Software pro plánování domácí péče a směn pečovatelek

Proč se rozpisy v domácí péči lámou jinak než ostatní

Většina problémů s plánováním lidí je aritmetika: dost lidí, dost hodin, správné dovednosti. Domácí péče přidává podmínku, kterou aritmetika neumí vyjádřit. Práce se odehrává v něčím bytě, podle harmonogramu, který patří životu toho člověka a ne agentuře, a ten, kdo ji vykonává, je obvykle někdo, komu klient časem začal věřit. Posuňte návštěvu o hodinu a součet pořád sedí. Klient si toho stejně všimne.

Proto se software pro plánování domácí péče posuzuje jinak než obecný nástroj na směny. Otázka nezní, jestli dokáže pokrýt týden. Zní, jestli týden, který vyrobí, drží sliby dané při převzetí klienta.

Čtyři věci, které musí rozpis unést naráz

Kontinuita

Kontinuita nejlépe předpovídá, jestli bude klient spokojený, a je první věcí, která padne, když je o lidi nouze. Když historie pečovatelek zůstává v kartě klienta, stává se z kontinuity něco, co koordinátorka vidí při sestavování rozpisu, a ne něco, co si pamatuje u klientů, které zná dobře, a u zbytku ztrácí.

Cesty

Seznam návštěv bez cesty je beletrie. Dvě po sobě jdoucí návštěvy vzdálené dvacet minut nejdou naplánovat těsně za sebou a agentura, která to udělá, buď platí neplánované přesčasy, nebo dodává zkrácené návštěvy, na které se jí někdo zeptá. Když je přejezd součástí dne, je jeho cena vidět dřív, než vznikne.

Preference a přístup

Kód od schránky s klíči, pes, kterého je potřeba zavřít do jiného pokoje, paní, která neotevře někomu, koho nezná: to nejsou poznámky pod čarou, to je rozdíl mezi návštěvou a marnou cestou. Patří na zakázku, kde si je pečovatelka přečte, ne do šanonu v kanceláři.

Záskoky

Nemoc není v domácí péči výjimka, je to týdenní událost. Rozhoduje, jak rychle koordinátorka uvidí, které návštěvy zůstaly bez pečovatelky, kdo je opravdu dost blízko, aby je vzal, a kterým klientům je potřeba zavolat první. To je živá tabule, ne tabulka rozeslaná v neděli e-mailem.

Návštěva se zapisuje tam, kde probíhá

Každá agentura vede záznam o tom, co dodala, a skoro každý spor o mzdu, fakturu nebo kvalitu se k němu vrací. Slabinou bývá zřídka nepoctivost. Slabinou je, že záznam vzniká hodiny po události, od někoho, kdo mezitím stihl další čtyři domácnosti.

Otevření a uzavření návštěvy v aplikaci přede dveřmi mění povahu takového záznamu. Časy jsou skutečné časy. Poznámky vznikají, dokud je detail čerstvý. Fotografie toho, co znepokojilo, podpis rodinného příslušníka, odškrtnutý seznam úkonů: všechno se váže k návštěvě, místo aby se skládalo zpětně ze sešitu.

Do stejné debaty patří potvrzení polohy a zaslouží si poctivý popis. Shifton je nabízí přes modul Řízení pracovního umístění, který je placeným doplňkem a není součástí bezplatného tarifu, a potvrzuje, že telefon byl na adrese, když návštěva začala. Je to důkaz o přítomnosti, ne klinický záznam ani certifikované elektronické ověření návštěv, a agentura s regulatorními povinnostmi by si měla ověřit, co požaduje její vlastní regulátor, než se spolehne na jediný nástroj.

Čím koordinátorky skutečně tráví den

Zeptejte se koordinátorky, co jí žere čas, a odpověď skoro nikdy nezní sestavování rozpisu. Je to dvacet telefonátů, které přijdou potom, když rozpis narazí na realitu: pečovatelka, která nestíhá, klient, který zrušil, návštěva, která se musí posunout, protože v jedenáct přijde zdravotní sestra.

Software tady pomáhá tím, že zkracuje vzdálenost mezi okamžikem, kdy se něco pokazí, a okamžikem, kdy se to někdo dozví. Návštěva, která nezačala, je vidět jako návštěva, která nezačala. Pečovatelky poblíž jsou vidět jako jména s polohou, ne jako pomyslná mapa toho, kdo kde bydlí. Klientovi se dá zavolat dřív, než měl někoho čekat, a v tom je rozdíl mezi službou, která informuje, a službou, která se omlouvá.

Aplikace pro rodinu, systémy pro agenturu a rozdíl mezi nimi

Když hledáte program pro pečovatelky, výsledky míchají dva různé produkty. Jedním je rodinná aplikace: příbuzní si domlouvají péči o babičku, sdílejí kalendář a seznam léků. Druhým je software agentury, který existuje proto, aby řídil zaměstnané pečovatelky proti nasmlouvaným hodinám. Mají společné názvosloví a skoro nic dalšího.

Agentura potřebuje ten druhý. Zkouška je jednoduchá: uvidí kancelář v pondělí v devět ráno, které návštěvy nezačaly? Sdílený kalendář na to neodpoví, protože nic v něm neví, jestli někdo dorazil. Mobilní aplikace, která zaznamená příchod pečovatelky na adrese, to ví, a právě tahle jediná schopnost dělí rozpis od záznamu.

Pečovatelská služba i agentura domácí zdravotní péče se ptají na totéž jiným slovníkem a s jiným úřadem za zády. Plánovací úloha pod tím je stejná: rozdělit lidi s ohledem na kontinuitu, cestu a preference a vyrobit hodiny, které nikdo nemusí dohledávat.

Hodiny a proč se o ně vede spor

Mzda v domácí péči se skládá z krátkých návštěv, dělených směn, cest a nočních či svátečních hodin a každá z nich je místem, kde se pečovatelka a kancelář dostanou k jinému číslu. Když hodiny vycházejí ze zaznamenaných návštěv, a ne z odevzdaného výkazu, debata se mění z toho, čí paměť je lepší, na to, co říká záznam.

Tytéž záznamy odpovídají i na otázky, které agentuře pokládají ostatní. Kolik návštěv bylo minulý měsíc dodáno pozdě. Kteří klienti měli víc než tři různé pečovatelky. Kolik z týdne padlo na cestu. Nikoho nebaví takové přehledy dělat ručně a právě ony rozhodují, jestli se smlouva prodlouží.

Kam Shifton Field Service patří a kam ne

Shifton Field Service je software na řízení lidí. Plánuje, kdo kam jede, drží pohromadě to, co je na místě potřeba, zaznamená, co se stalo, a udělá z toho hodiny a sestavy. Plánování, aplikace pro pečovatelky, digitální formuláře a reporty jsou v bezplatném tarifu, který pokrývá týmy do dvou lidí bez časového omezení; sklad, fakturace, kontrola polohy a klientský portál jsou placené moduly.

Není to klinický systém. Nevede zdravotnickou dokumentaci, nevykazuje péči plátci a nenahrazuje dokumentaci, kterou agentura vede kvůli předpisům. Agentury ho obvykle provozují vedle toho, co drží plán péče, protože každý odpovídá na jinou otázku: jeden popisuje péči, kterou má klient dostat, druhý ukazuje, jak návštěvy skutečně proběhly.