנו לשעות משרד קבועות. צוותי שליחויות ומשלוחים לא עובדים כך. המשמרות מתחילות לפני עלות השחר, נמשכות מעבר לחצות, זזות עם נפח החבילות ומבוצעות בתערובת של נהגים קבועים, עובדים במשרה חלקית וכוח אדם עונתי. כלי סידור שמתעלם מהתערובת הזאת נזנח תוך חודש. תוכנת סידור לעבודת משלוחים חייבת לצאת מדפוסי המשמרות שהכביש יוצר, ולא מיומן משרדי.

מה תוכנה לסידור משלוחים באמת חייבת לעשות

כשמסירים את רשימות התכונות, העבודה מצטמצמת לארבעה דברים. לבנות שבוע שלם של משמרות נהגים במהירות, בלי לצאת ממשרד המרכז הלוגיסטי. לשמור כל אדם בתוך מגבלות השעות החוזיות והחוקיות שלו לפני פרסום הסידור, ולא אחרי שמחלקת השכר מסמנת את החריגה. להגיע לכוח אדם שמבלה את היום על הכביש, כלומר דרך הנייד ולא שום ערוץ אחר. ולעמוד ברגע שבו נהג מודיע על מחלה בחמש וחצי בבוקר.

כל מה שמעבר לארבעת אלה הוא עניין של העדפה. מערכת סידור משלוחים שמטפלת בהם בנקיות עדיפה על פלטפורמה כבדה עמוסה בפונקציות שמנהל המרכז לעולם לא יפתח.

שתי קטגוריות מוצר נמכרות תחת שמות דומים, וההבדל חשוב כשמשווים כלים. תוכנת שיגור משלוחים מחליטה אילו נקודות מסירה ילכו לנהג שכבר במשמרת, ותוכנות שיגור לנהגים ולשליחים נמצאות באותה קטגוריה. פלטפורמת סידור עבודה לנהגי משלוחים עונה על השאלה שקודמת לה: מי עובד מחר, כמה זמן ומאיזה מרכז. Shifton עושה את התפקיד השני, והשניים יושבים זה לצד זה בלי חפיפה.

איפה הגיליון האלקטרוני מפסיק לעבוד

כמעט כל מערך שליחויות מתחיל מתבנית סידור משלוחים בגיליון, וזה מחזיק כל עוד יש שמונה נהגים ודפוס משמרות אחד. ואז נפתח מרכז שני, מופיע איוש לסוף השבוע, שלושה נהגים עוברים למשרה חלקית והקובץ הופך לסיכון. עריכות שנעשו במחשב אחד לעולם לא מגיעות לדף המודפס שתלוי ליד רציף הטעינה. שני אחראים משנים את אותו תא. השעות חוצות את התקרה כי הגיליון לא מזהיר אף אחד.

המעבר לתוכנת סידור לנהגים לא מבטל את התבנית, הוא הופך אותה לחיה. תבנית סידור עבודה לנהגי משלוחים מפסיקה להיות קובץ שמישהו צריך לזכור להפיץ מחדש. דפוס שבועי שמור מוחל על כל שבוע עתידי, כולם קוראים את אותה גרסה, והשינויים שנעשו בשבע בבוקר נמצאים אצל הנהגים בנייד בשבע וחמש.

בניית סידור העבודה השבועי לנהגים

הרשת השבועית היא המקום שבו העבודה קורית. הנהגים הם שורות, הימים הם עמודות, ולכל משמרת יש שעת התחלה, שעת סיום ותיוג מיקום משלה. מסלול שעדיין לא הוקצה לאף אחד עובר לשורת המשמרות הפתוחות, גלוי לכל נהג מוסמך בבת אחת במקום להיות מוצע בסבב שיחות פרטניות.

המהירות כאן חשובה יותר משנדמה. כשאפליקציית סידור משלוחים הופכת בניית שבוע לזולה, מנהלים מפסיקים להגן על סידור גרוע רק כי בנייה מחדש תיקח עוד שעתיים. מודול סידור המשמרות של Shifton תומך בתצוגות יום, שבוע וחודש, בחלוקה אוטומטית למאגרי נהגים גדולים ובתחזית ביקוש כשהנפח צפוי מספיק כדי לתכנן לפיו. מרכזים שמפעילים גם צוות מחסן מתכננים לרוב את שני הצדדים יחד, וזה מכוסה בעמוד סידור עבודה לעובדי מחסן שלנו.

מפעילים רב אתריים מרוויחים כאן הכי הרבה. תוכנת ניהול כוח אדם לשליחויות שמחזיקה כל מרכז בחשבון אחד מאפשרת למנהל אזור לראות במסך אחד היכן האיוש דל והיכן הוא נדיב, ואז להעביר נהג משותף בין אתרים בלי לבנות מחדש אף סידור. תוכנת סידור לצי משלוחים שדורשת התחברות נפרדת לכל מרכז מאבדת את התמונה הזאת כבר ביום הראשון.

שעות, שעות נוספות וכמה באמת עולה שבוע משלוחים

השכר הוא ההוצאה הניתנת לשליטה הגדולה ביותר בעסק משלוחים, והוא זז עם הסידור. הנזק משבוע שנבנה גרוע כמעט אף פעם לא מתגלה באותו יום. הוא מופיע שבועיים אחר כך בדמות שעות נוספות שאיש לא אישר, נהג שחצה בשקט מגבלה חוקית, וחשבון שכר שכבר לא תואם לנפח שנמסר.

תוכנה טובה לסידור עבודה לנהגי משלוחים חושפת את המספרים האלה בזמן שהסידור עדיין ניתן לעריכה. תקרה יושבת לצד הסכום השבועי המצטבר של כל נהג. אפשר להגדיר שעות נוספות כך שידרשו אישור לפני ההוספה. תוכנת מעקב שעות לנהגי משלוחים מועילה רק כשהיא קשורה לסידור: נתוני כניסה ויציאה נרשמים מול המשמרת המתוכננת, כך שהפער בין התכנון למציאות הוא מספר ולא תחושה. החתמת נוכחות מבוססת מיקום דרך מודול הגאולוקציה זמינה כתוספת בתשלום, במקומות שבהם אישור הגעה למרכז או לאתר הוא קריטי. אותן מגבלות חלות על צוותים שנוסעים לעבודה אחת ברכב אחד, כפי שמפורט בעמוד על שיבוץ משמרות בחברות הובלות.

מסלולי לילה, איוש סופי שבוע ושיא עונתי

מעט מאוד מערכי משלוחים פועלים במשמרת יום אחת בלבד. עבודת מזון ובתי מרקחת מתחילה בשעות הקטנות, המסחר המקוון נמשך עד שעות הערב המאוחרות, והובלות לילה חוצות את חצות אל התאריך הבא. תוכנת סידור לשליחויות שלא מסוגלת להחזיק כמה משמרות באותו יום, או שסופרת לא נכון מסלול מ-23:00 עד 07:00, יוצרת מחלוקות שכר במקום ליישב אותן. תוכנת סידור לצוותי משלוחים חייבת להתייחס ללילה כחלק רגיל מהשבוע.

שיא העונה מוסיף בעיה שנייה. מספר העובדים קופץ לשישה עד עשרה שבועות, חלק גדול ממנו זמני, והאנשים שמגיעים מעולם לא ראו את דפוס המשמרות של המרכז. תפקידים והרשאות שומרים על זה בשליטה: כל נהג חדש מוזמן במייל, רואה רק את המשמרות שלו ומשובץ לתוך דפוס קיים במקום לשבוע ריק.

איוש סוף השבוע ראוי לכללים משלו ולא להעתק של תוכנית ימי החול. איסוף זמינות תחילה, ורק אחר כך בנייה לפיה, הוא מה שמונע כתיבה מחדש של סידור שבת שלוש פעמים.

לעדכן נהגים בלי שרשרת טלפונים

נהגים הם כוח האדם שהכי קשה להגיע אליו. הם לא ליד שולחן, הם כמעט לא פותחים מייל, ולוח מודעות עובד רק על מי שעובר לידו. כל אפליקציית סידור לנהגים שמתכוונת להחזיק מעמד חייבת לעבוד בנייד שבכיס הנהג, בקליטה חלשה, בפחות משלושים שניות.

• סידורים שפורסמו וכל שינוי מאוחר יותר מגיעים כהתראות דחיפה
• נהגים לוקחים משמרות פתוחות ומבקשים החלפות באפליקציה, מנהלים מאשרים או דוחים
• זמינות ובקשות חופשה נאספות לפני בניית השבוע ולא אחריה
• כל אדם רואה רק את המשמרות שלו, וזה שומר על האפליקציה שמישה במסך קטן

התוצאה היא פתרון סידור משלוחים שהצוות באמת פותח. כשנהגים בוטחים שהאפליקציה היא הגרסה הנכונה, זרם השיחות ששואלות באיזו שעה מתחילים ביום חמישי נפסק.

דיווח שעומד במבחן מחלקת השכר

הדיווח הוא המקום שבו תוכנת סידור לעובדי משלוחים מוכיחה את עצמה מול הכספים, כי סידור העבודה ומחלקת השכר מתווכחים בכל פעם שהמספרים לא מסתדרים. דוחות שעות עבודה, דוחות היעדרויות ויתרות חופשה, יומני בונוסים וקנסות, דוחות תקציב ותעריפי שכר, כולם יושבים מאחורי אותו סידור, מסוננים לפי חודש ותפקיד ומיוצאים לגיליון כשהכספים מבקשים. דוחות איחורים ופעילות חושפים דפוסי נוכחות שלא נראים ברשת שבועית. Shifton מפיקה את הדוחות ומתחברת ל-QuickBooks ול-Zapier, וחישוב השכר עצמו נשאר במערכת שאתם כבר מפעילים.

איך בוחרים מערכת סידור משלוחים

אין תוכנה אחת שהיא הטובה ביותר לסידור משלוחים, והתוכנה הטובה ביותר לשליחויות במערך של שני מרכזים אינה ההתאמה הנכונה לצי ארצי. בדקו כל פלטפורמה בדיוק כפי שהמרכז שלכם ישתמש בה. בנו שבוע אמיתי, עם המשמרות המפוצלות המסורבלות ועם שני העובדים במשרה חלקית, ומדדו זמן. פתחו את אפליקציית הנייד בטלפון הישן ביותר במשרד. בטלו משמרת ובדקו כמה מהר הנהג המושפע מקבל הודעה. שאלו מה קורה כשמוסיפים נהג באמצע השבוע וכשמשמרת חוצה את חצות, כי אלה שני המקומות שבהם כלים זולים נשברים. תוכנת סידור חינמית לנהגים שווה ניסיון ראשון עם צוות קטן, כל עוד המסלול החינמי הוא חבילה אמיתית ולא תקופת ניסיון שפגה.

מתחת לעשרה אנשים, החבילה החינמית של Shifton מכסה את כל העבודה ללא הגבלת זמן, וזה מתאים לצוות שליחויות קטן או למערך של רכב אחד שיוצא מהנייר. ככל שהצי גדל, חבילות בתשלום מוסיפות תכנון רב אתרי, דיווח מעמיק יותר ואת המודולים שמצפים מפלטפורמת סידור נהגים גדולה. כך או כך המטרה נשארת זהה: כל חלון מסלול מאויש, השעות בתוך המגבלות, וצוות שתמיד יודע מתי הוא נוסע.