תוכנה לניהול מבנים לצוותי שטח
קריאות תקלה, אחזקה מונעת וביקורי קבלנים על לוח אחד, יחד עם הציוד, הצ'ק ליסט והחתימה.
קריאות תקלה ואחזקה מתוכננת מתחלקות באותם טכנאים
מחלקת האחזקה נמדדת בזמן תגובה, אבל הכסף מגיע מהאחזקה המתוכננת. את שתיהן עושים אותם אנשים, וקריאת התקלה תמיד צועקת הכי חזק. בלי לוח משותף, מה שנשאר בשקט בלי ביצוע הוא דווקא האחזקה המתוכננת, וזה לא מתגלה עד שהציוד נשבר.
הטכנאי מגיע כשהוא מכיר את הציוד
קריאה שיחידת מיזוג בקומה השלישית מרעישה עדיין אינה עבודה. איזו יחידה, איזה דגם, מתי טופלה לאחרונה, מה הוחלף אז, איפה המפסק. בכרטיס הציוד ההיסטוריה הזאת הופכת ביקור בירור לתיקון.
אחזקה מתוכננת שבאמת מתבצעת
בדיקות חובה, מרווחי טיפול וסקרים מתוכננים פעם אחת ואחר כך מגנים עליהם. כקריאות חוזרות הן עולות על הלוח מראש ועם צ'ק ליסט משלהן, וזה בדיוק מה שמפריד בין מערך אחזקה לבין כוונה לתחזק.
עלות, הוכחה ודוח למזמין
אנשים שלך או קבלן, השאלה נשארת זהה: כמה עלתה תפעול המבנה ומה נעשה בכסף הזה. השעות, החומרים והתוצאה בתוך הקריאה הופכים דוח כזה לחיפוש ולא לפרויקט.
התחילו עם התוכנית החינמית
ללא הגבלת זמן. גישה מלאה לתכונות הליבה, שדרגו כשתהיו מוכנים.
קראו את המדריך המלא לתוכנה לניהול מבנים
החלק בניהול שקורה על הרגליים
ניהול מבנים מכיל הרבה, מחוזי שכירות ועד תכנון שטחים. כאן מדובר בחלק הפיזי: טכנאים, עובדי ניקיון וקבלנים שנעים בין מבנים ומתקנים או מתחזקים משהו. העבודה הזאת קרובה יותר לשירות שטח מאשר למערכות ניהול תיקי נדל"ן, והכלים שנכתבו עבור האחרונות משרתים אותה גרוע.
המבחן פשוט. האם אדם שעומד בחדר מכונות עם טלפון בלי קליטה מסוגל לסגור קריאה כמו שצריך. אם לא, הרישום יגיע מאוחר יותר ומהזיכרון, או שלא יגיע כלל, וכל דוח שנבנה מעליו יורש את אותה חולשה.
הדחוף אוכל את המתוכנן אם לא רואים את שניהם
לכל מחלקת אחזקה יש אותה תבנית קריסה. נכנסת קריאה, טכנאי נשלף מאחזקה מתוכננת, והאחזקה ההיא נדחית לשבוע שגם הוא מלא. חזרו על זה רבעון, ותוכנית האחזקה קיימת רק על הנייר.
אף אחד לא מקבל החלטה כזאת במודע. זה קורה כי שני סוגי העבודה גרים במקומות שונים ומחיר הביטול לא נראה באותו רגע. לוח משותף הופך את החליפין למפורש: לקחת את העבודה הזאת פירושו לדחות את האחזקה ההיא, והנה איזו.
ציוד, לא כתובות
ברוב עבודות השטח היחידה שעליה מנהלים חשבון היא האתר. בניהול מבנים היחידה המועילה היא הציוד: יחידת המיזוג הזאת, המשאבה הזאת, הדלת הזאת, המעלית הזאת. היסטוריה לפי ציוד חושפת שהגעתם לאותה יחידה שלוש פעמים בחצי שנה, וזאת שיחה על החלפה ולא תיקון רביעי.
ההיסטוריה משנה את הביקור עצמו
הטכנאי שיודע דגם, תאריך טיפול אחרון ומה הוחלף אז מגיע עם החלף הנכון ועם השערה. מי שיודע רק שם מבנה ותלונה מוציא את השעה הראשונה כדי לגלות את מה שכל השאר כבר ידעו.
עמידה בתקן היא רישום, לא כוונה
בדיקות חובה קיימות כדי שיהיה אפשר להוכיח אותן. ההוכחה היא צ'ק ליסט מלא עם תאריך, שם ויותר ויותר גם תמונות. אם נעשה באתר בטלפון הוא שלם וגם נמצא. אם נעשה על נייר והוכנס לקלסר אחר כך, הוא שלם בערך עד לאן שלמישהו יש סבלנות לבדוק.
קבלנים הם חלק מההיסטוריה של המבנה
עבודות מיוחדות הולכות לחברות חיצוניות: מעליות, גילוי אש, קירור. אם ביקורים כאלה חיים בהתכתבות עם ספקים, למבנה אין היסטוריה רציפה ואיש לא עונה מתי הייתה הבדיקה האחרונה. כקריאות באותה תוכנית ההיסטוריה שלמה בלי קשר למי שביצע.
הדוח שבוודאות יבקשו
אנשים שלך או קבלן, השאלות זהות: כמה הוצא על המבנה הזה, כמה מהר הגבנו, איזה חלק מהאחזקה המתוכננת הסתיים בזמן. כל אחת מהן זניחה אם השעות והתוצאות נמצאות בתוך הקריאות, ושבוע שלם עם טבלאות אם לא.
על מה להסתכל
האם הדחוף והמתוכנן חיים על אותו מסך. האם ההיסטוריה נשמרת לפי ציוד ולא רק לפי מבנה. האם הטכנאי יכול לסגור קריאה בלי קליטה. האם הוכחת העמידה בתקן נבנית מהרישום ולא מהקלסרים.
התחילו בחינם
צוות אחזקה קטן של שני אנשים עובד בחינם בלי הגבלת זמן: תכנון, דוחות דיגיטליים, אפליקציה לנייד ודוחות כלולים, וזה מספיק כדי לנסות את הגישה במבנה אחד.
מודולים בתשלום מתחברים לפי הצורך, לכל אחד תקופה חינם של עד 55 יום: מחסן לחלפים, חשבוניות אם העבודות מחויבות הלאה, בקרת מיקום כשהמבנים פזורים, ופורטל לקוח כשדיירים צריכים לראות התקדמות.
כל חלק מתואר בנפרד: ניהול משימות ושיגור, היסטוריית קריאות, דוחות דיגיטליים, אפליקציה לנייד, הרשאות לפי תפקיד ודוחות. המחירים בעמוד המחירים.
שאלות נפוצות
האם קריאות תקלה ואחזקה מתוכננת נכנסות ללוח אחד?
כן, זה כל העניין. קריאות דחופות ואחזקה מתוכננת נראות יחד, כך שההשלכות של לקיחת עבודה דחופה על תוכנית האחזקה ברורות לפני ההחלטה ולא בסוף הרבעון.
האם ההיסטוריה נשמרת לפי ציוד?
כל קריאה קשורה ליחידה ולמבנה, ולכן ההיסטוריה של יחידה מסוימת נפתחת במקום אחד: מה נעשה, מתי, מי עשה ובאילו חלפים. זה בדיוק מה שהופך ביקור בירור לתיקון.
האם האפליקציה עובדת בחדר מכונות בלי קליטה?
האפליקציה ל iOS ול Android שומרת את הקריאה, הצ'ק ליסט והתמונות במכשיר ומסנכרנת כשהקליטה חוזרת. מרתפים וחדרי מכונות בלי כיסוי מתועדים כרגיל.
האם אפשר לתזמן בדיקות חובה אוטומטית?
קריאות חוזרות מוגדרות לכל יחידה במרווח הנכון, כך שסקרים וטיפולים עולים על הלוח מראש, וכל ביקור שבוצע נושא הוכחה וחתימה משלו.
האם אפשר לעקוב אחרי עבודות קבלנים יחד עם שלנו?
ביקורים של חברות חיצוניות נרשמים כקריאות באותה תוכנית, כך שלמבנה יש היסטוריה אחת בלי קשר למי שביצע את העבודה.
האם אפשר לקבל עלות וזמן תגובה לפי מבנה?
השעות, החומרים והתוצאה נרשמים בקריאה, ומהם נופלים זמן תגובה, עמידה בתוכנית ועלות לכל מבנה, בלי שמישהו יבנה טבלה בסוף החודש.
כמה עולה להתחיל?
צוותים של עד שני אנשים עובדים בחינם בלי הגבלת זמן: תכנון, דוחות דיגיטליים, אפליקציה לנייד ודוחות כלולים. מכאן משלמים לפי עובד לחודש, ולכל מודול בתשלום יש תקופה חינם של עד 55 יום.
מוכנים לשנות את פעילות השטח שלכם?
הצטרפו לאלפי חברות שירות שטח שסומכות על Shifton לעבודה חכמה יותר בכל יום.