Digitální formuláře a checklisty pro terénní práci
Software pro digitální formuláře zakázek, který připojí checklist k úkolu a vrátí jej vyplněný během návštěvy: fotografie z fotoaparátu, podpis na obrazovce, čísla, rozbalovací seznamy a volný text. Upravte formulář a hotové zakázky si ponechají verzi, se kterou byly provedeny.
Digitální formuláře připojené k úkolu
Checklist je digitální formulář připojený k úkolu a vyplňovaný zaměstnancem během realizace. Checklistů lze vytvořit neomezené množství a každý úkol nese jeden, takže se formulář navrhuje podle typu práce, kterou dokumentuje.
Digitální formuláře nahrazují papír odpověďmi, které kancelář čte týž den.
Typy polí včetně fotografie a podpisu
Každá položka checklistu má vlastní datový typ. Text a dlouhý text, číslo, zaškrtávací pole, rozbalovací seznam a vícenásobný výběr pokrývají strukturované odpovědi, souborová položka zachytí fotografii z fotoaparátu a položka podpisu sbírá potvrzení klienta na obrazovce.
Doklad o práci se sbírá jako součást zakázky, a ne se skládá dodatečně.
Verze formulářů chránící dokončené zakázky
Checklisty se vytvářejí a upravují v nastavení úkolů. Změny platí jen pro úkoly vytvořené po úpravě: existující zakázky si ponechají verzi formuláře, se kterou byly provedeny, i s odeslanými odpověďmi.
Historické záznamy zůstávají použitelné pro audity i spory.
Sjednocený postup napříč četami
Checklist je strukturovaný seznam kontrolních kroků. Určuje, jak se zakázka daného typu provádí, a právě to činí práci nového technika srovnatelnou s prací zkušeného.
Mobilní formuláře dávají kanceláři strukturovaná data, ne naskenovaný papír.
Začněte s bezplatným plánem
Bez časového omezení. Získejte plný přístup k základním funkcím a upgradujte, až budete připraveni.
Jak se digitální formuláře staví a používají
Digitální formuláře, které se vracejí vyplněné
Software pro digitální formuláře zakázek odpovídá na otázku, kterou každá servisní návštěva vyvolá až potom: co se vlastně zkontrolovalo. Papírové formuláře na ni odpovídají pozdě a často neúplně. Checklist uvnitř zakázky zapíše odpověď během práce.
V Shiftonu je checklist digitální formulář připojený k úkolu a vyplňovaný technikem během realizace. Checklistů můžete vytvořit kolik chcete a každý úkol nese jeden, proto se vyplatí nejdřív rozhodnout, co má daný typ zakázky doložit, a teprve pak formulář postavit.
Typy polí, které může položka checklistu použít
- Textové pole a dlouhý text pro krátké odpovědi a podrobné poznámky
- Číslo pro naměřené hodnoty a množství
- Zaškrtávací pole jako povinné potvrzení
- Rozbalovací seznam a vícenásobný výběr, když odpověď musí pocházet ze známé sady
- Soubor pro nahrání fotografie nebo její pořízení fotoaparátem na místě
- Telefon a e-mail, validované jako takové
- Podpis, tedy pole pro podpis zobrazené ve webové verzi i v mobilní aplikaci
Kde se formuláře nastavují
Checklisty žijí v nastavení úkolů. Vytvořte jeden, pojmenujte jej, přidejte položky s datovými typy, a pokud se týká všeho, co děláte, označte jej jako výchozí, aby se automaticky připojoval ke každému novému úkolu. Úprava checklistu se týká jen nových úkolů: již vytvořené si ponechají přidělenou verzi i s odeslanými odpověďmi. Je to záměr a právě to činí historické záznamy důvěryhodnými.
Fotografie a podpis jako doklad
Souborová položka mění fotoaparát technika ve sběr důkazů a položka podpisu uzavře návštěvu potvrzením klienta na téže obrazovce. Obojí se ukládá k úkolu a odtud to později čte fakturace a historie zakázek. Spor o práci provedenou před třemi měsíci se scvrkne na otevření zakázky.
Sjednocení způsobu práce
Druhým přínosem je konzistence. Checklist je strukturovaný seznam kontrolních kroků, takže každá návštěva stejného typu probíhá podle stejného postupu bez ohledu na to, kdo ji provádí. Prohlídky, bezpečnostní kontroly, servisní rutiny i předávací postupy se definují stejným způsobem.
Mazání a zachování
Checklist připojený k jakémukoli úkolu nelze smazat, odstranit lze jen ty nikdy nepoužité. Existující úkoly si ponechají svůj formulář i data do něj odeslaná. V praxi to znamená, že knihovna formulářů roste vědomě, místo aby se prořezávala způsobem, který tiše maže důkazy.
Kolik to stojí
Digitální formuláře patří k základnímu modulu Úkoly a ten je zdarma do dvou zaměstnanců bez časového omezení. Nad tento počet stojí 5,00 $ za zaměstnance měsíčně, o 20 % méně při roční platbě. Podívejte se na stránku ceníku a na mobilní aplikaci, kde uvidíte, jak vyplnění formuláře vypadá na místě.
Často kladené otázky
Co je checklist v Shiftonu?
Digitální formulář připojený k úkolu a vyplňovaný technikem během práce. Sbírá strukturovaná data místo volných poznámek, takže se každá návštěva stejného typu vrací ve stejné podobě.
Kolik checklistů mohu vytvořit?
Neomezené množství. Každý úkol nese jeden checklist, proto se vyplatí naplánovat strukturu formuláře před jeho vytvořením.
Jaké druhy otázek může formulář obsahovat?
Text, dlouhý text, číslo, zaškrtávací pole, rozbalovací seznam, vícenásobný výběr, nahrání souboru nebo fotografii z fotoaparátu, telefon, e-mail a podpis.
Mohou technici připojovat fotografie ze zakázky?
Ano. Souborová položka umožní nahrát fotografii nebo ji pořídit fotoaparátem během návštěvy a uloží se k úkolu.
Může klient podepsat na telefonu?
Ano. Položka podpisu zobrazí pole pro podpis v mobilní aplikaci i ve webové verzi a podpis zůstává připojený k zakázce.
Kde formuláře vytvářím a upravuji?
V nastavení úkolů, v sekci checklistů. Vytvořte checklist, přidejte položky a jejich datové typy a případně jej označte jako výchozí, aby se připojoval ke všem novým úkolům.
Co se stane s existujícími zakázkami, když formulář upravím?
Nic. Změny platí jen pro úkoly vytvořené po úpravě a existující úkoly si ponechají přidělenou verzi checklistu i s již odeslanými odpověďmi.
Mohu checklist smazat?
Jen ten, který nikdy nebyl použit. Checklist už připojený k úkolu smazat nelze, takže historické záznamy zůstávají nedotčené.
Jsou digitální formuláře v bezplatném plánu?
Ano. Patří k základnímu modulu Úkoly, který je zdarma do 2 zaměstnanců bez časového omezení, poté 5,00 $ za zaměstnance měsíčně.
Připraveni transformovat své terénní operace?
Přidejte se k tisícům firem terénních služeb, které každý den důvěřují Shifton pro chytřejší provoz.