Software pro zakázky s úplným sledováním a historií
Software pro správu zakázek pro terénní čety: digitální zakázky místo papírových formulářů a tabulek. Přidělte práci, sledujte její stav od Check In po Check Out a držte úplnou historii s fotografiemi, checklisty, podpisy a záznamy času za každým záznamem.
Software pro správu zakázek pro každou práci
Zakázka v Shiftonu je úkol: klient, adresa, řešitel, termín, stav a checklist. Vytváří se z karty klienta, ze sekce úkolů nebo zaměstnancem s rolí zadavatele úkolů, a tam, kde je vyžadováno schválení, ji schvalovatel přijme dřív, než dorazí na tabuli.
Software pro zakázky nahrazuje papírové formuláře záznamem, který dispečink, účetnictví i technik čtou z téhož místa.
Sledování stavu zakázky vlastním průběhem
Výchozí průběh stavů je TO DO, Check In, Check Out, což pokrývá proces, který začíná a končí v jedné návštěvě. Kde práce zahrnuje převzetí, dojezd, schvalování, přestávky, opakované návštěvy nebo záruční zakázky, průběh se rozšíří o další stavy.
Sledování zakázek ukazuje fázi, ve které každá zakázka je, ne jen to, zda je otevřená nebo uzavřená.
Historie zakázek s fotografiemi a podpisy
Každá zakázka má vlastní časovou osu. Změny stavu, poznámky, odpovědi z checklistu, fotografie a úpravy se zaznamenávají s časovým razítkem a uživatelem, který je provedl, a dokončená zakázka zůstává připojená ke klientovi a adrese.
Historie zakázek odpovídá na účetní otázky a spory ze záznamu, ne z paměti.
Vlastní pole pro vaše data o zakázce
Úkol vždy nese název a popis a nad rámec toho jsou pole vaše. Vlastní pole úkolů podporují text, číslo, zaškrtávací pole, rozbalovací seznam, vícenásobný výběr, datum, rozsah dat, telefon a e-mail a každé pole má systémový název používaný pro přenos dat přes API.
Digitální zakázky sbírají přesně ta data, která váš proces potřebuje, ve tvaru čitelném pro reporty.
Začněte s bezplatným plánem
Bez časového omezení. Získejte plný přístup k základním funkcím a upgradujte, až budete připraveni.
Jak software pro zakázky funguje v terénu
Software pro zakázky místo papírových formulářů a tabulek
Zakázka je záznam jedné práce: kdo o ni požádal, co je třeba udělat, kdo je přidělen, co se použilo a co klient na konci podepsal. V systému pro správu zakázek se tento záznam stává prohledávatelnými daty, která dispečink, účetnictví i technik čtou z téhož místa.
Shifton drží každou práci jako úkol s vlastní historií. Dispečer vidí aktuální fázi na tabuli, technik vidí tutéž zakázku v aplikaci a každá změna se zaznamenává s časovým razítkem a uživatelem, který ji provedl.
Co zakázka obsahuje
- Klienta, adresu a servisní zónu, do níž adresa spadá
- Přiděleného technika nebo četu s možností nechat zakázku k vlastnímu převzetí
- Termín, aktuální stav a úplnou historii stavů
- Checklist, který technik vyplňuje během návštěvy
- Fotografie, poznámky, použité díly a podpis klienta
- Vlastní pole, která váš proces potřebuje, od rozbalovacího seznamu po rozsah dat
Stav zakázky, který všichni čtou stejně
Výchozí průběh je záměrně krátký: TO DO, Check In, Check Out. Objeví se žádost, technik práci začne, technik ji dokončí. Většina servisních firem víc nikdy nepotřebuje a krátký průběh je ten, který čety skutečně udržují aktuální.
Když je proces delší, průběh jej následuje. Převzetí zakázky, cesta ke klientovi, schválení před zahájením, přestávka, opakovaná návštěva nebo záruční práce se stanou vlastními stavy. Tabule pak ukáže nejen že je zakázka otevřená, ale i fázi, do které dospěla, díky čemuž je zpoždění vidět, dokud lze rozvrh ještě změnit.
Kde se sledování zakázek vyplatí
- Dispečeři přestanou volat technikům s otázkou, co se děje
- Opakované návštěvy se zachytí včas, protože karta klienta ukazuje ty předchozí
- Účtování odchází týž den, protože čas dokončení a materiál jsou už zaznamenané
- Spory končí rychle: fotografie, podpis a časová razítka jsou připojené k zakázce
Servis, záruka a opakované práce
Software pro servisní zakázky má vedle dispečinku ještě jeden úkol: pamatovat si. Čtvrtletní servis, roční prohlídka, záruční volání i opakovaná návštěva kvůli chybějícímu dílu patří ke stejnému objektu a stejnému zařízení a hodnota je v tom vidět je pohromadě. V Shiftonu zůstává každá návštěva v záznamu klienta, takže technik čte historii adresy před příjezdem, místo aby se klienta ptal, co se dělalo minule.
Digitální zakázky v terénu
Technici pracují z mobilní aplikace na iOS a Androidu. Mění stav z obrazovky zakázky, vyplňují checklist, připojují fotografie a sbírají podpis na telefonu. Dispečerská tabule se průběžně aktualizuje, což znamená, že kancelář nečeká na telefonát, aby věděla, že četa objekt opustila. Stejná data zakázky pak plní faktury a reporty, takže se nic nezadává dvakrát. Podívejte se na mobilní aplikaci a na digitální formuláře zakázek, tedy terénní stranu téhož záznamu.
Kolik to stojí
Zakázky a historie prací patří k základnímu modulu Úkoly. Bezplatný plán pokrývá do dvou zaměstnanců bez časového omezení a bez karty. Nad tento počet stojí základní modul 5,00 $ za zaměstnance měsíčně a roční platba sráží 20 %. Moduly přidané později, jako fakturace, sklad nebo kontrola polohy práce, stojí stejných 5,00 $ a mají zkušební dobu až 55 dní. Úplný rozpis je na stránce ceníku.
Jak začít
Zaregistrujte firmu, přidejte zaměstnance, zakreslete servisní zóny, které vaše čety pokrývají, a vytvořte první úkol. Servisní zóny jsou nutné dřív, než lze zakázku přidělit, a je to záměr: se zakreslenými hranicemi stačí zadat adresu klienta a systém zobrazí jen techniky, kteří v té zóně pracují. Od té chvíle trvá odeslání zakázky pár sekund a každá z nich zůstane v historii.
Často kladené otázky
Co je software pro zakázky?
Mění servisní žádost v práci, kterou lze sledovat. Zaznamenává, kdo je přidělen, kdy technik začal a skončil, co se dělalo, jaké díly se použily a kdo převzetí podepsal, takže celá historie zůstává na jednom místě místo papírových formulářů a zpráv.
Jaké informace se u každé zakázky sledují?
Každá zakázka zaznamenává přidělení, čas odeslání, dojezd, časy začátku a konce, změny stavu, poznámky technika, fotografie, použité díly, podpis zákazníka a časové razítko dokončení.
Vidím stav zakázky v reálném čase?
Ano. Dispečerská tabule ukazuje živý stav každé zakázky: naplánovaná, probíhající, pozastavená, dokončená nebo po termínu. Filtrovat lze podle čety, data nebo priority.
Mohu si stavy zakázek přizpůsobit?
Ano. Výchozí průběh je TO DO, Check In, Check Out, což odpovídá jednoduchému procesu se začátkem a koncem. Pokud vaše práce zahrnuje převzetí, dojezd, schvalování, přestávky nebo opakované návštěvy, můžete průběh rozšířit o vlastní stavy.
Má každá zakázka úplnou historii?
Ano. Každá zakázka vede úplnou časovou osu. Každá změna stavu, poznámka, fotografie a úprava se zaznamenají s časovým razítkem a uživatelem, který je provedl.
Mohu prohledávat a filtrovat dřívější zakázky?
Ano. Zakázky se filtrují podle rozsahu dat a podle polí, která jste si definovali, a jakékoli vlastní pole označené jako prohledávatelné umožní najít úkoly podle jeho hodnoty.
Funguje to pro servisní zakázky a opakované návštěvy?
Ano. Pravidelný servis, záruční volání a opakované návštěvy se vytvářejí jako úkoly stejně jako každá jiná práce a karta klienta uchová všechny dřívější návštěvy, takže technik vidí historii objektu ještě před příjezdem.
Aktualizují technici zakázky z telefonu?
Ano. Technici mění stav z prohlížeče i z aplikace pro iOS a Android: na cestě, na místě, probíhá, dokončeno. Dispečerská tabule se aktualizuje okamžitě.
Mohu k zakázce přidat vlastní pole?
Ano. Vlastní pole úkolů umožní sbírat přesně ta data, která váš proces potřebuje: text, číslo, zaškrtávací pole, rozbalovací seznam, vícenásobný výběr, datum, rozsah dat, telefon nebo e-mail. Pole může být povinné, prohledávatelné nebo zobrazené v seznamu úkolů.
Vidí klienti postup své zakázky?
Ano, s modulem Klientský portál. Klient dostane odkaz s polohou technika, odhadovaným časem příjezdu a formulářem hodnocení po návštěvě.
Je zde bezplatný software pro zakázky?
Ano. Zakázky a historie prací patří k základnímu modulu Úkoly, který je zdarma do 2 zaměstnanců bez časového omezení. Nad tento počet stojí 5,00 $ za zaměstnance měsíčně a roční platba ušetří 20 %.
Připraveni transformovat své terénní operace?
Přidejte se k tisícům firem terénních služeb, které každý den důvěřují Shifton pro chytřejší provoz.