תוכנת שיבוץ צוותי אירועים לחברות קייטרינג ואירוח

קייטרינג לא מתנהל לפי סידור עבודה שבועי שחוזר על עצמו. הוא מתנהל לפי הזמנות, שכל אחת מהן דורשת צוות אחר, מתחם אחר וכמות שעות אחרת, נסגרת שבועות מראש ומשתנה עוד פעמיים לפני שהיום מגיע. תוכנת שיבוץ צוותי אירועים קיימת מפני שגיליון אלקטרוני לא מחזיק מבנה כזה לאורך זמן בלי שמישהו יאבד את החוט לגבי מי אושר לאיזה אירוע.

כוח האדם רק מקשה. קייטרינג מחוץ למתחם נשען על צוותים מזדמנים ופרילנסרים שעובדים במקביל לשתיים או שלוש חברות, ולכן מי שסגרתם ביום שלישי כבר עשוי להיות תפוס ביום חמישי. השיבוץ חייב להתחיל מזמינות, לא מטבלה ריקה. אותם צוותים מזדמנים עובדים גם בהקמה ובפירוק של תערוכות, ונושא זה מפורט בעמוד על שיבוץ צוותים במרכזי תערוכות.

מה תוכנת שיבוץ צוותי אירועים חייבת לדעת לעשות

ארבעה דברים קובעים אם כלי שורד עונה עמוסה. הוא חייב לבנות צוות לתאריך ולמתחם ספציפיים ולא לשבוע גנרי. הוא חייב להגיע לפרילנסרים אל הטלפון ולתעד את התשובה. הוא חייב לתפוס את השעות שנעבדו באמת, כי אירועים נמתחים כמעט כברירת מחדל. והוא חייב להראות כמה עלה כוח האדם בהזמנה בזמן שעוד אפשר לתמחר נכון את הבאה בתור.

תוכנה לאיוש אירועים שמכסה את הארבעה האלה עדיפה על פלטפורמה כבדה שלרכזת אין זמן לחקור את התפריטים שלה בעונת החתונות. השם פחות חשוב מההתאמה: תוכנת שיבוץ כוח אדם לאירועים, תוכנת ניהול איוש אירועים וכלים לבניית סידורי צוות מתארים את אותה עבודה ברגע שמסירים את שכבת השיווק.

מאיישים אירוע במקום למלא שבוע

משמרת קייטרינג קשורה לאירוע ולא למחלקה. ההקמה מתחילה שעות לפני שהאורחים מגיעים, השירות נמשך עד שעת סיום שקשה לחזות, והפירוק עלול לחצות את חצות. לבנות את זה בלוח שבועי עובד כשכל משמרת נושאת שעת התחלה וסיום מדויקת משלה וניתן לתייג אותה למתחם או לפרויקט הלקוח שאליו היא שייכת.

כל מה שלא אוישתם עובר לשורת המשמרות הפתוחות, שם כל חבר צוות מתאים רואה אותה בבת אחת. זה ההבדל בין תוכנת ניהול עובדי אירועים לבין רשימת טלפונים: ההצעה יוצאת פעם אחת, ממקום אחד, והתשובה מתועדת במקום להיזכר. מודול שיבוץ המשמרות של Shifton מטפל במשמרות פתוחות, בהחלפות ובתבניות לשימוש חוזר, כך שתבנית סטנדרטית של חתונה ל-120 איש נבנית מחדש בשניות במקום להיכתב שוב. בצד הצוות אותו מידע מגיע כאפליקציית שיבוץ אירועים לטלפון, וזה הערוץ היחיד שפרילנסרים באמת בודקים. אפליקציית ניהול צוותי אירועים נמדדת בדבר אחד: האם חבר צוות רואה שעת התייצבות, מתחם ושעת סיום בלי לכתוב לאף אחד.

צוותים פרילנסרים וצוואר הבקבוק של הזמינות

החלק הקשה בתוכנת שיבוץ לקייטרינג הוא לא הלוח, אלא הידיעה מי באמת יכול לעבוד. חבר צוות מסמן את השעות שבהן הוא פנוי בלוח זמינות חודשי ומעדכן אותו בעצמו, ומשמעות הדבר שסידור העבודה נבנה מול תמונה עדכנית ולא מול טופס שמישהו מילא לפני שישה שבועות.

השינוי הבודד הזה מסלק את רוב ההתכתבות הלוך ושוב. הצעות נוחתות אצל אנשים פנויים, אישורים חוזרים מהר יותר, והרכזת מפסיקה לעבור על רשימת אנשי קשר לפי סדר אמינות יורד. אפליקציית שיבוץ לקייטרינג שמתחילה מזמינות מייצרת הרבה פחות סירובים מאפליקציה שמתחילה משבוע ריק. עסקים שגדלים מגיעים לתוכנת שיבוץ לחברות קייטרינג בדיוק בנקודה שבה רשימת אנשי הקשר גדולה מהזיכרון של אדם אחד.

מתכננים עונה ולא שבוע

הביקוש בקייטרינג מגיע בגלים. עונת האירועים העסקיים, עונת החתונות והרצף של דצמבר דוחסים את ההזמנות לכמה שבועות, והסיכון עובר ממציאת עובדים להעמסת יתר על אותם מעטים אמינים. תצוגת החודש מציגה את כל לוח ההזמנות במסך אחד עם סך שעות מצטבר ליד כל שם, כך שהעומס מתפזר לפני שמישהו נשחק.

• ראו כל תאריך מאושר וכמה שעות כל אחד כבר נושא
• אתרו את התאריכים שעדיין מציגים שעות לא מאוישות ופעלו מוקדם
• סמנו ימי חג רשמיים שיישאו תעריף מוגדל
• שמרו הזמנות לטווח ארוך גלויות במקום מוחבאות ביומן נפרד

תוכנת שיבוץ לאירועים שמציגה רק שבוע מסתירה בדיוק את התבנית שצריך לנהל. אפליקציית סידור עבודה לאירועים שנפתחת על החודש ולא על היום נותנת לאחראי המשמרת את אותו מבט ארוך טווח, ומערכת שיבוץ לאירועים שמחזיקה סיכומי שעות לכל אדם מונעת מצב שבו שלושה אנשים נושאים את כל העונה.

שעות, הפסקות ותעריפים מוגדלים בערב האירוע

שעות מתוכננות ושעות שנעבדו כמעט אף פעם לא זהות בקייטרינג. שירות שהיה אמור להסתיים בעשר נגמר באחת עשרה, וההפרש חייב להגיע לחשבות השכר בלי שרשרת הודעות למחרת בבוקר. חברי הצוות מחתימים כניסה ויציאה מהאפליקציה מול המשמרת המשובצת, הפסקות נרשמות בנפרד, והשעות בפועל יושבות לצד המתוכננות על אותו כרטיס משמרת.

תעריפי השכר נקבעים על המשמרת עצמה, כך שלילה, יום חג או חריגה יכולים לשאת תעריף גבוה יותר מהזמנת יום רגילה. בונוסים וקנסות נרשמים באותו מקום. תוכנת שיבוץ עובדי אירועים שתופסת את כל זה ברמת המשמרת מסלקת את עבודת ההתאמות שאחרת בולעת את היום הראשון של כל חודש. תוכנת נוכחות לעובדי אירועים שמורכבת בנפרד יוצרת רישום שני להתווכח מולו, וזה בדיוק ההפך מהמטרה. תוכנת מעקב שעות לאירועים חייבת גם להתמודד עם שני אירועים בתוך עשרים וארבע שעות, מה שדוחות נוכחות ברמת יום לעולם לא עושים.

כמה באמת עולה צוות להזמנה

כוח האדם הוא הרווח בקייטרינג מחוץ למתחם. כששעות, תעריפים, בונוסים וקנסות מחוברים למשמרות ולא מוקלדים לדוח נוכחות בדיעבד, עלות ההזמנה היא מספר שאפשר לשלוף ולא הערכה שצריך להגן עליה. דוחות שעות עבודה, תקציב ותעריפי שכר מסוננים לפי חודש ולפי תפקיד ומיוצאים לחשבות השכר או לפגישת סיכום עם הלקוח, וכאן ניהול עובדי הקייטרינג מפסיק להיות ניחוש ומתחיל להזין את מה שאתם מתמחרים. תוכנת שיבוץ עובדי קייטרינג ששומרת שעות ותעריפים על אותה משמרת נותנת לכם עלות לכל הזמנה ולא עלות לכל חודש.

מתחמים, פרויקטים וצוותים במספר אתרים

רוב חברות הקייטרינג עובדות במתחמים שאינם בבעלותן, לא פעם בשניים או שלושה באותו סוף שבוע. תיוג משמרות לפרויקט או למיקום שומר על הפרדה בין הצוותים בזמן שהסיכומים נשארים בחשבון אחד, כך שרכזת רואה ששבת חסרה שני מלצרים באתר אחד ומאוישת ביתר באחר. צוותים שמשרתים גם אתרים קבועים יכולים לתכנן אותם לצד עבודת האירועים, נושא שמכוסה בעמוד אולמות כנסים שלנו. תוכנת שיבוץ צוותי אירועים חייבת להחזיק יחד את המתחם, שעת ההתייצבות והצוות, כי הכתובת היא הפרט שאנשים הכי מתבלבלים בו. תוכנת סידורי עבודה לאירועים שמתייחסת לכל משמרת כאילו התרחשה במשרד הראשי גורמת בדיוק לטעות הזו. החתמה מבוססת מיקום דרך מודול הגאולוקיישן זמינה כתוסף בתשלום, למקרים שבהם אישור הגעה למתחם לא מוכר באמת חשוב.

איך בוחרים תוכנת שיבוץ לקייטרינג

בחנו כל פלטפורמה מול סוף השבוע הקשה שלכם ולא מול הקל. בנו שבת עם שלושה אירועים בשלושה מתחמים ובדקו כמה זמן זה לוקח. פתחו את האפליקציה בטלפון של חבר צוות ובדקו כמה מהר הוא מוצא את שעת ההתייצבות ואת הכתובת. הזיזו שעת התחלה בשעה וספרו כמה זמן לוקח עד שהעדכון מגיע לכל המשובצים. אפליקציית סידור עבודה לאירועים לא שווה דבר אם העדכון נוחת אחרי שהצוות כבר יצא מהבית, ותוכנת שיבוץ משמרות לאירועים שדורשת מחשב נייד כדי לפרסם פשוט לא תשמש אתכם בשבת.

כל דבר שעדיין נשען על תבנית מודפסת של סידור עבודה לאירוע, תבנית סידור לאירוח או קובץ משותף יתנתק מהמציאות בתוך שבועיים. מתחת לעשרה אנשים Shifton חינמית ללא הגבלת זמן, וזה מתאים לחברת קייטרינג קטנה שעוזבת תבנית סידור עבודה בגיליון אלקטרוני. ככל שתיקחו יותר הזמנות, מסלולים בתשלום מוסיפים תכנון רב אתרים, דוחות מעמיקים והמודולים שדרושים לפעילות איוש אירועים גדולה יותר. המטרה לא משתנה: כל אירוע מאויש, כל שעה מתועדת ועלות כוח אדם שתואמת למה שתמחרתם.