Software na rozpisy směn pro autoservisy a autosalony

Dílna je fronta, ne kalendář

Všechno v servisu visí pod jedním číslem: kolik vozů lze obsloužit naráz, a to lidmi, kteří na ně mají kvalifikaci. Rozpis, který to číslo ignoruje, vyrábí rána, kdy si tři technici dělí dva zvedáky, a odpoledne, kdy zvedák stojí prázdný, protože jediný člověk s oprávněním na klimatizaci je v půlce spojky.

Proto obecný plánovač personálu sedí dílně špatně. Předpokládá týden, který se opakuje. Dílna má knihu, která se posouvá každé odpoledne, leden vybitých baterií, vlnu prohlídek před termínem a zákazníka u pultu, který se ptá, jestli bude auto hotové do pěti.

Role, které se navzájem nezastoupí

Hala u dealera drží nejméně čtyři skupiny: mechaniky, diagnostiky, servisní poradce a sklad dílů. Začínají v různou dobu, mají různá oprávnění a žádná z nich nezaskočí za druhou, když někdo chybí. Plánovat je jako jednu skupinu končí sobotou, kdy čtyři technici stojí u zvedáků a není komu vydat auto.

Role to řeší. Každá skupina se kreslí na vlastní vzor, pro každou se nastaví minimální obsazení a náklady týdne zůstanou jedním číslem dole. Poradce u pultu a technik u zvedáku se plánují zvlášť a platí se z téhož listu.

O tom, kdo zakázku vezme, rozhoduje oprávnění

Klimatizace, vysoké napětí, zkoušení brzd: každá z těch věcí filtruje, kdo se práce vůbec smí dotknout. Držet kvalifikaci u člověka místo v něčí paměti znamená, že rozpis přestane nabízet zakázku šesti lidem, kteří na ni oprávnění nemají.

Prodané hodiny a zaplacené hodiny

Dílna nabízí v normohodinách a platí v odpracovaných hodinách, a rozdíl mezi tím je marže oddělení. S tím nikdo nepolemizuje. Chybu dělá to, že se obvykle ukládá jen jedno z těch dvou čísel, takže srovnání proběhne měsíčně, zpětně, kdy s ním už nejde nic dělat.

Píchání k zakázce ukládá obě. Dvouhodinová prohlídka, která trvala tři, je vidět tentýž den, a typ zakázky, který vždycky přeteče, se ukáže do čtrnácti dnů. To je rozhovor o ceníku a může nastat teprve tehdy, když ta data existují.

Dvě čísla, jeden vůz. Zbytek je aritmetika.

Sezony, které dílna doopravdy má

Rok není plochý. První mrazivý týden naplní knihu bateriemi a startéry, týdny před termínem prohlídek ji naplní technickými kontrolami a čtrnáct dní po svátcích bývá ticho až znepokojivé. Vzor postavený jednou pro každé z těch období a znovu použitý ušetří překreslování týdne, který už byl jednou vyřešený.

Druhá pobočka mění otázku

Vést jednu dílnu je rozpis. Vést tři je rozdělování. Záruční kampaň dopadne na jednu pobočku, technik, který by ji vyřídil nejrychleji, sedí na druhé, a skupina se to dozví při uzávěrce měsíce, kdy je prodej práce nižší.

Postavit pobočky na jednu tabuli udělá nerovnováhu viditelnou týž den, což je jediný den, kdy se s ní dá něco dělat. Někoho lze půjčit na jednu směnu. Týden, který na jedné pobočce funguje, se zkopíruje na novou místo kreslení z prázdné mřížky. Sada funkcí Shifton pokrývá rozpis, píchačky, oznámení i reporting z jednoho účtu.

V dílně nikdo nesedí u stolu

Lidé, kteří rozpis potřebují, leží pod autem, stojí ve skladu dílů nebo na ploše se zákazníkem. List vytištěný a přilepený na zeď je po druhém ranním telefonátu neaktuální.

Rozpis proto bydlí v telefonu. Zástup se domlouvá tam, o volno se žádá tam a změna dorazí ke čtyřem lidem, kterých se týká, ne k celé dílně. Z toho, co bývalo řadou telefonátů mezi pultem a zvedáky, se stane oznámení.

Skutečná zkouška je sedm ráno

Užitečné měřítko nástroje na rozpisy není to, jak vypadá týden nakreslený v pátek. Je to, co se stane v úterý v sedm, když někdo nemůže přijít a na devátou je objednáno jedenáct aut.

Co to není

Tohle není systém řízení autosalonu. Nedrží kartu vozu, neobjednává díly a nevystavuje fakturu, a každá dílna dost velká na to, aby je potřebovala, už jeden takový systém provozuje. Pod tím vším leží vrstva lidí: kdo je v práci, na co má oprávnění, kolik hodin doopravdy bylo a co týden stál.

Dílny po tom obvykle sáhnou, když přestane fungovat bílá tabule, což padne někam ke šesti technikům a druhému poradci.

Jak začít

Do deseti lidí platforma nic nestojí a nemá časové omezení, což pokryje nezávislou dílnu celou: rozpis, základní píchačky, aplikaci v telefonu a reporting. Placené moduly začínají na 0,50 dolaru za zaměstnance měsíčně a mají zkušební období až 60 dnů, takže skupina může protáhnout nákladové reporty celým čtvrtletím, než se k čemukoli zaváže.

Díly a čekání, které s nimi přichází

Zakázka, která stojí, protože je díl dva dny daleko, sama o sobě není chyba plánování, ale stane se jí ve chvíli, kdy technik k ní přiřazený nemá nic jiného objednáno. Vůz drží zvedák, práce stojí, a ani jedno se nikde neukáže, dokud se neprochází týden a číslo prodané práce už je nižší.

Držet zakázku na tabuli ve stavu čekání drží zvedák poctivý. Technik se naplánuje na něco jiného, slib daný zákazníkovi leží u vozu místo v něčí vzpomínce na telefonát, a v den, kdy díl dorazí, se práce vrátí do knihy místo aby závisela na tom, kdo zrovna zprávu vzal.

Reklamace je problém rozpisu, nejen kvality

Auto, které se vrátí se stejnou závadou, stojí oddělení dvakrát: práce se nefakturuje a termín, který zabere, byl prodán někomu jinému. Připnout návrat k původní zakázce, se stejným technikem, pokud to rozpis dovolí, je drobné plánovací rozhodnutí s přímou linkou do měsíční uzávěrky.