Program pro správu budov a týmy v terénu

Ta část správy, která se odehrává nohama

Správa budov zahrnuje spoustu věcí, od nájemních smluv po dispozice místností. Tady jde o fyzickou část: technici, uklízeči a dodavatelé, kteří chodí mezi budovami a něco opravují a udržují. Tahle práce má blíž k terénnímu servisu než k systémům pro správu portfolia nemovitostí, a nástroje psané pro to druhé ji obsluhují špatně.

Zkouška je jednoduchá. Může člověk stojící ve strojovně vzduchotechniky s telefonem bez signálu normálně uzavřít požadavek. Pokud ne, záznam vznikne později a z paměti, nebo nevznikne vůbec, a každý report nad ním tuhle slabinu zdědí.

Havarijní práce sežerou plánované, pokud nevidíte obě

Každá údržba má tentýž scénář selhání. Přijde požadavek, technika stáhnou z plánované údržby a ta se přesune na týden, který je taky obsazený. Zopakujte to čtvrtletí a plán údržby existuje jen na papíře.

Nikdo takové rozhodnutí nedělá. Vychází to tak proto, že dva druhy práce žijí na různých místech a cena zrušení není v okamžiku zrušení vidět. Společná tabule dělá výměnu zjevnou: přijmout tenhle požadavek znamená posunout tamtu údržbu, a tady je která.

Zařízení, ne adresy

U většiny terénních prací je jednotkou evidence objekt. Ve správě budov je užitečnou jednotkou agregát: tahle vzduchotechnická jednotka, tohle čerpadlo, tyhle dveře, tenhle výtah. Historie podle agregátu umožní vidět, že k téže jednotce se jezdilo třikrát za půl roku, a to je řeč o výměně, ne čtvrtá oprava.

Historie mění samotný výjezd

Technik, který zná model, datum poslední údržby a to, co se tehdy měnilo, přijede se správným dílem a s hypotézou. Ten, kdo zná jen budovu a stížnost, stráví první hodinu zjišťováním toho, co všem ostatním bylo známo.

Shoda je záznam, ne úmysl

Povinné kontroly existují proto, aby se daly doložit. Doložením je vyplněný kontrolní list s datem, jménem a čím dál častěji s fotografiemi. Udělaný na místě v telefonu je úplný a dá se najít. Udělaný na papíře a založený později je úplný přibližně natolik, nakolik je někdo ochoten to ověřit.

Dodavatelé jsou součástí historie budovy

Speciální práce jdou externím firmám: výtahy, požární systémy, klimatizace. Když takové návštěvy žijí v korespondenci s dodavateli, budova nemá jednu historii a nikdo neodpoví, kdy byla poslední kontrola. Jako požadavky ve společném rozvrhu je historie úplná bez ohledu na vykonavatele.

Report, o který si určitě řeknou

Vlastní údržba nebo dodavatel, otázky jsou stejné: kolik se na tuhle budovu utratilo, jak rychle se reagovalo, jaká část plánované údržby se stihla v termínu. Každá z nich je triviální, pokud hodiny a výsledky leží v požadavcích, a je to týden práce s tabulkami, pokud neleží.

Na co se dívat

Žijí havarijní a plánované práce na jedné obrazovce. Vede se historie podle zařízení, a ne jen podle budovy. Může technik uzavřít požadavek bez signálu. Skládá se důkaz shody ze záznamu, a ne ze šanonů.

Začněte zdarma

Malá údržba ze dvou lidí pracuje zdarma bez časového omezení: plánování, digitální protokoly, mobilní aplikace a přehledy jsou součástí, a to stačí k ověření přístupu na jedné budově.

Placené moduly se připojují podle potřeby, každý s bezplatným obdobím až 55 dní: sklad na díly, faktury, pokud se práce přeúčtovávají, kontrola polohy u rozptýleného portfolia, klientský portál, když nájemci potřebují průhlednost.

Každá část je popsaná zvlášť: správa úkolů a dispečink, historie požadavků, digitální protokoly, mobilní aplikace, práva podle rolí a přehledy. Ceny na stránce ceníku.