תוכנה לסידור עבודה לבתי חולים ומרפאות

במערכת הבריאות אין שבוע שקט. מחלקה, מרפאת חוץ וקליניקה פרטית פועלות כולן תחת אותה מגבלה: בכל שעה בכל יום חייב להיות מספר מינימלי של אנשי צוות מוסמכים במקום, והמאגר שיכול למלא את השעות האלה משתנה כל הזמן. תוכנה לסידור עבודה במערכת הבריאות קיימת מפני שהחשבון הזה חרג מגבולות הגיליון האלקטרוני לפני שנים, ומפני שטעות בסידור נגבית פעמיים: פעם אחת בחשבונית של חברת כוח האדם, ופעם שנייה אצל אנשי הצוות שמפסיקים בשקט לקחת משמרות נוספות.

מי שבונה את הסידור עושה זאת בדרך כלל בין שאר המשימות. לכן הכלי חייב להיות מהיר מהלוח שהוא מחליף, מדויק בכל מה שנוגע לשעות ולתוספות, וזמין מהטלפון. כל דבר שדורש שבוע הדרכה נזנח בחודש השני.

מה תוכנה לסידור עבודה בבריאות חייבת לעשות בפועל

המשימה צרה יותר ממה שרשימות תכונות ארוכות מרמזות. לכסות כל שעה בהרכב הכשירויות הנכון. לשמור את שעות העבודה של כל אדם בתוך גבולות ההסכם והחוק. לאפשר לצוות לראות את הסידור ולהגיב אליו בלי לרדוף אחרי מנהל. להראות כמה יעלה סידור שפורסם עוד לפני שחשבות השכר תגלה זאת. מערכת שעושה את ארבעת הדברים האלה כראוי עדיפה על פלטפורמה עם חמישים מודולים שאף אחד לא פותח.

Shifton בנויה בדיוק סביב הרשימה הקצרה הזאת: תצוגות יום, שבוע וחודש, משמרות פתוחות, החלפות, תבניות לשימוש חוזר, זמינות ובקשות חופשה, נוכחות, ודיווח שמקשר שעות לתעריפי שכר. בלי רשומות רפואיות, בלי יומני תורים. זו מערכת לניהול כוח אדם במוסדות רפואיים והיא נשארת בצד ההעסקה של הקו.

המיקוד הזה מכוון. גם אם ברשימה הקצרה כתוב מערכת סידור עבודה לבית חולים, תוכנת שיבוץ למרפאה או כלי לשיבוץ צוות רפואי, השאלה שמתחת זהה: האם השבועיים הבאים מכוסים, ובאיזה מחיר. בית המרקחת הוא מקרה נפרד: רוקח מוסמך חייב להיות נוכח כל עוד הדלפק פתוח, ולסביבה הזאת מוקדש שיבוץ משמרות בבית מרקחת.

למה שיבוץ אחיות אינו סידור עבודה משרדי

לשיבוץ צוות קליני יש תכונות שאין לסידור משרדי. משמרות נמשכות שתים עשרה שעות וחוצות את חצות. לילות וסופי שבוע נושאים תוספות. ההסכמים מערבים משרה מלאה, משרה חלקית ושעות לפי קריאה. כשירויות אינן ניתנות להחלפה זו בזו, ולכן נוכחות של אדם בבניין אינה זהה לכיסוי של המשמרת. כל תוכנה לשיבוץ אחיות שראויה להטמעה חייבת להחזיק את כל זה בבת אחת, ולכן כלי שיבוץ כלליים נשברים ביחידה רפואית בשבוע השני ולא בראשון. כלי שיבוץ לאחיות חייב להתייחס ללילה כאל יחידת עבודה אחרת מיום, ולא רק כאל צבע אחר בטבלה.

Shifton מטפלת בזה דרך תפקידים ומשרות שמוצמדים לכל אדם, תקרות שעות שמציגות סכום רץ בזמן השיבוץ, ותבניות משמרת שמעבירות מחזור קיים הלאה במקום לאלץ שרטוט מחדש. מי שמנהל רוטציה יכול להעתיק מחזור שהוכיח את עצמו על הרבעון הבא ולתקן רק את החריגים. האפליקציה בטלפון של כל אחד מציגה את אותו מחזור, כך שהסידור שהצוות קורא והסידור שהמשבץ עורך לא מתרחקים זה מזה.

כיסוי, הרכב כשירויות ותקני כוח אדם

רוב הפערים אינם באמת בעיה של היעדרות אלא בעיה של נראות. הסידור נראה מלא עד שמתחילים לספור אנשי צוות מוסמכים לכל משמרת במקום שמות לכל משמרת. תקני כוח אדם נשמרים רק אם המשבץ רואה את הרכב התפקידים בזמן השיבוץ ולא אחרי הפרסום.

טבלאות השבוע והחודש ב-Shifton מציגות כל משמרת בצבע יחד עם תווית התפקיד, והמשבצות שלא אוישו יושבות בשורת משמרות פתוחות נפרדת במקום להיעלם כשטח ריק. פרסמו את המשבצות האלה וכל מי שמוסמך מקבל אותן בבת אחת, וזה מחליף את סבב הטלפונים שחיפוש אחות מחברת כוח אדם הופך אליו בדרך כלל. שיבוץ כוננויות בבית חולים עובד באותה דרך: לפרסם את הצורך, לתת למי שיכול לקחת אותו להגיב, לאשר בנגיעה אחת. תוכנה טובה לסידור עבודה בסיעוד הופכת את הפער לרועש ואת התגובה לזולה.

שעות נוספות, תוספות לילה ועלות השכר

כוח אדם הוא ההוצאה הניתנת לשליטה הגדולה ביותר כמעט בכל מוסד, ובמערכת הבריאות הוא מתנפח בדרך מסוימת: דרך שעות עם תוספת. אותה משמרת עולה סכום אחר לפי המועד שבו היא נופלת, ולכן סידור שנראה מאוזן במספר האנשים יכול להיות לא מאוזן בכלל בכספים.

Shifton מדווחת שעות לפי דרגות שכר ומפרידה את התעריף הבסיסי מתוספות לילה, מלילה יחד עם סוף שבוע ומחגים, לכל עובד ולכל יחידה. זה ההבדל בין לדעת שהוצאתם יותר מדי ובין לדעת אילו משמרות עשו זאת. בשילוב עם מעקב שעות לפי החתמות כניסה ויציאה אמיתיות, דיווח הנוכחות במוסד רפואי מפסיק להיות שחזור חודשי. תוכנת נוכחות למוסדות רפואיים שווה את דמי הרישוי רק אם השעות שנרשמו והשעות שתוכננו נמצאות במקום אחד, וכאן זה המצב. דוחות שעות מינימום, דוחות איחורים ודוחות תקציב יושבים באותו מקום, כך שמנהל שבודק תקופה אינו צריך להרכיב אותה משלושה קבצים.

זמינות, שיבוץ עצמי וסידורים שמחזיקים

סידורים נשברים בנקודה שבה הם מתעלמים ממה שאנשים כבר אמרו. כשהזמינות חיה בהודעות היא נעלמת, ובקשות ההחלפה מגיעות אחרי הפרסום ולא לפניו. Shifton אוספת זמינות כלוח חודשי שכל אחד ממלא בעצמו, שעה אחר שעה, כך ששיבוץ עצמי של אחיות מזין את התוכנית בדיוק בזמן שהיא נבנית.

בקשות היעדרות וחופשה זורמות באותו תור אישורים, ויתרות החופשה נמצאות במעקב כך שאישור אינו ניחוש. אחרי שהסידור מתפרסם, החלפות ולקיחת משמרות עוברות באפליקציה עם אישור מנהל, וכל שינוי מעדכן את הגרסה שכולם רואים. לוח המשמרות בטלפון והמשבץ במחשב מסתכלים על אותו סידור, וזו כל המשמעות של המעבר מהנייר.

את השינוי נושאת ההתראה ולא קבוצת הצ'אט. התראות דחיפה ומסרונים יוצאים כשמשמרת נוספת, מוזזת או מבוטלת, כך שאף אחד לא עובד לפי תדפיס שהפסיק להיות נכון ביום שלישי. ההרגל הבודד הזה מסלק את רוב ההיעדרויות שמאשימים בהן את הצוות ובאמת נובעות מהסידור.

בית חולים, מרפאה וקליניקה בודדת הם אותה בעיה בגדלים שונים

תוכנה לשיבוץ עובדי בית חולים חייבת למדל מחלקות, רמות הרשאה ותצוגה משולבת על כולן. מרפאה כמעט לא צריכה את זה, אבל היא כן צריכה מהירות, כי מי שמסדר את המשמרות מפעיל גם את הדלפק. שיבוץ לצוותי קליניקה צריך בדרך כלל להעלות את הקבלה, הסיעוד וצוות התמיכה לטבלה אחת ולא לשלוש. Shifton עוברת בין השניים בלי החלפת כלי: פרויקטים וסידורים מפרידים יחידות או סניפים, ההרשאות קובעות מי עורך מה, וצוות אחד יכול לעבוד עם סידור אחד ושתי תבניות.

רשתות עם כמה סניפים מקבלות חשבון אחד לכל המקומות, כך שאיש צוות שמכסה שני סניפים רואה לוח אחד והמנהלים רואים שעות מאוחדות. לצוות שעובד בבתי המטופלים ולא בתוך מוסד, העמוד שלנו על סידור עבודה בטיפול בית מטפל בדגם הזה.

מה כדאי לבדוק לפני שמתחייבים לפלטפורמה

בדקו כל אפליקציה לסידור עבודה בבריאות בדיוק כמו שהצוות ישתמש בה. בנו שבוע שלם מאפס ומדדו זמן. פתחו את האפליקציה במכשיר ותיק, כי זה מה שחצי מהצוות מחזיק. שלחו שינוי ובדקו כמה מהר ההתראה מגיעה. שאלו איך נספרת משמרת מ-23:00 עד 07:00, מה קורה כשחורגים מתקרת השעות, והאם הדוחות מפרידים שעות עם תוספת או רק מסכמים אותן. רשימות מומלצות שמתפרסמות ברשת שורדות את התרגיל הזה בלי שינוי רק לעיתים רחוקות.

אחר כך בדקו מה הדוחות נותנים לשיחה עם הכספים. שעות לפי דרגות שכר, יתרות חופשה ונתוני תקציב הם מה שהופך כלי שיבוץ למערכת לניהול כוח אדם במערכת הבריאות ולא ליומן משותף עם תזכורות. זה הקו בין ניהול סידור עבודה אמיתי לבין קבוצת צ'אט עם עיצוב טוב יותר.

איך מתחילים עם Shifton

עד עשרה אנשי צוות Shifton חינמית בלי הגבלת זמן, וזה מכסה קליניקה קטנה או צוות קליני אחד וכולל שיבוץ, שעון נוכחות בסיסי, אפליקציה לנייד ודוחות. מעל זה, המסלולים בתשלום מחויבים לפי עובד לחודש, ומודולים כמו מפת מיקום זמינים כתוספת בתשלום. עמוד המחירים מפרט היכן נמצאת כל יכולת.

בכל מקרה תקבלו סידור שמשקף זמינות אמיתית, כיסוי שניתן לאמת לפי תפקיד ולא לפי מספר ראשים, וקו ברור בין שעות שתוכננו לשעות ששולמו. ייבאו את הצוות, בנו שבוע ליחידה אחת, פרסמו אותו וראו כמה מהעבודה המנהלית נעלמת.