Software na rozpis směn řidičů pro rozvoz a doručování

Rozvozový provoz stojí a padá na tom, jestli správný počet řidičů vyjede ve správnou hodinu. Objemy kolísají mezi všedními dny a víkendem, uzávěrky jsou pevně dané a jediný neobsazený vůz posune celý den zastávek na ten následující. Software na plánování rozvozu promění tohle každodenní balancování v opakovatelný proces místo dopoledne stráveného telefonováním kvůli zástupu.

Většina univerzálních nástrojů na rozpisy vznikla pro pevnou kancelářskou dobu. Kurýrní a rozvozové týmy tak nefungují. Směny začínají před rozedněním, protahují se za půlnoc, hýbou se s objemem zásilek a jezdí je směs kmenových řidičů, lidí na částečný úvazek a sezonních výpomocí. Nástroj, který tuhle směs ignoruje, se do měsíce odloží. Software na rozpisy pro rozvoz musí vycházet ze vzorců směn, které diktuje silnice, ne z kancelářského kalendáře.

Co musí software na rozpis rozvozu skutečně zvládnout

Když odloupnete seznamy funkcí, úkol se smrskne na čtyři věci. Rychle sestavit celý týden směn řidičů, aniž byste opustili kancelář na depu. Udržet každého člověka uvnitř smluvních i zákonných limitů hodin před zveřejněním rozpisu, ne až poté, co to zvedne mzdová účtárna. Dosáhnout na lidi, kteří tráví den na silnici, tedy výhradně přes telefon. A ustát okamžik, kdy se v půl šesté ráno ozve řidič s nemocenskou.

Všechno nad rámec těchto čtyř bodů je věc preference. Systém plánování rozvozu, který je řeší čistě, poráží těžkou platformu nabitou funkcemi, jež vedoucí depa nikdy neotevře.

Pod podobnými názvy se prodávají dvě kategorie produktů a při porovnávání ten rozdíl hraje roli. Dispečerský software pro rozvoz rozhoduje, které zastávky připadnou řidiči, který už je ve směně, a do stejné škatulky patří dispečink pro řidiče i kurýry. Platforma na rozpisy řidičů odpovídá na dřívější otázku: kdo zítra pracuje, jak dlouho a z kterého depa. Shifton dělá tu druhou práci a obě věci stojí vedle sebe, aniž by se překrývaly.

Kde tabulka přestává stačit

Skoro každý kurýrní provoz začíná se šablonou rozpisu v tabulce a ta drží, dokud je řidičů osm a vzorec směn jediný. Pak otevře druhé depo, přibude víkendové pokrytí, tři řidiči přejdou na částečný úvazek a soubor se stane rizikem. Úpravy udělané na jednom notebooku se nikdy nedostanou k výtisku připíchnutému u nakládací rampy. Dva vedoucí mění stejnou buňku. Hodiny přerostou limit, protože tabulka nikoho nevaruje.

Přechod na software na rozpis směn řidičů šablonu neruší, ale oživuje ji. Šablona rozpisu řidiče rozvozu přestává být souborem, který si někdo musí pamatovat znovu rozeslat. Uložený týdenní vzorec se nasadí na libovolný budoucí týden, všichni čtou stejnou verzi a úpravy provedené v sedm ráno leží v telefonech řidičů o pět minut později.

Jak vzniká týdenní rozpis řidičů

Práce se odehrává v týdenní mřížce. Řidiči tvoří řádky, dny sloupce a každá směna nese vlastní čas začátku, konce a značku místa. Trasa, ke které zatím nikdo není přiřazený, jde do řádku volných směn a je najednou vidět všem způsobilým řidičům místo toho, aby se nabízela v kole jednotlivých telefonátů.

Rychlost tu váží víc, než se zdá. Když aplikace na rozpis rozvozu udělá sestavení týdne levným co do úsilí, vedoucí přestanou hájit špatný rozpis jen proto, že jeho přestavba by stála další dvě hodiny. Modul plánování směn od Shiftonu nabízí denní, týdenní i měsíční pohled, automatické rozdělení pro větší skupiny řidičů a předpověď poptávky tam, kde je objem dostatečně předvídatelný. Depa, která provozují i skladový tým, plánují často obě strany společně, čemuž se věnuje naše stránka o plánování směn ve skladu.

Nejvíc získávají firmy s více provozovnami. Software pro řízení kurýrního personálu, který drží všechna depa na jednom účtu, umožní regionálnímu vedoucímu vidět na jedné obrazovce, kde je pokrytí tenké a kde bohaté, a přesunout sdíleného řidiče mezi provozovnami bez přestavby jakéhokoli rozpisu. Software na plánování rozvozového vozového parku, který vyžaduje samostatné přihlášení pro každé depo, tenhle přehled ztratí hned první den.

Hodiny, přesčasy a skutečná cena jednoho týdne rozvozu

Mzdy jsou největší ovlivnitelnou nákladovou položkou rozvozové firmy a hýbou se spolu s rozpisem. Škoda ze špatně postaveného týdne se málokdy projeví týž den. Vyplave o dva týdny později jako přesčasy, které nikdo neschválil, jako řidič, který tiše překročil zákonný limit, a jako objem mezd, který už neodpovídá doručenému objemu.

Dobrý software na rozpis směn řidičů rozvozu tahle čísla zviditelní, dokud je rozpis ještě upravitelný. Vedle průběžného týdenního součtu každého řidiče stojí maximum. Přesčasy lze nastavit tak, aby vyžadovaly potvrzení. Software na evidenci pracovní doby řidičů je užitečný jen tehdy, když je navázaný na rozpis: příchody a odchody se zapisují proti naplánované směně, takže rozdíl mezi plánem a realitou je číslo, ne podezření. Píchnutí podle polohy přes modul geolokace je k dispozici jako placený doplněk tam, kde je potvrzení příjezdu na depo nebo provozovnu důležité. Stejné limity platí pro týmy, které na jednu zakázku vyrazí jedním vozem, jak popisuje naše stránka o plánování směn ve stěhovacích firmách.

Noční trasy, víkendové pokrytí a hlavní sezona

Málokterý rozvoz vystačí s jedinou denní směnou. Potraviny a lékárny vyjíždějí v časných hodinách, e-commerce se protahuje do pozdního večera a noční linkové přejezdy překračují půlnoc do dalšího data. Software na kurýrní rozpisy, který neunese několik směn v jednom dni nebo špatně spočítá trasu od 23:00 do 07:00, plodí mzdové spory místo toho, aby je zavíral. Software na plánování rozvozových týmů musí brát noc jako běžnou součást týdne.

Hlavní sezona přidává druhý problém. Počet lidí vyskočí na šest až deset týdnů, z velké části o brigádníky, a příchozí vzorec směn daného depa nikdy neviděli. Role a oprávnění to udrží zvládnutelné: každý nový řidič dostane pozvánku e-mailem, vidí jen vlastní směny a nastupuje do už existujícího vzorce místo do prázdného týdne.

Víkendové pokrytí si zaslouží vlastní pravidla, ne kopii všedního plánu. Nejprve posbírat dostupnost a teprve pak podle ní stavět je právě to, co uchrání sobotní rozpis před trojím přepisováním.

Jak informovat řidiče bez řetězce telefonátů

Řidiči jsou nejhůř dosažitelná část personálu. Nesedí u stolu, e-mail otevírají zřídka a nástěnka funguje jen na ty, kdo kolem ní projdou. Každá aplikace na rozpis, která se má uchytit, musí fungovat v telefonu v kapse řidiče, na slabém signálu a do třiceti sekund.

• Zveřejněný rozpis i každá pozdější změna přijdou jako push notifikace
• Řidiči si berou volné směny a žádají o výměny v aplikaci, vedoucí schvalují nebo zamítají
• Dostupnost a žádosti o volno se sbírají před sestavením týdne, ne až po něm
• Každý vidí jen vlastní směny, díky čemuž je aplikace použitelná i na malé obrazovce

Výsledkem je řešení pro plánování rozvozu, které tým opravdu otevírá. Jakmile řidiči věří, že aplikace je ta platná verze, proud telefonátů s otázkou, v kolik ve čtvrtek začínají, ustane.

Reporting, který obstojí u mezd

Právě na reportingu si software na rozpis směn rozvozového personálu získává finanční oddělení, protože plánování a mzdy se přou pokaždé, když se čísla rozejdou. Reporty odpracovaných hodin, reporty absencí a zůstatku dovolené, záznamy bonusů a srážek i reporty rozpočtu a hodinových sazeb stojí na tomtéž rozpisu, filtrují se podle měsíce a pozice a exportují do tabulky, jakmile si finance řeknou. Reporty pozdních příchodů a aktivity odhalí vzorce docházky, které jsou v týdenní mřížce neviditelné. Shifton reporty připraví a napojí se na QuickBooks a Zapier, zatímco samotné zpracování mezd zůstane v systému, který už používáte.

Jak vybrat systém plánování rozvozu

Jeden nejlepší software na plánování rozvozu neexistuje a nejlepší kurýrní řešení pro provoz se dvěma depy nesedne celostátnímu vozovému parku. Testujte každou platformu tak, jak ji vaše depo bude používat. Sestavte skutečný týden s nepohodlnými dělenými směnami a dvěma lidmi na částečný úvazek a změřte si čas. Otevřete mobilní aplikaci na nejstarším telefonu v budově. Zrušte směnu a sledujte, jak rychle se to dotčený řidič dozví. Zeptejte se, co se stane, když řidič přibude uprostřed týdne a když směna překročí půlnoc, protože právě na těchto dvou místech se levné nástroje lámou. Bezplatný software na rozpis řidičů stojí za první zkoušku s malým týmem, pokud je bezplatná úroveň skutečným tarifem, a ne zkušební dobou, která vyprší.

Do deseti lidí pokryje bezplatný tarif Shiftonu celou práci bez časového omezení, což sedí malému kurýrnímu týmu nebo jednovozovému provozu odcházejícímu od papíru. Jak vozový park roste, placené tarify přidávají plánování napříč provozovnami, hlubší reporting a moduly, které se od větší platformy na rozpisy řidičů očekávají. Cíl zůstává v obou případech stejný: každé okno trasy obsazené, hodiny uvnitř limitů a tým, který vždy ví, kdy sedá za volant.